Πώς να διεκδικήσετε ένα ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο χωρίς να χαλάσετε τη σχέση

Ένα ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο είναι άβολο και για τις δύο πλευρές. Δεν θέλετε να ακουστείτε απελπισμένοι ή αγενείς, και ο πελάτης σας ίσως απλώς ξέχασε ή περιμένει μια εσωτερική έγκριση. Μεγάλο μέρος αυτής της αμηχανίας εξαφανίζεται όταν η παρακολούθησή σας είναι ευγενική, προβλέψιμη και αποφασισμένη εκ των προτέρων.

Πριν από τη λήξη: αφαιρέστε τα εμπόδια. Ελέγξτε ότι το τιμολόγιο πήγε σε αυτόν που πραγματικά πληρώνει, συχνά το λογιστήριο και όχι η επαφή σας στο έργο. Βεβαιωθείτε ότι αναγράφει σαφή ημερομηνία λήξης και τρόπο πληρωμής. Αν ο πελάτης χρειάζεται αριθμό παραγγελίας ή συγκεκριμένη αναφορά στο τιμολόγιο, προσθέστε τα τώρα. Μερικές "καθυστερημένες" πληρωμές είναι απλώς τιμολόγια κολλημένα σε λάθος εισερχόμενα.

Έπειτα ακολουθήστε μία απλή σειρά. Ορίστε τα βήματά σας μία φορά, μετρημένα σε ημέρες μετά τη λήξη, και χρησιμοποιήστε τα για κάθε πελάτη. Μια προβλέψιμη σειρά φαίνεται λιγότερο προσωπική στον πελάτη και είναι πολύ πιο εύκολο να την τηρείτε.

1) Λίγες ημέρες καθυστέρηση: μια φιλική υπενθύμιση. Υποθέστε καλή πίστη. Κρατήστε το σύντομο, αναφέρετε τον αριθμό και τη λήξη του τιμολογίου και επισυνάψτε τον σύνδεσμο. Για παράδειγμα: "Καλησπέρα κυρία Παπαδοπούλου, μια σύντομη υπενθύμιση ότι το τιμολόγιο INV-0142 έληξε στις 3 Μαρτίου. Ίσως σας ξέφυγε· θα μπορούσατε να μου πείτε πότε έχει προγραμματιστεί η πληρωμή; Μπορείτε να το δείτε εδώ: [σύνδεσμος]."

2) Περίπου μία εβδομάδα καθυστέρηση: ένα ευθύ αίτημα. Πάντα ευγενικά, αλλά πιο καθαρά. Επαναλάβετε το ποσό και ζητήστε ημερομηνία πληρωμής. Αν κάτι μπλοκάρει την πληρωμή, όπως ένα στοιχείο που λείπει ή μια αμφισβητούμενη γραμμή, συχνά βγαίνει στην επιφάνεια τώρα, οπότε ρωτήστε: "Υπάρχει κάτι από τη δική μας πλευρά που καθυστερεί την πληρωμή;"

3) Δύο εβδομάδες ή περισσότερο: τελική ειδοποίηση. Πείτε καθαρά ότι αυτή είναι η τελευταία γραπτή υπενθύμισή σας, αναφέρετε το ανεξόφλητο υπόλοιπο και εξηγήστε τι ακολουθεί: ένα τηλεφώνημα, παύση περαιτέρω εργασιών ή εφαρμογή των όρων καθυστέρησης της σύμβασής σας. Αναφέρετε μόνο βήματα που είστε έτοιμοι να κάνετε, και μόνο όσα επιτρέπουν η σύμβαση και οι τοπικοί κανόνες.

4) Μετά: σηκώστε το τηλέφωνο. Όταν εξαντληθούν οι γραπτές υπενθυμίσεις, ένα σύντομο τηλεφώνημα είναι το φυσικό επόμενο βήμα. Ρωτήστε τι συμβαίνει και αν θα βοηθούσε ένα πρόγραμμα αποπληρωμής. Μια μερική πληρωμή τώρα είναι συχνά καλύτερη από μια πλήρη πληρωμή ποτέ.

Κανόνες ύφους που προστατεύουν τη σχέση. Μείνετε στα γεγονότα: αριθμός, ποσό, ημερομηνία. Μη ζητάτε συγγνώμη επειδή θέλετε να πληρωθείτε, και μην κάνετε φωναχτά υποθέσεις για το γιατί ο πελάτης δεν πλήρωσε. Στείλτε τις υπενθυμίσεις στη διεύθυνση που χειρίζεται τις πληρωμές. Και σταματήστε μόλις φτάσουν τα χρήματα· μια υπενθύμιση αφού ο πελάτης έχει ήδη πληρώσει είναι εύκολος τρόπος να ενοχλήσετε έναν καλό πελάτη.

Πώς εκτελεί το QuickBill τη σειρά. Στην πολιτική υπενθυμίσεων του QuickBill ορίζετε βήματα υπενθύμισης με βάση τις ημέρες μετά τη λήξη και δίνετε σε κάθε βήμα ένα ύφος: Φιλικός, Σταθερός ή Τελική ειδοποίηση. Από προεπιλογή τα βήματα είναι στις 3, 7 και 14 ημέρες, και μπορείτε να τα αλλάξετε. Τα απλήρωτα τιμολόγια σημειώνονται αυτόματα ως ληξιπρόθεσμα, κάθε email υπενθύμισης αναφέρει το οφειλόμενο ποσό και έχει ένα κουμπί που ανοίγει το τιμολόγιο, και η εφαρμογή μπορεί να σας ειδοποιεί όταν φεύγει μια υπενθύμιση.

Οι υπενθυμίσεις αφορούν μόνο τιμολόγια που είναι ακόμη ανοιχτά. Μόλις ένα τιμολόγιο σημειωθεί ως εξοφλημένο ή ακυρωμένο, βγαίνει από τη σειρά. Αν ένας πελάτης πληρώνει τμηματικά, καταχωρίστε κάθε πληρωμή· η επόμενη υπενθύμιση ζητά μόνο το υπόλοιπο. Οι πληρωμές με κάρτα μέσω Stripe ή iyzico καταχωρίζονται αυτόματα· τις τραπεζικές μεταφορές και τα μετρητά τα καταχωρίζετε εσείς. Βεβαιωθείτε ότι κάθε πελάτης έχει αποθηκευμένη διεύθυνση email, γιατί εκεί πηγαίνουν οι υπενθυμίσεις.

Τα όρια. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις καλύπτουν τις συνηθισμένες περιπτώσεις· δεν αντικαθιστούν μια συζήτηση όταν ένας πελάτης βρίσκεται σε πραγματική δυσκολία ή αμφισβητεί τη δουλειά. Και αν σκέφτεστε επιβαρύνσεις, τόκους υπερημερίας ή είσπραξη μέσω τρίτων, οι κανόνες διαφέρουν πολύ από χώρα σε χώρα, οπότε ελέγξτε πρώτα τη σύμβασή σας και τους τοπικούς κανόνες.