Que mettre sur une facture : la checklist des petites entreprises
Les informations dont chaque facture a besoin pour que votre client puisse la valider, la comptabiliser et la payer sans poser de questions.
Parfois, un retard de paiement n'a rien à voir avec la trésorerie du client. Il commence par une facture impossible à traiter : un numéro fiscal manquant, une échéance floue, un total que personne ne peut rattacher au travail convenu. Avant de penser aux relances, assurez-vous que la facture répond d'elle-même à toutes les questions qu'un service comptable pourrait poser.
1) L'émetteur. Le nom de votre entreprise et, s'il diffère, votre raison sociale, ainsi que votre adresse, votre e-mail et votre téléphone. Si vous êtes assujetti à la TVA ou immatriculé fiscalement, ajoutez votre numéro ; certains services comptables refusent d'enregistrer une facture sans lui.
2) Le destinataire. La raison sociale du client, pas seulement le nom de votre interlocuteur au quotidien. Ajoutez son adresse et son numéro fiscal s'il en a un. Une facture adressée à un seul salarié peut être renvoyée par le service financier.
3) Un numéro de facture unique. Chaque facture reçoit son propre numéro, et les numéros suivent une séquence cohérente. C'est ainsi que vous, votre client et votre comptable désignez le même document. Ne réutilisez jamais un numéro, même après avoir annulé une facture.
4) Date d'émission et date d'échéance. Écrivez-les toutes les deux sous forme de vraies dates. « 30 jours net » convient comme condition de paiement, mais une date d'échéance imprimée lève tout doute sur le moment où le délai commence et celui où il prend fin.
5) Des lignes conformes à l'accord. Une ligne par prestation ou produit, chacune avec une description claire, une quantité, un prix unitaire et un total de ligne. « Travaux de design » appelle des questions ; « Refonte de la page d'accueil, trois cycles de révision, selon le devis du 4 mai » non. Si vous avez accordé une remise, affichez-la plutôt que de baisser discrètement le prix, pour que le client voie qu'elle a été respectée.
6) La taxe, présentée à part. Indiquez le taux de taxe sur chaque ligne, puis le sous-total, le montant de taxe et le total. Quelle taxe s'applique, à quel taux, et si vous devez seulement en facturer une, dépend de l'endroit où vous et votre client êtes établis. Vérifiez les règles locales ou demandez à un expert-comptable ; aucune checklist générale ne peut trancher à votre place.
7) La devise. Si vous travaillez avec des clients à l'étranger, indiquez la devise sur la facture elle-même, pas seulement dans l'e-mail. Si vous convertissez des montants pour votre propre comptabilité, notez le taux de change utilisé.
8) Conditions et moyens de paiement. Précisez le nombre de jours dont dispose le client, les moyens de paiement acceptés et ce qui se passe en cas de retard, par exemple des pénalités prévues par votre contrat. Mettez-le sur la facture, pas seulement dans un fil d'e-mails vieux de trois mois.
9) Une courte note. Un remerciement d'une ligne, ou une référence de projet ou de bon de commande, ne coûte rien et aide à rattacher la facture au bon travail.
Comment QuickBill s'en charge. Vous saisissez une seule fois les informations de votre entreprise dans les paramètres de l'organisation (nom, raison sociale, adresse, coordonnées, numéro fiscal et logo), et elles apparaissent sur chaque PDF de facture et de devis. Les clients sont enregistrés avec leur propre adresse et leur numéro fiscal. Chaque facture est numérotée automatiquement, avec un préfixe que vous pouvez définir, et vous choisissez la date d'émission, l'échéance et la devise pour chaque document.
Les lignes reçoivent une description, une quantité, un prix unitaire, une remise et un taux de taxe, et QuickBill calcule pour vous le sous-total, la remise, la taxe et le total. Les notes et les conditions générales ont leurs propres champs, et vous pouvez définir un délai de paiement par défaut et un texte de conditions par défaut pour que chaque nouvelle facture parte déjà remplie.
Lorsque vous envoyez une facture par e-mail, votre client reçoit le PDF et un lien pour la consulter en ligne, et vous voyez quand elle a été ouverte. Si un client paie en plusieurs fois, vous enregistrez chaque paiement et la facture affiche le reste dû.
Ce que cette checklist ne couvre pas. Certains pays exigent des mentions supplémentaires, une formulation précise ou un format de facture électronique pour certains clients. Lesquelles s'appliquent à vous, c'est une question pour les règles locales ou votre expert-comptable. Commencez par bien poser les bases ci-dessus ; elles répondent à la plupart des questions qu'un service comptable vous posera.