Cara menagih faktur yang terlambat tanpa merusak hubungan
Rencana tindak lanjut dari pengingat ramah pertama hingga pemberitahuan terakhir, dengan kalimat yang bisa Anda sesuaikan.
Faktur yang lewat jatuh tempo terasa canggung bagi kedua pihak. Anda tidak ingin terdengar putus asa atau kasar, dan klien mungkin hanya lupa atau sedang menunggu persetujuan internal. Sebagian besar kecanggungan itu hilang jika tindak lanjut Anda sopan, dapat diperkirakan, dan sudah diputuskan sebelumnya.
Sebelum jatuh tempo: singkirkan hambatan. Pastikan faktur sampai ke orang yang benar-benar membayar, sering kali bagian keuangan, bukan kontak proyek Anda. Pastikan faktur mencantumkan tanggal jatuh tempo yang jelas dan cara membayar. Jika klien memerlukan nomor pesanan pembelian atau referensi tertentu di faktur, tambahkan sekarang. Sebagian pembayaran yang “terlambat” sebenarnya hanyalah faktur yang tersangkut di kotak masuk yang salah.
Lalu ikuti satu urutan sederhana. Tentukan langkah-langkah Anda sekali saja, dihitung dalam hari setelah jatuh tempo, dan gunakan untuk semua klien. Urutan yang dapat diperkirakan terasa kurang personal bagi klien, dan jauh lebih mudah bagi Anda untuk konsisten menjalankannya.
1) Terlambat beberapa hari: pengingat yang ramah. Berprasangka baik. Buat singkat, sebutkan nomor faktur dan tanggal jatuh tempo, lalu sertakan tautan ke faktur. Misalnya: “Halo Bu Rina, sekadar mengingatkan bahwa faktur INV-0142 jatuh tempo pada 3 Maret. Mungkin terlewat; boleh saya tahu kapan pembayarannya dijadwalkan? Faktur bisa dilihat di sini: [tautan].”
2) Terlambat sekitar seminggu: permintaan langsung. Tetap sopan, tetapi lebih tegas. Sebutkan lagi jumlahnya dan minta tanggal pembayaran. Jika ada yang menghambat pembayaran, seperti data yang kurang atau baris yang dipersoalkan, biasanya hal itu muncul pada tahap ini, jadi tanyakan: “Apakah ada sesuatu dari pihak kami yang menahan pembayaran?”
3) Dua minggu atau lebih: pemberitahuan terakhir. Katakan dengan jelas bahwa ini pengingat tertulis terakhir Anda, sebutkan saldo terutang, dan jelaskan langkah selanjutnya: panggilan telepon, menghentikan sementara pekerjaan lanjutan, atau menerapkan ketentuan keterlambatan dalam kontrak. Sebutkan hanya langkah yang benar-benar siap Anda ambil, dan hanya yang diizinkan kontrak serta aturan setempat.
4) Setelah itu: angkat telepon. Ketika pengingat tertulis sudah habis, panggilan singkat adalah langkah wajar berikutnya. Tanyakan apa yang terjadi dan apakah rencana cicilan akan membantu. Pembayaran sebagian sekarang sering kali lebih baik daripada pembayaran penuh yang tak pernah datang.
Aturan nada yang menjaga hubungan. Berpeganglah pada fakta: nomor, jumlah, tanggal. Jangan meminta maaf karena ingin dibayar, dan jangan menebak-nebak secara terbuka mengapa klien belum membayar. Kirim pengingat ke alamat yang menangani pembayaran. Dan berhentilah begitu uang masuk; pengingat yang dikirim setelah klien membayar adalah cara mudah untuk membuat klien yang baik kesal.
Cara QuickBill menjalankan urutan ini. Dalam kebijakan penagihan QuickBill, Anda menetapkan langkah pengingat berdasarkan jumlah hari setelah jatuh tempo dan memberi setiap langkah nada: Ramah, Tegas, atau Pemberitahuan terakhir. Secara default langkahnya pada hari ke-3, ke-7, dan ke-14, dan Anda bisa mengubahnya. Faktur yang belum dibayar otomatis ditandai terlambat, setiap email pengingat menyebutkan jumlah yang harus dibayar dan berisi tombol untuk membuka faktur, dan aplikasi bisa memberi tahu Anda saat pengingat terkirim.
Pengingat hanya dikirim untuk faktur yang masih terbuka. Begitu faktur ditandai lunas atau dibatalkan, faktur itu keluar dari urutan. Jika klien membayar bertahap, catat setiap pembayaran; pengingat berikutnya hanya meminta sisa saldo. Pembayaran kartu melalui Stripe atau iyzico tercatat otomatis; transfer bank dan tunai Anda catat sendiri. Pastikan setiap klien memiliki alamat email yang tersimpan, karena ke sanalah pengingat dikirim.
Batasannya. Pengingat otomatis menangani kasus rutin; pengingat tidak menggantikan percakapan ketika klien benar-benar kesulitan atau mempersoalkan pekerjaan. Dan jika Anda mempertimbangkan denda keterlambatan, bunga, atau penagihan utang, aturannya sangat berbeda di tiap negara, jadi periksa kontrak dan aturan setempat terlebih dahulu.