इनवॉइस में क्या-क्या लिखें: छोटे व्यवसायों के लिए चेकलिस्ट

कभी-कभी भुगतान में देरी का ग्राहक के पैसों से कोई लेना-देना नहीं होता। इसकी शुरुआत ऐसे इनवॉइस से होती है जिसे प्रोसेस ही नहीं किया जा सकता: टैक्स नंबर गायब, देय तिथि अस्पष्ट, या कुल राशि जिसे कोई तय काम से मिला नहीं पाता। रिमाइंडर के बारे में सोचने से पहले पक्का करें कि इनवॉइस खुद उन सभी सवालों का जवाब देता है जो किसी अकाउंट्स टीम के मन में आ सकते हैं।

1) किसकी ओर से। आपके व्यवसाय का नाम और, अगर अलग है, तो पंजीकृत कानूनी नाम, साथ में पता, ईमेल और फ़ोन नंबर। अगर आप टैक्स के लिए पंजीकृत हैं, तो अपना टैक्स नंबर जोड़ें; कुछ अकाउंट्स टीमें इसके बिना इनवॉइस दर्ज नहीं करतीं।

2) किसके लिए। ग्राहक की कंपनी का पंजीकृत नाम, सिर्फ़ उस व्यक्ति का नाम नहीं जिसके साथ आप रोज़ काम करते हैं। अगर उपलब्ध हो तो उनका पता और टैक्स नंबर भी जोड़ें। केवल किसी एक कर्मचारी के नाम पर बना इनवॉइस फ़ाइनेंस विभाग से लौट सकता है।

3) एक अनोखा इनवॉइस नंबर। हर इनवॉइस का अपना नंबर होता है, और नंबर एक ही सुसंगत क्रम में चलते हैं। इसी से आप, आपका ग्राहक और आपका अकाउंटेंट एक ही दस्तावेज़ का हवाला देते हैं। किसी नंबर को दोबारा इस्तेमाल न करें, किसी इनवॉइस को रद्द करने के बाद भी नहीं।

4) जारी करने की तारीख और देय तिथि। दोनों को असली कैलेंडर तारीख के रूप में लिखें। "30 दिन में भुगतान" भुगतान शर्त के रूप में ठीक है, लेकिन छपी हुई देय तिथि इस बारे में हर शंका दूर कर देती है कि अवधि कब शुरू हुई और कब ख़त्म होगी।

5) समझौते से मेल खाते आइटम। हर सेवा या उत्पाद के लिए एक पंक्ति, हर पंक्ति में साफ़ विवरण, मात्रा, इकाई मूल्य और पंक्ति का कुल। "डिज़ाइन का काम" सवाल खड़े करता है; "होमपेज रीडिज़ाइन, तीन रिवीज़न राउंड, 4 मई के कोटेशन के अनुसार" नहीं करता। अगर आपने छूट पर सहमति दी थी, तो चुपचाप कीमत घटाने के बजाय छूट दिखाएं, ताकि ग्राहक देख सके कि वादा निभाया गया।

6) टैक्स, अलग से। हर पंक्ति पर टैक्स दर दिखाएं, फिर उप-योग, टैक्स की राशि और कुल राशि। कौन-सा टैक्स लागू होगा, किस दर से, और क्या आपको टैक्स लगाना भी है, यह इस पर निर्भर करता है कि आप और आपका ग्राहक कहां स्थित हैं। स्थानीय नियम देखें या अपने अकाउंटेंट से पूछें; कोई भी सामान्य चेकलिस्ट आपके लिए इसका जवाब नहीं दे सकती।

7) मुद्रा। अगर आप विदेश के ग्राहकों के साथ काम करते हैं, तो मुद्रा इनवॉइस पर ही लिखें, सिर्फ़ ईमेल में नहीं। अगर आप अपने रिकॉर्ड के लिए राशि बदलते हैं, तो इस्तेमाल की गई विनिमय दर नोट करें।

8) भुगतान की शर्तें और तरीका। लिखें कि ग्राहक के पास कितने दिन हैं, आप कौन-से भुगतान तरीके स्वीकार करते हैं, और देर होने पर क्या होगा, जैसे आपके अनुबंध में अनुमत विलंब शुल्क। इसे इनवॉइस पर रखें, सिर्फ़ तीन महीने पुराने ईमेल थ्रेड में नहीं।

9) एक छोटा नोट। एक पंक्ति का धन्यवाद, या प्रोजेक्ट या परचेज़ ऑर्डर का संदर्भ, कुछ खर्च नहीं करता और इनवॉइस को सही काम से मिलाना आसान बनाता है।

QuickBill इसे कैसे भरता है। आप अपने व्यवसाय का विवरण संगठन सेटिंग्स में एक बार दर्ज करते हैं (नाम, कानूनी नाम, पता, संपर्क विवरण, टैक्स नंबर और लोगो), और यह हर इनवॉइस और कोटेशन PDF पर दिखता है। ग्राहक अपने पते और टैक्स नंबर के साथ सहेजे जाते हैं। हर इनवॉइस को अपने-आप नंबर मिलता है, एक प्रीफ़िक्स के साथ जिसे आप तय कर सकते हैं, और हर दस्तावेज़ के लिए जारी करने की तारीख, देय तिथि और मुद्रा आप चुनते हैं।

आइटम में विवरण, मात्रा, इकाई मूल्य, छूट और टैक्स दर दर्ज होती है, और QuickBill आपके लिए उप-योग, छूट, टैक्स और कुल राशि की गणना करता है। नोट्स और नियम व शर्तों के लिए अलग फ़ील्ड हैं, और आप डिफ़ॉल्ट भुगतान अवधि और डिफ़ॉल्ट शर्तों का टेक्स्ट सेट कर सकते हैं ताकि हर नया इनवॉइस पहले से भरा हुआ शुरू हो।

जब आप ईमेल से इनवॉइस भेजते हैं, तो ग्राहक को PDF और ऑनलाइन देखने का लिंक मिलता है, और आप देख सकते हैं कि उसे कब खोला गया। अगर ग्राहक किस्तों में भुगतान करता है, तो आप हर भुगतान दर्ज करते हैं और इनवॉइस बताता है कि कितना बाकी है।

यह चेकलिस्ट क्या नहीं बताती। कुछ देशों में कुछ ग्राहकों के लिए अतिरिक्त फ़ील्ड, ख़ास शब्दावली या इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइस फ़ॉर्मेट ज़रूरी होता है। इनमें से आप पर क्या लागू होता है, यह स्थानीय नियमों या आपके अकाउंटेंट से पूछने का सवाल है। पहले ऊपर की बुनियादी बातें सही करें; ग्राहक की अकाउंट्स टीम के ज़्यादातर सवालों का जवाब इन्हीं में है।