Devis, facture proforma ou facture : lequel envoyer, et quand
Trois documents qui se ressemblent mais ne servent pas à la même chose. Comment les distinguer et les utiliser dans le bon ordre.
Ils partagent une mise en page, un nom de client et une liste de prix, d'où la tentation de les traiter comme interchangeables. Ils ne le sont pas. Chacun répond à une question différente, et envoyer le mauvais laisse les deux parties dans le flou sur ce qui a réellement été convenu.
Le devis : « Voici ce que cela coûterait. » Un devis, parfois appelé estimation ou offre, est une proposition envoyée avant le début du travail. Il liste les prestations, les prix et la durée de validité de l'offre. Il ne demande pas de paiement et n'est pas une facture. Son seul rôle est d'obtenir un oui ou un non clair.
Donnez une date d'expiration à chaque devis. Les prix, les disponibilités et les taux de change évoluent, et sans échéance un client peut revenir six mois plus tard en attendant le prix du printemps dernier. Il est aussi utile de préciser s'il s'agit d'une estimation (votre meilleure évaluation, susceptible de changer) ou d'un devis ferme (un prix sur lequel vous vous engagez).
La facture proforma : « Voici à quoi ressemblera la facture. » Une facture proforma est un aperçu d'une facture à venir, généralement envoyé après l'accord du client mais avant l'émission de la vraie facture. Elle sert typiquement à demander un acompte, à permettre au client d'émettre un bon de commande, ou pour des envois internationaux où la douane ou une banque doit connaître les montants à l'avance. Dans de nombreux pays, ce n'est pas un document fiscal et elle n'est pas comptabilisée comme une vraie facture ; si le client paie sur sa base, une facture en bonne et due forme suit.
La facture : « Merci de régler ceci. » La facture est la demande formelle de paiement pour un travail livré, des marchandises fournies ou une étape atteinte. Elle porte un numéro unique, une date d'émission, une échéance et le détail des taxes, et c'est le document que les deux parties conservent dans leur comptabilité. Si une facture envoyée s'avère erronée, la solution propre est généralement un avoir suivi d'une nouvelle facture, plutôt que de modifier discrètement l'original ; les règles locales peuvent l'exiger précisément.
L'ordre habituel. Le devis, puis l'accord du client, puis (éventuellement) une facture proforma ou une demande d'acompte, puis la facture, puis le paiement. Pour les petites missions, vous pouvez vous passer de la proforma. Pour les plus grandes, convenir d'emblée d'un acompte et d'un solde fonctionne souvent mieux qu'une grosse facture à la fin.
Trois confusions fréquentes. Envoyer une facture alors que vous vouliez envoyer un devis : le client peut la comptabiliser, la payer ou l'ignorer parce qu'il n'a jamais donné son accord. Considérer un devis accepté comme le contrat complet : il consigne ce qui a été convenu, mais sa force obligatoire dépend de ses conditions et du droit local ; mettez donc par écrit le périmètre, le prix et les conditions de paiement. Facturer à partir d'un devis expiré : actualisez-le d'abord, pour que la facture corresponde aux prix réellement acceptés par le client.
Comment cela fonctionne dans QuickBill. QuickBill est conçu autour de ce flux avec deux types de documents, les devis et les factures, plus les avoirs pour les corrections. Un devis a son propre numéro, une date d'émission et une date d'expiration, des lignes, des notes et des conditions. Vous l'envoyez par e-mail ou partagez son lien ; votre client peut le consulter en ligne et l'accepter ou le refuser directement, et vous voyez quand il a été ouvert. Chaque modification enregistrée est conservée dans l'historique des versions du devis.
QuickBill peut aussi programmer une relance un nombre de jours défini après l'envoi d'un devis, et l'ignore si elle tomberait après l'expiration du devis.
Une fois le devis accepté, « Convertir en facture » crée la facture avec le même client, la même devise, les mêmes lignes, notes et conditions, sans rien ressaisir. Si le client paie en plusieurs fois, par exemple un acompte puis le solde, vous enregistrez chaque paiement et la facture affiche ce qui reste dû.
Et les proformas ? QuickBill n'a pas de type de document proforma distinct. Si un client en demande une, vous pouvez souvent lui envoyer le devis accepté, qui reprend déjà les lignes, les prix et les conditions, ou convenir avec votre expert-comptable de la manière de gérer les proformas là où vous exercez. Évitez de renommer une facture numérotée en proforma : elle occupe quand même un numéro dans votre séquence de factures.
Une réserve : ce qui constitue une facture, le moment où elle doit être émise et le statut éventuel d'une proforma varient d'un pays à l'autre. Vérifiez les détails au regard des règles locales ou avec votre expert-comptable.