Presupuesto, factura proforma o factura: cuál enviar y cuándo
Tres documentos que se parecen pero cumplen funciones distintas. Cómo diferenciarlos y usarlos en el orden correcto.
Comparten diseño, nombre de cliente y una lista de precios, así que es tentador tratarlos como intercambiables. No lo son. Cada uno responde a una pregunta distinta, y enviar el equivocado deja a ambas partes sin tener claro qué se acordó realmente.
El presupuesto: «Esto es lo que costaría». Un presupuesto, a veces llamado estimación u oferta, es una propuesta que envías antes de empezar el trabajo. Detalla el trabajo, los precios y durante cuánto tiempo es válida la oferta. No pide ningún pago y no es una factura. Su único objetivo es obtener un sí o un no claro.
Pon fecha de caducidad a cada presupuesto. Los precios, la disponibilidad y los tipos de cambio cambian, y sin una fecha límite un cliente puede volver seis meses después esperando el precio de la primavera pasada. También ayuda aclarar si envías una estimación (tu mejor cálculo, que puede cambiar) o un presupuesto cerrado (un precio con el que te comprometes).
La factura proforma: «Así será la factura». Una factura proforma es una vista previa de una factura futura, que suele enviarse después de que el cliente haya dado el visto bueno pero antes de emitir la factura real. Se usa normalmente para pedir un anticipo, para que el cliente pueda emitir una orden de compra o en envíos internacionales en los que la aduana o un banco necesitan conocer los importes de antemano. En muchos lugares no es un documento fiscal ni se contabiliza como una factura real; si el cliente paga con base en ella, después se emite la factura correspondiente.
La factura: «Por favor, paga esto». La factura es la solicitud formal de pago por un trabajo entregado, unos bienes suministrados o un hito alcanzado. Lleva un número único, fecha de emisión, fecha de vencimiento y el desglose de impuestos, y es el documento que ambas partes conservan en su contabilidad. Si una factura ya enviada resulta tener un error, la solución limpia suele ser un abono (factura rectificativa) y una nueva factura, en lugar de modificar el original en silencio; la normativa local puede exigir exactamente eso.
El orden habitual. Presupuesto, aceptación del cliente, (opcionalmente) una proforma o una solicitud de anticipo, la factura y, por último, el pago. En trabajos pequeños puedes saltarte la proforma por completo. En los grandes, acordar desde el principio un anticipo y un pago final suele funcionar mejor que una gran factura al terminar.
Tres confusiones habituales. Enviar una factura cuando querías enviar un presupuesto: el cliente puede contabilizarla, pagarla o ignorarla porque nunca dio su conformidad. Tratar un presupuesto aceptado como el contrato completo: deja constancia de lo acordado, pero si obliga a ambas partes depende de sus condiciones y de la legislación local, así que pon por escrito el alcance, el precio y las condiciones de pago. Facturar a partir de un presupuesto caducado: actualízalo primero, para que la factura refleje precios que el cliente realmente aceptó.
Cómo funciona en QuickBill. QuickBill está construido en torno a este flujo con dos tipos de documento, presupuestos y facturas, además de abonos para las correcciones. Un presupuesto tiene su propio número, fecha de emisión y fecha de caducidad, conceptos, notas y condiciones. Lo envías por correo o compartes su enlace; tu cliente puede verlo en línea y aceptarlo o rechazarlo allí mismo, y tú ves cuándo se abrió. Cada cambio guardado queda en el historial de versiones del presupuesto.
QuickBill también puede programar un recordatorio de seguimiento un número determinado de días después de enviar un presupuesto, y lo omite si fuera a llegar después de que el presupuesto caduque.
Una vez aceptado el presupuesto, «Convertir en factura» crea la factura con el mismo cliente, moneda, conceptos, notas y condiciones, sin volver a teclear nada. Si el cliente paga por partes, como un anticipo y el resto, registras cada pago y la factura muestra lo que sigue pendiente.
¿Y las proformas? QuickBill no tiene un tipo de documento proforma independiente. Si un cliente te pide una, a menudo puedes enviarle el presupuesto aceptado, que ya recoge los conceptos, los precios y las condiciones, o acordar con tu asesor cómo gestionar las proformas donde trabajas. Evita renombrar una factura numerada como proforma: seguirá ocupando un número en tu serie de facturas.
Una salvedad: qué cuenta como factura, cuándo debe emitirse y si una proforma tiene algún valor formal varía de un país a otro. Comprueba los detalles en la normativa local o con tu asesor.