Nabídka, proforma faktura, nebo faktura: co a kdy poslat
Tři doklady, které vypadají podobně, ale plní různé úkoly. Jak je rozlišit a používat ve správném pořadí.
Mají stejné rozvržení, jméno klienta a seznam cen, takže svádí považovat je za zaměnitelné. Nejsou. Každý odpovídá na jinou otázku a poslat ten nesprávný znamená, že obě strany přestanou mít jasno v tom, co bylo skutečně dohodnuto.
Nabídka: „Tolik by to stálo.“ Cenová nabídka, někdy též odhad nebo rozpočet, je návrh, který posíláte před zahájením práce. Uvádí rozsah prací, ceny a dobu platnosti nabídky. Nežádá o platbu a není to účet. Jejím jediným úkolem je získat jasné ano, nebo ne.
Dejte každé nabídce datum platnosti. Ceny, kapacity i kurzy se mění a bez termínu se klient může za půl roku vrátit s očekáváním loňské jarní ceny. Pomáhá také uvést, zda posíláte odhad (váš nejlepší odhad, který se může změnit), nebo pevnou nabídku (cenu, ke které se zavazujete).
Proforma: „Takhle bude faktura vypadat.“ Proforma faktura je náhled budoucí faktury, obvykle zaslaný poté, co klient souhlasil, ale před vystavením skutečné faktury. Používá se typicky k vyžádání zálohy, k tomu, aby klient mohl vystavit objednávku, nebo u přeshraničních zásilek, kdy celní úřad či banka potřebují znát očekávané hodnoty předem. V mnoha zemích nejde o daňový doklad a neúčtuje se jako skutečná faktura; pokud klient podle ní zaplatí, následuje řádná faktura.
Faktura: „Prosím, uhraďte.“ Faktura je formální výzva k zaplacení za odvedenou práci, dodané zboží nebo dosaženou etapu. Má jedinečné číslo, datum vystavení, datum splatnosti a rozpis daně a je to doklad, který si obě strany vedou v účetnictví. Pokud se odeslaná faktura ukáže jako chybná, čistým řešením je obvykle dobropis a nová faktura, nikoli potichu upravit originál; místní pravidla mohou vyžadovat právě to.
Obvyklé pořadí. Nabídka, pak souhlas klienta, poté (volitelně) proforma nebo žádost o zálohu, pak faktura a nakonec platba. U malých zakázek můžete proformu úplně vynechat. U větších často funguje lépe předem se dohodnout na záloze a doplatku než na jedné velké faktuře na konci.
Tři časté záměny. Poslat fakturu, když jste chtěli poslat nabídku: klient ji může zaúčtovat, zaplatit, nebo ji ignorovat, protože s ničím nesouhlasil. Brát přijatou nabídku jako celou smlouvu: zaznamenává, co bylo dohodnuto, ale zda zavazuje obě strany, záleží na jejích podmínkách a místním právu, proto rozsah, cenu a platební podmínky dejte písemně. Fakturovat podle propadlé nabídky: nejdřív ji aktualizujte, aby faktura odpovídala cenám, které klient skutečně přijal.
Jak to funguje v QuickBill. QuickBill je postavený kolem tohoto postupu se dvěma typy dokladů, nabídkami a fakturami, a k opravám slouží dobropisy. Nabídka má vlastní číslo, datum vystavení a datum platnosti, položky, poznámky a podmínky. Pošlete ji e-mailem nebo sdílíte její odkaz; klient si ji může zobrazit online a tam ji přijmout, nebo odmítnout, a vy vidíte, kdy ji otevřel. Každá uložená změna zůstává v historii verzí nabídky.
QuickBill také umí naplánovat připomenutí stanovený počet dní po odeslání nabídky a vynechá ho, pokud by připadlo až na dobu po vypršení platnosti nabídky.
Jakmile je nabídka přijata, „Převést na fakturu“ vytvoří fakturu se stejným klientem, měnou, položkami, poznámkami a podmínkami, takže nic nepřepisujete. Pokud klient platí po částech, například zálohu a doplatek, zaznamenáte každou platbu a faktura ukazuje, co ještě zbývá uhradit.
A co proforma? QuickBill nemá samostatný typ dokladu pro proformu. Pokud o ni klient požádá, často mu můžete poslat přijatou nabídku, která už obsahuje položky, ceny a podmínky, nebo se s účetním domluvit, jak proformy tam, kde podnikáte, řešit. Nepřejmenovávejte očíslovanou fakturu na proformu: stále zabírá číslo ve vaší řadě faktur.
Jedna výhrada: co se považuje za fakturu, kdy musí být vystavena a zda má proforma nějaký formální status, se liší podle země. Podrobnosti si ověřte v místních pravidlech nebo u svého účetního.