Apa saja yang harus ada di faktur: daftar periksa untuk usaha kecil
Detail yang dibutuhkan setiap faktur agar klien bisa menyetujui, mencatat, dan membayarnya tanpa serangkaian pertanyaan.
Terkadang pembayaran yang terlambat tidak ada hubungannya dengan kondisi kas klien. Masalahnya berawal dari faktur yang tidak bisa diproses: nomor pajak tidak ada, tanggal jatuh tempo samar, atau total yang tidak bisa dicocokkan dengan pekerjaan yang disepakati. Sebelum memikirkan pengingat, pastikan faktur itu sendiri menjawab setiap pertanyaan yang mungkin diajukan bagian keuangan.
1) Dari siapa. Nama usaha Anda dan, jika berbeda, nama badan hukum yang terdaftar, ditambah alamat, email, dan nomor telepon. Jika Anda terdaftar sebagai wajib pajak, cantumkan nomor pajak Anda; sebagian bagian keuangan tidak mau mencatat faktur tanpa nomor tersebut.
2) Untuk siapa. Nama perusahaan klien yang terdaftar, bukan hanya nama orang yang Anda hubungi sehari-hari. Tambahkan alamat dan nomor pajaknya jika ada. Faktur yang hanya ditujukan kepada satu karyawan bisa dikembalikan oleh bagian keuangan.
3) Nomor faktur yang unik. Setiap faktur punya nomornya sendiri, dan nomor-nomor itu mengikuti satu urutan yang konsisten. Dengan nomor itulah Anda, klien, dan akuntan Anda merujuk ke dokumen yang sama. Jangan gunakan ulang sebuah nomor, bahkan setelah membatalkan faktur.
4) Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo. Tulis keduanya sebagai tanggal kalender yang nyata. “Net 30 hari” boleh saja sebagai syarat pembayaran, tetapi tanggal jatuh tempo yang tercetak menghilangkan keraguan tentang kapan tenggat mulai berjalan dan kapan berakhir.
5) Item baris yang sesuai kesepakatan. Satu baris per jasa atau produk, masing-masing dengan deskripsi jelas, jumlah, harga satuan, dan total baris. “Pekerjaan desain” mengundang pertanyaan; “Desain ulang beranda, tiga putaran revisi, sesuai penawaran tanggal 4 Mei” tidak. Jika Anda menyepakati diskon, tampilkan diskonnya alih-alih diam-diam menurunkan harga, agar klien melihat bahwa kesepakatan itu dipenuhi.
6) Pajak, ditampilkan terpisah. Tampilkan tarif pajak di setiap baris, lalu subtotal, total pajak, dan total keseluruhan. Pajak apa yang berlaku, berapa tarifnya, dan apakah Anda perlu memungutnya sama sekali bergantung pada lokasi Anda dan klien. Periksa aturan setempat atau tanyakan kepada akuntan; tidak ada daftar periksa umum yang bisa menjawabnya untuk Anda.
7) Mata uang. Jika Anda bekerja dengan klien di luar negeri, cantumkan mata uang di faktur itu sendiri, bukan hanya di email. Jika Anda mengonversi jumlah untuk catatan Anda sendiri, catat kurs yang Anda gunakan.
8) Syarat dan cara pembayaran. Sebutkan berapa hari yang dimiliki klien, metode pembayaran apa yang Anda terima, dan apa yang terjadi jika pembayaran terlambat, misalnya denda keterlambatan yang diizinkan kontrak Anda. Tuliskan di faktur, bukan hanya di utas email tiga bulan lalu.
9) Catatan singkat. Ucapan terima kasih satu baris, atau referensi proyek maupun nomor pesanan pembelian, tidak memerlukan biaya dan memudahkan faktur dicocokkan dengan pekerjaan yang tepat.
Cara QuickBill mengisinya. Anda memasukkan detail usaha sekali saja di pengaturan organisasi (nama, nama badan hukum, alamat, kontak, nomor pajak, dan logo), dan detail itu muncul di setiap PDF faktur dan penawaran. Klien disimpan dengan alamat dan nomor pajaknya sendiri. Setiap faktur diberi nomor secara otomatis, dengan awalan yang bisa Anda atur, dan Anda memilih tanggal terbit, jatuh tempo, serta mata uang untuk setiap dokumen.
Item baris berisi deskripsi, jumlah, harga satuan, diskon, dan tarif pajak, lalu QuickBill menghitung subtotal, diskon, pajak, dan total untuk Anda. Catatan serta syarat & ketentuan punya kolom sendiri, dan Anda bisa mengatur jangka waktu pembayaran default serta teks syarat default agar setiap faktur baru sudah terisi sejak awal.
Saat Anda mengirim faktur lewat email, klien menerima PDF dan tautan untuk melihatnya secara online, dan Anda bisa melihat kapan faktur itu dibuka. Jika klien membayar secara bertahap, Anda mencatat setiap pembayaran dan faktur menampilkan sisa yang belum dibayar.
Yang tidak dicakup daftar ini. Beberapa negara mewajibkan kolom tambahan, kata-kata tertentu, atau format faktur elektronik untuk klien tertentu. Mana yang berlaku bagi Anda adalah pertanyaan untuk aturan setempat atau akuntan Anda. Benahi dulu dasar-dasar di atas; semuanya menjawab sebagian besar pertanyaan yang akan diajukan bagian keuangan klien.