Προσφορά, προτιμολόγιο ή τιμολόγιο: τι στέλνετε και πότε

Μοιράζονται διάταξη, όνομα πελάτη και μια λίστα τιμών, οπότε είναι δελεαστικό να τα θεωρείτε εναλλάξιμα. Δεν είναι. Το καθένα απαντά σε διαφορετική ερώτηση, και αν στείλετε το λάθος, και οι δύο πλευρές μένουν αβέβαιες για το τι πραγματικά συμφωνήθηκε.

Η προσφορά: "Τόσο θα κόστιζε." Η προσφορά, που μερικές φορές λέγεται εκτίμηση κόστους ή οικονομική πρόταση, είναι μια πρόταση που στέλνετε πριν ξεκινήσει η δουλειά. Περιγράφει τις εργασίες, τις τιμές και για πόσο ισχύει. Δεν ζητά πληρωμή και δεν είναι λογαριασμός. Ο μόνος της σκοπός είναι ένα καθαρό ναι ή όχι.

Δώστε σε κάθε προσφορά ημερομηνία λήξης. Τιμές, διαθεσιμότητα και ισοτιμίες αλλάζουν, και χωρίς προθεσμία ένας πελάτης μπορεί να επιστρέψει έξι μήνες μετά περιμένοντας την τιμή της περασμένης άνοιξης. Βοηθά επίσης να διευκρινίζετε αν στέλνετε εκτίμηση (την καλύτερη πρόβλεψή σας, που μπορεί να αλλάξει) ή σταθερή προσφορά (μια τιμή που δεσμεύεστε να τηρήσετε).

Το προτιμολόγιο: "Έτσι θα είναι το τιμολόγιο." Το προτιμολόγιο (proforma) είναι μια προεπισκόπηση ενός μελλοντικού τιμολογίου, που συνήθως στέλνεται αφού συμφωνήσει ο πελάτης αλλά πριν εκδοθεί το πραγματικό τιμολόγιο. Χρησιμοποιείται συνήθως για να ζητηθεί προκαταβολή, για να μπορέσει ο πελάτης να εκδώσει εντολή αγοράς ή σε διασυνοριακές αποστολές, όπου το τελωνείο ή μια τράπεζα πρέπει να δει εκ των προτέρων τις αναμενόμενες αξίες. Σε πολλές χώρες δεν είναι φορολογικό στοιχείο και δεν καταχωρίζεται όπως ένα πραγματικό τιμολόγιο· αν ο πελάτης πληρώσει βάσει αυτού, ακολουθεί κανονικό τιμολόγιο.

Το τιμολόγιο: "Παρακαλώ πληρώστε." Το τιμολόγιο είναι το επίσημο αίτημα πληρωμής για εργασία που παραδόθηκε, αγαθά που διατέθηκαν ή ένα ορόσημο που επιτεύχθηκε. Φέρει μοναδικό αριθμό, ημερομηνία έκδοσης, ημερομηνία λήξης και ανάλυση φόρων, και είναι το έγγραφο που κρατούν και οι δύο πλευρές στα βιβλία τους. Αν ένα τιμολόγιο που έχει σταλεί αποδειχθεί λανθασμένο, η καθαρή λύση είναι συνήθως ένα πιστωτικό τιμολόγιο και ένα νέο τιμολόγιο, αντί να αλλάξετε σιωπηλά το πρωτότυπο· οι τοπικοί κανόνες μπορεί να απαιτούν ακριβώς αυτό.

Η συνήθης σειρά. Προσφορά, έπειτα αποδοχή από τον πελάτη, μετά (προαιρετικά) προτιμολόγιο ή αίτημα προκαταβολής, έπειτα το τιμολόγιο και τέλος η πληρωμή. Σε μικρές δουλειές μπορείτε να παραλείψετε εντελώς το προτιμολόγιο. Σε μεγαλύτερες, η συμφωνία από την αρχή για προκαταβολή και τελική πληρωμή συχνά λειτουργεί καλύτερα από έναν μεγάλο λογαριασμό στο τέλος.

Τρεις συνηθισμένες μπερδεψιές. Να στείλετε τιμολόγιο ενώ εννοούσατε προσφορά: ο πελάτης μπορεί να το καταχωρίσει, να το πληρώσει ή να το αγνοήσει επειδή δεν συμφώνησε ποτέ. Να θεωρήσετε μια αποδεκτή προσφορά ολόκληρη τη σύμβαση: καταγράφει τι συμφωνήθηκε, αλλά το αν δεσμεύει και τις δύο πλευρές εξαρτάται από τους όρους της και το τοπικό δίκαιο, οπότε καταγράψτε γραπτώς το αντικείμενο, την τιμή και τους όρους πληρωμής. Να τιμολογήσετε με βάση μια ληγμένη προσφορά: ανανεώστε την πρώτα, ώστε το τιμολόγιο να συμφωνεί με τιμές που ο πελάτης πράγματι αποδέχθηκε.

Πώς λειτουργεί στο QuickBill. Το QuickBill είναι χτισμένο γύρω από αυτή τη ροή με δύο τύπους εγγράφων, προσφορές και τιμολόγια, συν πιστωτικά για διορθώσεις. Μια προσφορά έχει δικό της αριθμό, ημερομηνία έκδοσης και ημερομηνία λήξης, γραμμές, σημειώσεις και όρους. Τη στέλνετε με email ή μοιράζεστε τον σύνδεσμό της· ο πελάτης μπορεί να τη δει online και να την αποδεχθεί ή να την απορρίψει εκεί, και εσείς βλέπετε πότε ανοίχτηκε. Κάθε αποθηκευμένη αλλαγή διατηρείται στο ιστορικό εκδόσεων της προσφοράς.

Το QuickBill μπορεί επίσης να προγραμματίσει μια υπενθύμιση παρακολούθησης έναν ορισμένο αριθμό ημερών μετά την αποστολή μιας προσφοράς, και την παραλείπει αν θα έπεφτε μετά τη λήξη της προσφοράς.

Μόλις γίνει αποδεκτή μια προσφορά, η "Μετατροπή σε τιμολόγιο" δημιουργεί το τιμολόγιο με τον ίδιο πελάτη, νόμισμα, γραμμές, σημειώσεις και όρους, χωρίς να ξαναγράψετε τίποτα. Αν ο πελάτης πληρώνει τμηματικά, π.χ. προκαταβολή και υπόλοιπο, καταχωρίζετε κάθε πληρωμή και το τιμολόγιο δείχνει τι εκκρεμεί ακόμη.

Και τα προτιμολόγια; Το QuickBill δεν έχει ξεχωριστό τύπο εγγράφου για προτιμολόγια. Αν ένας πελάτης ζητήσει ένα, συχνά μπορείτε να στείλετε την αποδεκτή προσφορά, που ήδη δείχνει γραμμές, τιμές και όρους, ή να συμφωνήσετε με τον λογιστή σας πώς χειρίζεστε τα προτιμολόγια εκεί που δραστηριοποιείστε. Αποφύγετε να μετονομάσετε ένα αριθμημένο τιμολόγιο σε προτιμολόγιο: εξακολουθεί να καταλαμβάνει αριθμό στη σειρά των τιμολογίων σας.

Μια επιφύλαξη: τι θεωρείται τιμολόγιο, πότε πρέπει να εκδοθεί και αν ένα προτιμολόγιο έχει οποιαδήποτε επίσημη ισχύ διαφέρει από χώρα σε χώρα. Ελέγξτε τις λεπτομέρειες στους τοπικούς κανόνες ή με τον λογιστή σας.