Qué debe incluir una factura: lista de comprobación para pequeñas empresas
Los datos que necesita cada factura para que tu cliente pueda aprobarla, contabilizarla y pagarla sin una ronda de preguntas.
A veces un pago atrasado no tiene nada que ver con la liquidez del cliente. Empieza con una factura que no se puede tramitar: falta el número fiscal, el vencimiento es vago o nadie consigue relacionar el total con el trabajo acordado. Antes de pensar en recordatorios, asegúrate de que la propia factura responde a cualquier pregunta que pueda hacer un departamento de contabilidad.
1) Quién la emite. El nombre de tu negocio y, si es distinto, tu razón social, además de tu dirección, correo electrónico y teléfono. Si estás dado de alta a efectos fiscales, añade tu número fiscal; algunos departamentos de contabilidad no registran una factura sin él.
2) A quién va dirigida. La razón social del cliente, no solo el nombre de la persona con la que trabajas a diario. Añade su dirección y su número fiscal si lo tiene. Una factura dirigida únicamente a un empleado puede acabar devuelta por el departamento financiero.
3) Un número de factura único. Cada factura lleva su propio número, y los números siguen una secuencia coherente. Así tú, tu cliente y tu asesor os referís al mismo documento. No reutilices un número, ni siquiera después de anular una factura.
4) Fecha de emisión y fecha de vencimiento. Escribe ambas como fechas reales del calendario. «30 días netos» sirve como condición de pago, pero una fecha de vencimiento impresa elimina cualquier duda sobre cuándo empezó a correr el plazo y cuándo termina.
5) Conceptos que coincidan con lo acordado. Una línea por servicio o producto, cada una con una descripción clara, cantidad, precio unitario e importe de la línea. «Trabajo de diseño» invita a preguntar; «Rediseño de la página de inicio, tres rondas de revisión, según presupuesto del 4 de mayo», no. Si acordaste un descuento, muéstralo en lugar de bajar el precio en silencio, para que el cliente vea que se ha respetado.
6) El impuesto, por separado. Indica el tipo impositivo en cada línea y, después, el subtotal, el total de impuestos y el importe total. Qué impuesto se aplica, a qué tipo y si tienes que cobrarlo siquiera depende de dónde estéis tú y tu cliente. Consulta la normativa local o pregunta a tu asesor; ninguna lista genérica puede responder eso por ti.
7) Moneda. Si trabajas con clientes en el extranjero, indica la moneda en la propia factura, no solo en el correo. Si conviertes importes para tu propia contabilidad, anota el tipo de cambio que utilizaste.
8) Condiciones y forma de pago. Indica cuántos días tiene el cliente, qué medios de pago aceptas y qué ocurre si el pago se retrasa, por ejemplo un recargo que permita tu contrato. Ponlo en la factura, no solo en un hilo de correos de hace tres meses.
9) Una nota breve. Un agradecimiento de una línea, o una referencia de proyecto o de pedido, no cuesta nada y facilita relacionar la factura con el trabajo correcto.
Cómo lo rellena QuickBill. Introduces una sola vez los datos de tu negocio en la configuración de la organización (nombre, razón social, dirección, datos de contacto, número fiscal y logotipo), y aparecen en cada PDF de factura y de presupuesto. Los clientes se guardan con su propia dirección y número fiscal. Cada factura se numera automáticamente, con un prefijo que puedes definir, y eliges la fecha de emisión, el vencimiento y la moneda de cada documento.
Cada línea admite descripción, cantidad, precio unitario, descuento y tipo impositivo, y QuickBill calcula por ti el subtotal, el descuento, el impuesto y el total. Las notas y los términos y condiciones tienen sus propios campos, y puedes definir un plazo de pago y un texto de condiciones predeterminados para que cada factura nueva empiece ya rellenada.
Cuando envías una factura por correo, tu cliente recibe el PDF y un enlace para verla en línea, y tú puedes ver cuándo se abrió. Si un cliente paga en varios plazos, registras cada pago y la factura muestra lo que queda pendiente.
Lo que esta lista no cubre. Algunos países exigen campos adicionales, una redacción concreta o un formato de factura electrónica para determinados clientes. Cuáles se aplican a tu caso es una pregunta para la normativa local o para tu asesor. Empieza por dejar bien los fundamentos de arriba; responden a la mayoría de las preguntas que te hará el departamento de contabilidad de un cliente.