रिश्ता बिगाड़े बिना बकाया इनवॉइस का पीछा कैसे करें

बकाया इनवॉइस दोनों पक्षों के लिए असहज होता है। आप हताश या रूखे नहीं दिखना चाहते, और हो सकता है आपका ग्राहक बस भूल गया हो या किसी आंतरिक मंज़ूरी का इंतज़ार कर रहा हो। जब आपका फ़ॉलो-अप विनम्र, अनुमान-योग्य और पहले से तय होता है, तो यह असहजता काफ़ी हद तक दूर हो जाती है।

देय तिथि से पहले: रुकावटें हटाएं। जांचें कि इनवॉइस उस व्यक्ति तक पहुंचा है जो असल में भुगतान करता है, अक्सर आपके प्रोजेक्ट संपर्क के बजाय अकाउंट्स टीम। पक्का करें कि उसमें साफ़ देय तिथि और भुगतान का तरीका लिखा हो। अगर ग्राहक को इनवॉइस पर परचेज़ ऑर्डर नंबर या कोई ख़ास संदर्भ चाहिए, तो उसे अभी जोड़ें। कुछ "देरी वाले" भुगतान असल में ग़लत इनबॉक्स में अटके इनवॉइस होते हैं।

फिर एक सरल क्रम अपनाएं। अपने कदम एक बार तय करें, देय तिथि के बाद के दिनों में गिनकर, और हर ग्राहक के लिए उन्हीं का इस्तेमाल करें। अनुमान-योग्य क्रम ग्राहक को कम व्यक्तिगत लगता है, और आपके लिए उस पर टिके रहना कहीं आसान होता है।

1) कुछ दिन की देरी: एक दोस्ताना रिमाइंडर। अच्छी नीयत मानकर चलें। छोटा रखें, इनवॉइस नंबर और देय तिथि बताएं, और इनवॉइस का लिंक जोड़ें। उदाहरण: "नमस्ते प्रिया जी, एक छोटा-सा रिमाइंडर कि इनवॉइस INV-0142 की देय तिथि 3 मार्च थी। शायद ध्यान से छूट गया हो; क्या आप बता सकती हैं कि भुगतान कब तय है? इनवॉइस यहां देखा जा सकता है: [लिंक]।"

2) लगभग एक हफ़्ते की देरी: सीधा अनुरोध। अब भी विनम्र, लेकिन ज़्यादा स्पष्ट। राशि दोबारा बताएं और भुगतान की तारीख पूछें। अगर कोई चीज़ भुगतान रोक रही है, जैसे कोई छूटी हुई जानकारी या विवादित पंक्ति, तो वह अक्सर इसी समय सामने आती है, इसलिए पूछें: "क्या हमारी तरफ़ से कुछ ऐसा है जो भुगतान रोक रहा है?"

3) दो हफ़्ते या उससे ज़्यादा: अंतिम सूचना। साफ़ कहें कि यह आपका आख़िरी लिखित रिमाइंडर है, बकाया राशि बताएं, और समझाएं कि आगे क्या होगा: एक फ़ोन कॉल, आगे का काम रोकना, या अनुबंध में दी गई विलंब शर्तें लागू करना। सिर्फ़ वही कदम बताएं जो आप सच में उठाने को तैयार हैं, और वही जिनकी अनुमति आपका अनुबंध और स्थानीय नियम देते हैं।

4) उसके बाद: फ़ोन उठाएं। जब लिखित रिमाइंडर अपना काम कर चुके हों, तो एक छोटी कॉल स्वाभाविक अगला कदम है। पूछें कि क्या चल रहा है और क्या किस्तों में भुगतान की योजना मदद करेगी। अभी का आंशिक भुगतान अक्सर कभी न आने वाले पूरे भुगतान से बेहतर होता है।

लहजे के नियम जो रिश्ते को बचाते हैं। तथ्यों पर टिके रहें: नंबर, राशि, तारीख। भुगतान मांगने के लिए माफ़ी न मांगें, और ज़ोर से अनुमान न लगाएं कि ग्राहक ने भुगतान क्यों नहीं किया। रिमाइंडर उस पते पर भेजें जो भुगतान संभालता है। और पैसा आते ही रुक जाएं; भुगतान हो जाने के बाद भेजा गया रिमाइंडर किसी अच्छे ग्राहक को नाराज़ करने का आसान तरीका है।

QuickBill यह क्रम कैसे चलाता है। QuickBill की वसूली नीति में आप देय तिथि के बाद के दिनों के हिसाब से रिमाइंडर के कदम तय करते हैं और हर कदम को एक लहजा देते हैं: मित्रवत, दृढ़ या अंतिम सूचना। डिफ़ॉल्ट रूप से कदम 3, 7 और 14 दिन पर होते हैं, और आप इन्हें बदल सकते हैं। बिना भुगतान वाले इनवॉइस अपने-आप ओवरड्यू चिह्नित हो जाते हैं, हर रिमाइंडर ईमेल में देय राशि लिखी होती है और इनवॉइस खोलने वाला बटन होता है, और रिमाइंडर जाने पर ऐप आपको सूचना दे सकता है।

रिमाइंडर सिर्फ़ उन्हीं इनवॉइस के लिए जाते हैं जो अभी खुले हैं। जैसे ही किसी इनवॉइस को भुगतान किया गया या रद्द चिह्नित किया जाता है, वह क्रम से बाहर हो जाता है। अगर ग्राहक हिस्सों में भुगतान करता है, तो हर भुगतान दर्ज करें; अगला रिमाइंडर सिर्फ़ बाकी राशि मांगेगा। Stripe या iyzico से किए गए कार्ड भुगतान अपने-आप दर्ज होते हैं; बैंक ट्रांसफ़र और नकद आप खुद दर्ज करते हैं। पक्का करें कि हर ग्राहक का ईमेल पता सहेजा हुआ हो, क्योंकि रिमाइंडर वहीं जाते हैं।

सीमाएं। स्वचालित रिमाइंडर रोज़मर्रा के मामलों को संभाल लेते हैं; लेकिन जब ग्राहक सच में मुश्किल में हो या काम पर आपत्ति कर रहा हो, तो वे बातचीत की जगह नहीं ले सकते। और अगर आप विलंब शुल्क, ब्याज या क़र्ज़ वसूली के बारे में सोच रहे हैं, तो नियम हर देश में काफ़ी अलग होते हैं, इसलिए पहले अपना अनुबंध और स्थानीय नियम जांचें।