कोटेशन, प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस या इनवॉइस: क्या, कब भेजें

इनका लेआउट, ग्राहक का नाम और कीमतों की सूची एक जैसी होती है, इसलिए इन्हें एक-दूसरे की जगह इस्तेमाल करने का मन होता है। पर ऐसा नहीं है। हर एक अलग सवाल का जवाब देता है, और ग़लत दस्तावेज़ भेजने से दोनों पक्ष इस बारे में अनिश्चित रह जाते हैं कि असल में क्या तय हुआ था।

कोटेशन: "इसकी लागत इतनी होगी।" कोटेशन, जिसे कभी-कभी एस्टिमेट या ऑफ़र भी कहते हैं, काम शुरू होने से पहले भेजा गया प्रस्ताव है। इसमें काम, कीमतें और ऑफ़र कितने समय तक मान्य है, यह लिखा होता है। यह भुगतान नहीं मांगता और यह बिल नहीं है। इसका एकमात्र काम एक साफ़ हां या ना पाना है।

हर कोटेशन पर समाप्ति तिथि लिखें। कीमतें, उपलब्धता और विनिमय दरें बदलती रहती हैं, और बिना समय-सीमा के कोई ग्राहक छह महीने बाद पिछले वसंत की कीमत की उम्मीद लेकर लौट सकता है। यह बताना भी मददगार है कि आप एस्टिमेट भेज रहे हैं (आपका सबसे अच्छा अनुमान, जो बदल सकता है) या फ़िक्स्ड कोटेशन (ऐसी कीमत जिस पर आप प्रतिबद्ध हैं)।

प्रोफ़ॉर्मा: "इनवॉइस ऐसा दिखेगा।" प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस भविष्य के इनवॉइस का पूर्वावलोकन है, जो आम तौर पर ग्राहक की सहमति के बाद लेकिन असली इनवॉइस जारी होने से पहले भेजा जाता है। इसका इस्तेमाल अक्सर अग्रिम भुगतान मांगने, ग्राहक को परचेज़ ऑर्डर बनाने देने, या सीमा-पार शिपमेंट में होता है, जहां कस्टम या बैंक को अपेक्षित मूल्य पहले से देखने होते हैं। कई जगहों पर यह टैक्स दस्तावेज़ नहीं माना जाता और असली इनवॉइस की तरह दर्ज नहीं होता; अगर ग्राहक इसके आधार पर भुगतान करता है, तो बाद में सही इनवॉइस जारी होता है।

इनवॉइस: "कृपया इसका भुगतान करें।" इनवॉइस दिए गए काम, आपूर्ति किए गए सामान या पूरे हुए चरण के लिए भुगतान का औपचारिक अनुरोध है। इसमें एक अनोखा नंबर, जारी करने की तारीख, देय तिथि और टैक्स का ब्योरा होता है, और यही वह दस्तावेज़ है जिसे दोनों पक्ष अपने खातों में रखते हैं। अगर भेजा गया इनवॉइस ग़लत निकले, तो साफ़ तरीका आम तौर पर क्रेडिट नोट और फिर नया इनवॉइस है, न कि चुपचाप मूल को बदलना; स्थानीय नियम ठीक यही मांग सकते हैं।

सामान्य क्रम। पहले कोटेशन, फिर ग्राहक की स्वीकृति, फिर (ज़रूरत हो तो) प्रोफ़ॉर्मा या अग्रिम भुगतान का अनुरोध, फिर इनवॉइस, और अंत में भुगतान। छोटे कामों में आप प्रोफ़ॉर्मा पूरी तरह छोड़ सकते हैं। बड़े कामों में शुरुआत में ही अग्रिम और अंतिम भुगतान तय कर लेना अक्सर आख़िर में एक बड़े बिल से बेहतर काम करता है।

तीन आम ग़लतफ़हमियां। कोटेशन भेजना था पर इनवॉइस भेज दिया: ग्राहक उसे दर्ज कर सकता है, भुगतान कर सकता है, या अनदेखा कर सकता है क्योंकि उसने कभी सहमति ही नहीं दी। स्वीकृत कोटेशन को पूरा अनुबंध मान लेना: यह दर्ज करता है कि क्या तय हुआ, पर यह दोनों पक्षों पर बाध्यकारी है या नहीं, यह इसकी शर्तों और स्थानीय क़ानून पर निर्भर है, इसलिए काम का दायरा, कीमत और भुगतान शर्तें लिखित में रखें। समाप्त हो चुके कोटेशन से इनवॉइस बनाना: पहले उसे अपडेट करें, ताकि इनवॉइस उन कीमतों से मेल खाए जिन्हें ग्राहक ने सच में स्वीकार किया।

QuickBill में यह कैसे काम करता है। QuickBill इसी प्रवाह के इर्द-गिर्द बना है, दो दस्तावेज़ प्रकारों के साथ, कोटेशन और इनवॉइस, और सुधार के लिए क्रेडिट नोट। कोटेशन का अपना नंबर, जारी करने और समाप्ति की तारीख, आइटम, नोट्स और शर्तें होती हैं। आप इसे ईमेल से भेजते हैं या इसका लिंक साझा करते हैं; ग्राहक इसे ऑनलाइन देखकर वहीं स्वीकार या अस्वीकार कर सकता है, और आप देख सकते हैं कि इसे कब खोला गया। हर सहेजा गया बदलाव कोटेशन के संस्करण इतिहास में रहता है।

QuickBill कोटेशन भेजने के एक तय संख्या के दिनों बाद फ़ॉलो-अप रिमाइंडर भी शेड्यूल कर सकता है, और अगर वह कोटेशन की समाप्ति के बाद पड़ता हो तो उसे छोड़ देता है।

कोटेशन स्वीकार होते ही "चालान में बदलें" उसी ग्राहक, मुद्रा, आइटम, नोट्स और शर्तों के साथ इनवॉइस बना देता है, कुछ भी दोबारा टाइप नहीं करना पड़ता। अगर ग्राहक हिस्सों में भुगतान करता है, जैसे अग्रिम और शेष राशि, तो आप हर भुगतान दर्ज करते हैं और इनवॉइस बताता है कि अभी कितना बाकी है।

और प्रोफ़ॉर्मा का क्या? QuickBill में प्रोफ़ॉर्मा के लिए अलग दस्तावेज़ प्रकार नहीं है। अगर कोई ग्राहक प्रोफ़ॉर्मा मांगे, तो अक्सर आप स्वीकृत कोटेशन भेज सकते हैं, जिसमें आइटम, कीमतें और शर्तें पहले से हैं, या अपने अकाउंटेंट से तय कर सकते हैं कि आपके यहां प्रोफ़ॉर्मा को कैसे संभालना है। किसी नंबर वाले इनवॉइस का नाम बदलकर उसे प्रोफ़ॉर्मा न बनाएं: वह फिर भी आपके इनवॉइस क्रम में एक नंबर लेता है।

एक सावधानी: क्या इनवॉइस माना जाता है, उसे कब जारी करना ज़रूरी है, और क्या प्रोफ़ॉर्मा की कोई औपचारिक हैसियत है, यह सब देश के हिसाब से बदलता है। ब्योरे स्थानीय नियमों या अपने अकाउंटेंट से पक्के करें।