Τι πρέπει να γράφει ένα τιμολόγιο: λίστα ελέγχου για μικρές επιχειρήσεις
Τα στοιχεία που χρειάζεται κάθε τιμολόγιο, ώστε ο πελάτης να το εγκρίνει, να το καταχωρίσει και να το πληρώσει χωρίς γύρο ερωτήσεων.
Μερικές φορές μια καθυστερημένη πληρωμή δεν έχει καμία σχέση με τη ρευστότητα του πελάτη. Ξεκινά από ένα τιμολόγιο που δεν μπορεί να διεκπεραιωθεί: λείπει ο ΑΦΜ, η προθεσμία είναι αόριστη, κανείς δεν μπορεί να συνδέσει το σύνολο με τη συμφωνημένη δουλειά. Πριν σκεφτείτε υπενθυμίσεις, βεβαιωθείτε ότι το ίδιο το τιμολόγιο απαντά σε κάθε ερώτηση που θα μπορούσε να κάνει ένα λογιστήριο.
1) Από ποιον. Η επωνυμία της επιχείρησής σας και, αν διαφέρει, η νόμιμη επωνυμία, καθώς και διεύθυνση, email και τηλέφωνο. Αν είστε φορολογικά εγγεγραμμένοι, προσθέστε τον αριθμό φορολογικού μητρώου σας· ορισμένα λογιστήρια δεν καταχωρίζουν τιμολόγιο χωρίς αυτόν.
2) Προς ποιον. Η καταχωρισμένη επωνυμία της εταιρείας του πελάτη, όχι μόνο το όνομα του ατόμου με το οποίο συνεργάζεστε καθημερινά. Προσθέστε τη διεύθυνση και τον φορολογικό του αριθμό, αν υπάρχουν. Ένα τιμολόγιο που απευθύνεται μόνο σε έναν υπάλληλο μπορεί να επιστραφεί από το οικονομικό τμήμα.
3) Μοναδικός αριθμός τιμολογίου. Κάθε τιμολόγιο παίρνει τον δικό του αριθμό, και οι αριθμοί ακολουθούν μία συνεπή σειρά. Έτσι εσείς, ο πελάτης σας και ο λογιστής σας αναφέρεστε στο ίδιο έγγραφο. Μην ξαναχρησιμοποιείτε έναν αριθμό, ακόμη και μετά την ακύρωση ενός τιμολογίου.
4) Ημερομηνία έκδοσης και ημερομηνία λήξης. Γράψτε και τις δύο ως πραγματικές ημερομηνίες. Το "πληρωμή σε 30 ημέρες" είναι εντάξει ως όρος πληρωμής, αλλά μια τυπωμένη ημερομηνία λήξης αφαιρεί κάθε αμφιβολία για το πότε ξεκίνησε και πότε τελειώνει η προθεσμία.
5) Γραμμές που ταιριάζουν με τη συμφωνία. Μία γραμμή ανά υπηρεσία ή προϊόν, η καθεμία με σαφή περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας και σύνολο γραμμής. Το "Εργασίες σχεδιασμού" γεννά ερωτήσεις· το "Επανασχεδιασμός αρχικής σελίδας, τρεις γύροι διορθώσεων, σύμφωνα με την προσφορά της 4ης Μαΐου" όχι. Αν συμφωνήσατε έκπτωση, δείξτε την αντί να μειώσετε σιωπηλά την τιμή, ώστε ο πελάτης να δει ότι τηρήθηκε.
6) Ο φόρος, ξεχωριστά. Δείξτε τον συντελεστή φόρου σε κάθε γραμμή και έπειτα το υποσύνολο, το ποσό του φόρου και το συνολικό ποσό. Ποιος φόρος ισχύει, με ποιον συντελεστή και αν πρέπει καν να τον χρεώσετε εξαρτάται από το πού βρίσκεστε εσείς και ο πελάτης σας. Ελέγξτε τους τοπικούς κανόνες ή ρωτήστε τον λογιστή σας· καμία γενική λίστα δεν μπορεί να το απαντήσει για εσάς.
7) Νόμισμα. Αν συνεργάζεστε με πελάτες στο εξωτερικό, αναφέρετε το νόμισμα πάνω στο τιμολόγιο, όχι μόνο στο email. Αν μετατρέπετε ποσά για τα δικά σας βιβλία, σημειώστε την ισοτιμία που χρησιμοποιήσατε.
8) Όροι και τρόπος πληρωμής. Γράψτε πόσες ημέρες έχει ο πελάτης, ποιους τρόπους πληρωμής δέχεστε και τι συμβαίνει σε περίπτωση καθυστέρησης, για παράδειγμα μια επιβάρυνση που επιτρέπει η σύμβασή σας. Βάλτε το στο τιμολόγιο, όχι μόνο σε μια αλληλογραφία email πριν από τρεις μήνες.
9) Μια σύντομη σημείωση. Ένα ευχαριστώ μίας γραμμής ή ένας κωδικός έργου ή παραγγελίας δεν κοστίζει τίποτα και διευκολύνει τη σύνδεση του τιμολογίου με τη σωστή δουλειά.
Πώς τα συμπληρώνει το QuickBill. Καταχωρίζετε μία φορά τα στοιχεία της επιχείρησής σας στις ρυθμίσεις του οργανισμού (επωνυμία, νόμιμη επωνυμία, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας, φορολογικό αριθμό και λογότυπο), και εμφανίζονται σε κάθε PDF τιμολογίου και προσφοράς. Οι πελάτες αποθηκεύονται με τη δική τους διεύθυνση και τον φορολογικό τους αριθμό. Κάθε τιμολόγιο αριθμείται αυτόματα, με πρόθεμα που μπορείτε να ορίσετε, και επιλέγετε ημερομηνία έκδοσης, λήξη και νόμισμα για κάθε έγγραφο.
Οι γραμμές παίρνουν περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας, έκπτωση και συντελεστή φόρου, και το QuickBill υπολογίζει για εσάς υποσύνολο, έκπτωση, φόρο και σύνολο. Οι σημειώσεις και οι όροι & προϋποθέσεις έχουν δικά τους πεδία, και μπορείτε να ορίσετε προεπιλεγμένους όρους πληρωμής και προεπιλεγμένο κείμενο όρων, ώστε κάθε νέο τιμολόγιο να ξεκινά ήδη συμπληρωμένο.
Όταν στέλνετε ένα τιμολόγιο με email, ο πελάτης λαμβάνει το PDF και έναν σύνδεσμο για να το δει online, και εσείς βλέπετε πότε ανοίχτηκε. Αν ένας πελάτης πληρώνει τμηματικά, καταχωρίζετε κάθε πληρωμή και το τιμολόγιο δείχνει τι απομένει.
Τι δεν καλύπτει αυτή η λίστα. Ορισμένες χώρες απαιτούν για συγκεκριμένους πελάτες επιπλέον πεδία, συγκεκριμένη διατύπωση ή μορφή ηλεκτρονικού τιμολογίου. Ποια από αυτά ισχύουν για εσάς είναι ερώτηση για τους τοπικούς κανόνες ή τον λογιστή σας. Πρώτα βάλτε σε τάξη τα βασικά παραπάνω· απαντούν στις περισσότερες ερωτήσεις που θα κάνει το λογιστήριο ενός πελάτη.