Penawaran harga, faktur proforma, atau faktur: mana yang dikirim, dan kapan
Tiga dokumen yang terlihat mirip tetapi punya fungsi berbeda. Cara membedakannya dan memakainya dalam urutan yang benar.
Ketiganya berbagi tata letak, nama klien, dan daftar harga, sehingga mudah tergoda menganggapnya bisa saling menggantikan. Padahal tidak. Masing-masing menjawab pertanyaan yang berbeda, dan mengirim dokumen yang salah membuat kedua pihak ragu tentang apa yang sebenarnya disepakati.
Penawaran harga: “Segini biayanya.” Penawaran harga, kadang disebut estimasi atau penawaran, adalah usulan yang Anda kirim sebelum pekerjaan dimulai. Isinya daftar pekerjaan, harga, dan masa berlaku penawaran. Dokumen ini tidak meminta pembayaran dan bukan tagihan. Satu-satunya tugasnya adalah mendapatkan jawaban ya atau tidak yang jelas.
Beri setiap penawaran tanggal kedaluwarsa. Harga, ketersediaan, dan kurs berubah, dan tanpa batas waktu klien bisa kembali enam bulan kemudian sambil mengharapkan harga musim lalu. Ada baiknya juga menegaskan apakah Anda mengirim estimasi (perkiraan terbaik Anda, yang bisa berubah) atau penawaran harga tetap (harga yang Anda pegang).
Faktur proforma: “Beginilah faktur nantinya.” Faktur proforma adalah pratinjau dari faktur yang akan datang, biasanya dikirim setelah klien setuju tetapi sebelum faktur sebenarnya diterbitkan. Dokumen ini lazim dipakai untuk meminta uang muka, agar klien dapat menerbitkan pesanan pembelian, atau untuk pengiriman lintas negara ketika bea cukai atau bank perlu melihat nilai yang diharapkan sejak awal. Di banyak tempat dokumen ini bukan dokumen pajak dan tidak dicatat seperti faktur sungguhan; jika klien membayar berdasarkan proforma, faktur resmi menyusul.
Faktur: “Mohon bayar ini.” Faktur adalah permintaan pembayaran resmi untuk pekerjaan yang diserahkan, barang yang dikirim, atau tahapan yang tercapai. Faktur memuat nomor unik, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, dan rincian pajak, dan inilah dokumen yang disimpan kedua pihak dalam pembukuan. Jika faktur yang sudah terkirim ternyata salah, solusi yang rapi biasanya adalah nota kredit lalu faktur baru, bukan diam-diam mengubah aslinya; aturan setempat mungkin mewajibkan persis hal itu.
Urutan yang lazim. Penawaran harga, lalu persetujuan klien, kemudian (opsional) proforma atau permintaan uang muka, lalu faktur, dan terakhir pembayaran. Untuk pekerjaan kecil Anda bisa melewatkan proforma sepenuhnya. Untuk pekerjaan besar, menyepakati uang muka dan pelunasan sejak awal sering kali lebih efektif daripada satu tagihan besar di akhir.
Tiga kekeliruan umum. Mengirim faktur padahal maksudnya penawaran: klien bisa mencatatnya, membayarnya, atau mengabaikannya karena tidak pernah menyetujuinya. Menganggap penawaran yang diterima sebagai kontrak lengkap: penawaran mencatat apa yang disepakati, tetapi apakah mengikat kedua pihak bergantung pada syaratnya dan hukum setempat, jadi tuliskan ruang lingkup, harga, dan syarat pembayaran. Membuat faktur dari penawaran yang kedaluwarsa: perbarui dulu penawarannya agar faktur sesuai dengan harga yang benar-benar diterima klien.
Cara kerjanya di QuickBill. QuickBill dibangun di sekitar alur ini dengan dua jenis dokumen, penawaran harga dan faktur, ditambah nota kredit untuk koreksi. Penawaran memiliki nomor sendiri, tanggal terbit dan tanggal kedaluwarsa, item baris, catatan, dan syarat. Anda mengirimnya lewat email atau membagikan tautannya; klien dapat melihatnya secara online lalu menerima atau menolaknya di sana, dan Anda bisa melihat kapan penawaran itu dibuka. Setiap perubahan yang disimpan tersimpan dalam riwayat versi penawaran.
QuickBill juga dapat menjadwalkan pengingat tindak lanjut beberapa hari setelah Anda mengirim penawaran, sesuai jumlah hari yang Anda tentukan, dan melewatkannya jika jatuh setelah penawaran kedaluwarsa.
Setelah penawaran diterima, “Konversi ke faktur” membuat faktur dengan klien, mata uang, item, catatan, dan syarat yang sama, sehingga tidak ada yang perlu diketik ulang. Jika klien membayar bertahap, misalnya uang muka lalu sisanya, Anda mencatat setiap pembayaran dan faktur menampilkan jumlah yang masih terutang.
Bagaimana dengan proforma? QuickBill tidak punya jenis dokumen proforma tersendiri. Jika klien memintanya, sering kali Anda bisa mengirim penawaran yang sudah diterima, yang sudah memuat item, harga, dan syarat, atau menyepakati dengan akuntan Anda bagaimana proforma ditangani di tempat Anda berusaha. Hindari mengganti nama faktur bernomor menjadi proforma: faktur itu tetap memakai satu nomor dalam urutan faktur Anda.
Satu catatan: apa yang dianggap faktur, kapan faktur wajib diterbitkan, dan apakah proforma punya status resmi berbeda di tiap negara. Periksa detailnya berdasarkan aturan setempat atau bersama akuntan Anda.