عرض سعر أم فاتورة مبدئية أم فاتورة: ماذا ترسل ومتى؟

تتشارك التنسيق واسم العميل وقائمة أسعار، لذا من المغري التعامل معها كأنها قابلة للتبديل. لكنها ليست كذلك. كل منها يجيب عن سؤال مختلف، وإرسال المستند الخطأ يترك الطرفين غير متأكدَين مما اتُّفق عليه فعلًا.

عرض السعر: «هذه هي التكلفة المتوقعة». عرض السعر، ويُسمّى أحيانًا تقديرًا أو عرضًا، هو مقترح ترسله قبل بدء العمل. يحدد الأعمال والأسعار ومدة صلاحية العرض. لا يطلب دفعًا وليس مطالبة مالية. مهمته الوحيدة الحصول على «نعم» أو «لا» واضحة.

ضع لكل عرض سعر تاريخ انتهاء. فالأسعار والتوفر وأسعار الصرف تتغير، ومن دون موعد نهائي قد يعود العميل بعد ستة أشهر متوقعًا سعر الربيع الماضي. ومن المفيد أيضًا أن توضح هل ترسل تقديرًا (أفضل توقّع لديك وقد يتغير) أم عرضًا ثابتًا (سعرًا تلتزم به).

الفاتورة المبدئية (البروفورما): «هكذا ستبدو الفاتورة». الفاتورة المبدئية معاينة لفاتورة مستقبلية، تُرسل عادةً بعد موافقة العميل وقبل إصدار الفاتورة الفعلية. تُستخدم غالبًا لطلب دفعة مقدمة، أو لتمكين العميل من إصدار أمر شراء، أو في الشحنات العابرة للحدود حين تحتاج الجمارك أو البنك إلى معرفة القيم المتوقعة مسبقًا. وفي أماكن كثيرة لا تُعدّ مستندًا ضريبيًا ولا تُسجّل كفاتورة حقيقية؛ وإذا دفع العميل بناءً عليها، تُصدر بعدها فاتورة رسمية.

الفاتورة: «يُرجى سداد هذا المبلغ». الفاتورة هي الطلب الرسمي للدفع مقابل عمل مُنجز أو بضائع مُورَّدة أو مرحلة مكتملة. تحمل رقمًا فريدًا وتاريخ إصدار وتاريخ استحقاق وتفصيل الضرائب، وهي المستند الذي يحتفظ به الطرفان في دفاترهما. وإذا تبيّن أن فاتورة مُرسلة تحتوي خطأ، فالحل النظيف عادةً هو إشعار دائن ثم فاتورة جديدة، بدلًا من تعديل الأصل بصمت؛ وقد تشترط القواعد المحلية ذلك تحديدًا.

الترتيب المعتاد. عرض السعر، ثم موافقة العميل، ثم (اختياريًا) فاتورة مبدئية أو طلب دفعة مقدمة، ثم الفاتورة، ثم الدفع. في الأعمال الصغيرة يمكنك الاستغناء عن الفاتورة المبدئية تمامًا. أما في الأعمال الأكبر، فالاتفاق مسبقًا على دفعة مقدمة ودفعة نهائية كثيرًا ما يكون أفضل من فاتورة واحدة كبيرة في النهاية.

ثلاثة أخطاء شائعة. إرسال فاتورة وأنت تقصد عرض سعر: قد يسجّلها العميل أو يدفعها أو يتجاهلها لأنه لم يوافق عليها قط. اعتبار عرض السعر المقبول هو العقد كاملًا: فهو يوثّق ما اتُّفق عليه، لكن مدى إلزامه للطرفين يعتمد على شروطه والقانون المحلي، لذا دوِّن النطاق والسعر وشروط الدفع كتابةً. إصدار فاتورة من عرض سعر منتهي الصلاحية: حدّثه أولًا لتتطابق الفاتورة مع أسعار قبلها العميل فعلًا.

كيف يعمل ذلك في QuickBill. بُني QuickBill حول هذا المسار بنوعين من المستندات، عروض الأسعار والفواتير، إضافةً إلى إشعارات الدائن للتصحيحات. لعرض السعر رقمه الخاص وتاريخ إصدار وتاريخ انتهاء وبنود وملاحظات وشروط. ترسله بالبريد الإلكتروني أو تشارك رابطه؛ ويستطيع عميلك عرضه عبر الإنترنت وقبوله أو رفضه هناك، وترى أنت متى فُتح. ويُحفظ كل تعديل محفوظ في سجل إصدارات عرض السعر.

ويمكن لـ QuickBill أيضًا جدولة تذكير متابعة بعد عدد محدد من الأيام من إرسال عرض السعر، ويتخطاه إذا كان سيقع بعد انتهاء صلاحية العرض.

بعد قبول عرض السعر، ينشئ خيار «تحويل إلى فاتورة» الفاتورة بالعميل نفسه والعملة والبنود والملاحظات والشروط ذاتها، فلا تعيد كتابة شيء. وإذا دفع العميل على أجزاء، كدفعة مقدمة ثم الباقي، تسجّل كل دفعة وتعرض الفاتورة ما لم يُسدَّد بعد.

وماذا عن الفواتير المبدئية؟ لا يتضمن QuickBill نوع مستند منفصلًا للفاتورة المبدئية. إذا طلب عميل واحدة، يمكنك غالبًا إرسال عرض السعر المقبول، الذي يتضمن البنود والأسعار والشروط أصلًا، أو الاتفاق مع محاسبك على كيفية التعامل مع الفواتير المبدئية حيث تعمل. وتجنّب إعادة تسمية فاتورة مرقّمة على أنها فاتورة مبدئية: فهي تشغل رقمًا في تسلسل فواتيرك مع ذلك.

تنبيه أخير: ما يُعدّ فاتورة، ومتى يجب إصدارها، وهل للفاتورة المبدئية أي صفة رسمية، كلها أمور تختلف من بلد إلى آخر. تحقّق من التفاصيل وفق القواعد المحلية أو مع محاسبك.