関係を損なわずに支払い遅延の請求書を催促する方法

期日を過ぎた請求書は、双方にとって気まずいものです。必死だとも失礼だとも思われたくありませんし、顧客は単に忘れているだけか、社内承認を待っているのかもしれません。フォローアップが丁寧で、予測可能で、あらかじめ決まっていれば、その気まずさの多くは消えていきます。

期日前：障害を取り除く。請求書が実際に支払いを行う人、多くの場合はプロジェクトの担当者ではなく経理部門に届いているか確認しましょう。明確な支払期日と支払方法が書かれているかも確かめます。顧客が請求書に発注番号や特定の参照番号を必要としているなら、今のうちに追加しましょう。「遅れている」支払いの中には、単に間違った受信箱で止まっている請求書もあります。

次に、シンプルな流れを1つ決めて守ります。手順は支払期日からの日数で一度だけ決め、すべての顧客に同じものを使いましょう。予測可能な流れなら顧客も個人的に責められていると感じにくく、あなたにとっても続けやすくなります。

1) 数日の遅れ：丁寧なリマインダー。善意を前提にしましょう。短く、請求書番号と支払期日に触れ、請求書へのリンクを添えます。例：「佐藤様、念のためのご連絡です。請求書INV-0142のお支払期日は3月3日でした。お見落としかもしれませんので、お支払いのご予定をお知らせいただけますか。請求書はこちらからご確認いただけます：[リンク]」

2) 1週間ほどの遅れ：率直なお願い。丁寧さは保ちつつ、より明確に。金額を改めて伝え、支払予定日を尋ねます。情報の不足や明細への異議など、支払いを妨げている何かがあれば、この段階で表に出てくることが多いので、こう聞いてみましょう：「こちら側で、お支払いの妨げになっている点はございますか？」

3) 2週間以上：最終通知。これが書面での最後のリマインダーであることをはっきり伝え、未払い残高を示し、この後どうなるかを説明します。電話での連絡、追加作業の一時停止、契約に定めた遅延時の条件の適用などです。実際に取る覚悟のある手段だけを、そして契約と現地のルールが認める範囲でのみ挙げてください。

4) その後：電話をかける。書面のリマインダーを出し尽くしたら、短い電話が自然な次の一手です。何が起きているのか、分割払いの計画が助けになるかを尋ねましょう。今の一部入金は、永遠に来ない全額入金よりたいていましです。

関係を守る言葉づかいのルール。事実に徹しましょう。番号、金額、日付。支払いを求めることを謝らず、顧客がなぜ払わないのかを口に出して憶測しないこと。リマインダーは支払いを担当する宛先に送ります。そして入金されたらすぐにやめましょう。支払い済みの顧客にリマインダーを送るのは、良い顧客を苛立たせる簡単な方法です。

QuickBillでの運用。QuickBillの督促ポリシーでは、支払期日からの日数でリマインダーの段階を設定し、各段階にトーンを割り当てます。フレンドリー、厳格、最終通知の3種類です。初期設定では3日、7日、14日で、変更もできます。未払いの請求書は自動で期限超過としてマークされ、各リマインダーメールには支払うべき金額と請求書を開くボタンが含まれます。リマインダーが送信されたときには、アプリで通知を受け取ることもできます。

リマインダーは、まだ未決済の請求書にだけ送られます。請求書が支払済みまたは取消済みになると、流れから外れます。分割で支払われた場合は入金ごとに記録すれば、次のリマインダーは残額だけを求めます。Stripeやiyzicoでのカード決済は自動で記録され、銀行振込や現金はご自身で記録します。リマインダーの送り先になるので、すべての顧客にメールアドレスが登録されているか確認しましょう。

限界について。自動リマインダーが対応できるのは定型的なケースです。顧客が本当に困っている場合や作業内容に異議がある場合の話し合いの代わりにはなりません。また、遅延損害金、利息、債権回収を検討する場合、ルールは国によって大きく異なるため、まず契約と現地のルールを確認してください。