Jak urgovat neuhrazenou fakturu a nepokazit vztah s klientem

Faktura po splatnosti je nepříjemná pro obě strany. Nechcete působit zoufale ani nezdvořile a klient možná jen zapomněl nebo čeká na interní schválení. Velká část té nepříjemnosti zmizí, když jsou vaše upomínky zdvořilé, předvídatelné a předem promyšlené.

Před splatností: odstraňte překážky. Zkontrolujte, že faktura dorazila k tomu, kdo skutečně platí, často na účtárnu, nikoli k vašemu kontaktu na projektu. Ujistěte se, že obsahuje jasné datum splatnosti a způsob platby. Pokud klient na faktuře potřebuje číslo objednávky nebo konkrétní referenci, doplňte je hned. Některé „opožděné“ platby jsou prostě faktury, které uvízly ve špatné schránce.

Pak se držte jednoho jednoduchého postupu. Kroky si určete jednou, počítané ve dnech po splatnosti, a používejte je u všech klientů. Předvídatelný postup působí na klienta méně osobně a vy se ho mnohem snáz držíte.

1) Pár dní po splatnosti: přátelské připomenutí. Předpokládejte dobrou víru. Buďte struční, uveďte číslo faktury a datum splatnosti a přiložte odkaz na fakturu. Například: „Dobrý den, paní Nováková, jen krátce připomínám, že faktura INV-0142 byla splatná 3. března. Možná vám unikla; mohla byste mi dát vědět, kdy je platba naplánovaná? Fakturu najdete zde: [odkaz].“

2) Zhruba týden po splatnosti: přímá žádost. Stále zdvořile, ale jasněji. Zopakujte částku a požádejte o datum platby. Pokud platbě něco brání, třeba chybějící údaj nebo sporná položka, často to vyjde najevo právě teď, takže se zeptejte: „Je na naší straně něco, co platbu zdržuje?“

3) Dva týdny a déle: poslední upozornění. Řekněte jasně, že jde o vaše poslední písemné připomenutí, uveďte dlužnou částku a vysvětlete, co bude dál: telefonát, pozastavení další práce nebo uplatnění smluvních podmínek pro prodlení. Zmiňujte jen kroky, které jste skutečně připraveni udělat, a jen ty, které vaše smlouva a místní pravidla dovolují.

4) Potom: zvedněte telefon. Když jsou písemné upomínky vyčerpané, krátký telefonát je přirozený další krok. Zeptejte se, co se děje a zda by pomohl splátkový kalendář. Částečná platba teď je často lepší než plná platba nikdy.

Pravidla tónu, která chrání vztah. Držte se faktů: číslo, částka, datum. Neomlouvejte se za to, že chcete dostat zaplaceno, a nespekulujte nahlas, proč klient nezaplatil. Posílejte upomínky na adresu, která vyřizuje platby. A přestaňte, jakmile peníze dorazí; upomínka po zaplacení je snadný způsob, jak naštvat dobrého zákazníka.

Jak QuickBill postup řídí. V upomínkové politice QuickBill nastavíte kroky podle počtu dní po splatnosti a každému přiřadíte tón: Přátelský, Důrazný nebo Poslední upozornění. Ve výchozím stavu jsou kroky na 3., 7. a 14. den a můžete je změnit. Neuhrazené faktury se automaticky označí jako po splatnosti, každý upomínkový e-mail uvádí dlužnou částku a obsahuje tlačítko, které fakturu otevře, a aplikace vás může upozornit, když upomínka odejde.

Upomínky chodí jen k fakturám, které jsou stále otevřené. Jakmile je faktura označena jako zaplacená nebo stornovaná, z postupu vypadne. Pokud klient platí po částech, zaznamenávejte každou platbu; další upomínka pak žádá jen zbývající částku. Platby kartou přes Stripe nebo iyzico se zaznamenávají automaticky; převody a hotovost zadáváte sami. Ujistěte se, že každý klient má uloženou e-mailovou adresu, protože právě tam upomínky chodí.

Limity. Automatické upomínky zvládnou běžné případy; nenahradí rozhovor, když je klient ve skutečných potížích nebo práci rozporuje. A pokud zvažujete smluvní pokuty, úroky z prodlení nebo vymáhání, pravidla se mezi zeměmi výrazně liší, takže nejdřív zkontrolujte smlouvu a místní pravidla.