ماذا تكتب في الفاتورة: قائمة تحقق للشركات الصغيرة

أحيانًا لا علاقة لتأخر الدفع بالسيولة لدى العميل. بل يبدأ بفاتورة لا يمكن معالجتها: رقم ضريبي ناقص، أو تاريخ استحقاق مبهم، أو إجمالي لا يستطيع أحد ربطه بالعمل المتفق عليه. قبل أن تفكر في التذكيرات، تأكد من أن الفاتورة نفسها تجيب عن كل سؤال قد يطرحه قسم المحاسبة.

1) من المُصدِر. اسم نشاطك التجاري، والاسم القانوني المسجّل إن كان مختلفًا، إضافةً إلى العنوان والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف. إن كنت مسجّلًا ضريبيًا فأضف رقمك الضريبي؛ فبعض أقسام المحاسبة لا تسجّل فاتورة من دونه.

2) إلى من. الاسم المسجّل لشركة العميل، لا اسم الشخص الذي تتعامل معه يوميًا فقط. أضف عنوانه ورقمه الضريبي إن وُجدا. فالفاتورة الموجّهة إلى موظف بعينه فقط قد يعيدها القسم المالي.

3) رقم فاتورة فريد. لكل فاتورة رقمها الخاص، وتسير الأرقام وفق تسلسل واحد متّسق. به تشير أنت وعميلك ومحاسبك إلى المستند نفسه. لا تُعِد استخدام رقم، حتى بعد إلغاء فاتورة.

4) تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق. اكتب كليهما تاريخًا فعليًا في التقويم. عبارة «الدفع خلال 30 يومًا» مقبولة كشرط دفع، لكن تاريخ استحقاق مطبوعًا يزيل أي شك حول متى بدأت المهلة ومتى تنتهي.

5) بنود تطابق الاتفاق. سطر لكل خدمة أو منتج، ولكل سطر وصف واضح وكمية وسعر وحدة وإجمالي السطر. عبارة «أعمال تصميم» تثير الأسئلة؛ أما «إعادة تصميم الصفحة الرئيسية، ثلاث جولات مراجعة، وفق عرض السعر المؤرخ 4 مايو» فلا. وإذا اتفقتما على خصم فأظهره بدلًا من خفض السعر بصمت، ليرى العميل أنه طُبِّق فعلًا.

6) الضريبة، مستقلة. أظهر نسبة الضريبة في كل سطر، ثم المجموع الفرعي ومبلغ الضريبة والإجمالي. أيّ ضريبة تنطبق، وبأي نسبة، وهل عليك احتسابها أصلًا، أمورٌ تعتمد على مكانك ومكان عميلك. راجع القواعد المحلية أو اسأل محاسبًا؛ فلا توجد قائمة عامة تجيب عن ذلك نيابةً عنك.

7) العملة. إذا كنت تعمل مع عملاء في الخارج فاذكر العملة على الفاتورة نفسها، لا في البريد الإلكتروني فقط. وإذا حوّلت المبالغ لسجلاتك الخاصة فدوّن سعر الصرف الذي استخدمته.

8) شروط الدفع وطريقته. اذكر عدد الأيام المتاحة للعميل، وطرق الدفع التي تقبلها، وما يحدث عند التأخر، كرسوم تأخير يسمح بها عقدك مثلًا. ضع ذلك على الفاتورة، لا في سلسلة رسائل بريد إلكتروني عمرها ثلاثة أشهر فقط.

9) ملاحظة قصيرة. شكر في سطر واحد، أو مرجع مشروع أو أمر شراء، لا يكلّف شيئًا ويسهّل مطابقة الفاتورة مع العمل الصحيح.

كيف يملأ QuickBill ذلك. تُدخل بيانات نشاطك مرة واحدة في إعدادات المؤسسة (الاسم، والاسم القانوني، والعنوان، وبيانات التواصل، والرقم الضريبي، والشعار)، فتظهر على كل ملف PDF للفواتير وعروض الأسعار. ويُحفظ العملاء بعناوينهم وأرقامهم الضريبية. تُرقَّم كل فاتورة تلقائيًا ببادئة يمكنك تحديدها، وتختار تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق والعملة لكل مستند.

تتضمن البنود الوصف والكمية وسعر الوحدة والخصم ونسبة الضريبة، ويحسب QuickBill المجموع الفرعي والخصم والضريبة والإجمالي نيابةً عنك. وللملاحظات وللشروط والأحكام حقول خاصة بها، ويمكنك ضبط مدة دفع افتراضية ونص شروط افتراضي لتبدأ كل فاتورة جديدة وهي معبّأة بهما.

عندما ترسل فاتورة بالبريد الإلكتروني، يتلقى عميلك ملف PDF ورابطًا لعرضها عبر الإنترنت، وترى أنت متى فُتحت. وإذا دفع العميل على دفعات، تسجّل كل دفعة وتعرض الفاتورة المبلغ المتبقي.

ما لا تغطيه هذه القائمة. تشترط بعض الدول حقولًا إضافية أو صياغة محددة أو صيغة فاتورة إلكترونية لعملاء معيّنين. أيّ ذلك ينطبق عليك سؤالٌ تجيب عنه القواعد المحلية أو محاسبك. ابدأ بضبط الأساسيات أعلاه؛ فهي تجيب عن معظم الأسئلة التي سيطرحها قسم المحاسبة لدى العميل.