Co musí obsahovat faktura: kontrolní seznam pro malé firmy

Někdy opožděná platba nemá s penězi klienta nic společného. Začíná fakturou, kterou nelze zpracovat: chybí daňové identifikační číslo, splatnost je vágní, celkovou částku nikdo nedokáže přiřadit k dohodnuté práci. Než začnete myslet na upomínky, ujistěte se, že faktura sama odpovídá na každou otázku, kterou by účtárna mohla položit.

1) Od koho. Název vaší firmy a, pokud se liší, oficiální obchodní firma, k tomu adresa, e-mail a telefon. Pokud jste registrováni k dani, doplňte daňové číslo; některé účtárny fakturu bez něj nezaúčtují.

2) Komu. Registrovaný název firmy klienta, nejen jméno člověka, se kterým denně komunikujete. Doplňte jeho adresu a daňové číslo, pokud je má. Faktura adresovaná jen jednomu zaměstnanci se může z finančního oddělení vrátit.

3) Jedinečné číslo faktury. Každá faktura má vlastní číslo a čísla tvoří jednu souvislou řadu. Díky němu vy, váš klient i váš účetní mluvíte o tomtéž dokladu. Číslo nikdy nepoužívejte znovu, ani po stornování faktury.

4) Datum vystavení a datum splatnosti. Obě uveďte jako skutečná kalendářní data. „Splatnost 30 dní“ je jako platební podmínka v pořádku, ale vytištěné datum splatnosti odstraní jakékoli pochybnosti o tom, kdy lhůta začala a kdy končí.

5) Položky odpovídající dohodě. Jeden řádek na službu nebo produkt, každý s jasným popisem, množstvím, jednotkovou cenou a součtem řádku. „Grafické práce“ vyvolávají otázky; „Redesign úvodní stránky, tři kola revizí, dle nabídky ze 4. května“ ne. Pokud jste se dohodli na slevě, uveďte ji, místo abyste potichu snížili cenu, ať klient vidí, že byla dodržena.

6) Daň uvedená zvlášť. U každého řádku uveďte sazbu daně, pak základ, výši daně a celkovou částku. Jaká daň platí, v jaké sazbě a zda ji vůbec musíte účtovat, záleží na tom, kde sídlíte vy a váš klient. Ověřte si místní pravidla nebo se zeptejte účetního; žádný obecný seznam to za vás nezodpoví.

7) Měna. Pokud pracujete se zahraničními klienty, uveďte měnu přímo na faktuře, nejen v e-mailu. Pokud částky přepočítáváte pro vlastní účetnictví, poznamenejte si použitý kurz.

8) Platební podmínky a způsob platby. Napište, kolik dní má klient na zaplacení, jaké způsoby platby přijímáte a co se stane při prodlení, například smluvní pokuta, kterou vaše smlouva umožňuje. Uveďte to na faktuře, ne jen v e-mailové konverzaci staré tři měsíce.

9) Krátká poznámka. Jednořádkové poděkování nebo číslo projektu či objednávky nic nestojí a usnadní přiřazení faktury ke správné práci.

Jak to vyplní QuickBill. Údaje o firmě zadáte jednou v nastavení organizace (název, obchodní firma, adresa, kontakty, daňové číslo a logo) a objeví se na každém PDF faktury i nabídky. Klienti se ukládají s vlastní adresou a daňovým číslem. Každá faktura se čísluje automaticky s prefixem, který si můžete nastavit, a datum vystavení, splatnost i měnu volíte pro každý doklad zvlášť.

Položky mají popis, množství, jednotkovou cenu, slevu a sazbu daně a QuickBill za vás spočítá základ, slevu, daň i celkovou částku. Poznámky a smluvní podmínky mají vlastní pole a výchozí splatnost i výchozí text podmínek si můžete nastavit tak, aby každá nová faktura začínala už vyplněná.

Když fakturu odešlete e-mailem, klient dostane PDF a odkaz k zobrazení online a vy vidíte, kdy ji otevřel. Pokud klient platí po částech, zaznamenáte každou platbu a faktura ukazuje, kolik ještě zbývá.

Co tento seznam nepokrývá. Některé země vyžadují u určitých klientů další údaje, konkrétní formulace nebo formát elektronické faktury. Které z nich se týkají vás, je otázka pro místní pravidla nebo vašeho účetního. Nejdřív mějte v pořádku základy výše; odpovídají na většinu otázek, které vám účtárna klienta položí.