見積書、プロフォーマ請求書、請求書：いつ、どれを送るべきか

レイアウトも顧客名も価格の一覧も共通しているので、どれも同じように扱いたくなります。でも、そうではありません。それぞれが別の問いに答える書類で、間違ったものを送ると、実際に何が合意されたのか双方があいまいになってしまいます。

見積書：「費用はこのくらいです」。見積書（概算見積やオファーとも呼ばれます）は、作業を始める前に送る提案です。作業内容、価格、見積の有効期間を示します。支払いを求めるものではなく、請求でもありません。唯一の役割は、はっきりとしたイエスかノーを得ることです。

すべての見積書に有効期限を設けましょう。価格、対応可能な時期、為替レートは変わります。期限がなければ、半年後に顧客が昨春の価格を期待して戻ってくるかもしれません。送るのが概算（変わる可能性のある最善の見込み）なのか、確定見積（責任を持つ価格）なのかを明示するのも効果的です。

プロフォーマ請求書：「請求書はこうなります」。プロフォーマ請求書は将来の請求書のプレビューで、通常は顧客の合意後、正式な請求書の発行前に送られます。前払いを依頼するとき、顧客が発注書を起票できるようにするとき、あるいは税関や銀行が想定金額を事前に確認する必要がある国際輸送などで使われます。多くの国では税務上の書類ではなく、本物の請求書のようには計上されません。顧客がこれに基づいて支払った場合は、その後で正式な請求書を発行します。

請求書：「お支払いをお願いします」。請求書は、納品した作業、提供した商品、完了したマイルストーンに対する正式な支払い請求です。一意の番号、発行日、支払期日、税の内訳を備え、双方が帳簿に残す書類です。送付済みの請求書に誤りが見つかった場合、元の請求書をこっそり修正するのではなく、クレジットノートを発行してから新しい請求書を出すのが一般的にすっきりした対応です。現地のルールでまさにそれが求められることもあります。

一般的な順番。見積書、顧客の承認、（必要に応じて）プロフォーマ請求書または前払いの依頼、請求書、そして支払い。小さな案件ならプロフォーマは省略して構いません。大きな案件では、最後に大きな請求書を1枚出すより、最初に前払い金と最終支払いを取り決めておくほうがうまくいくことが多いでしょう。

よくある3つの混同。見積書のつもりで請求書を送ってしまう：顧客はそれを計上したり、支払ったり、合意していないからと無視したりするかもしれません。承認された見積書を契約のすべてとみなす：合意内容の記録にはなりますが、双方を拘束するかどうかはその条件と現地の法律次第です。作業範囲、価格、支払条件は書面に残しましょう。期限切れの見積書から請求する：まず見積書を更新し、顧客が実際に承認した価格と請求書を一致させましょう。

QuickBillでの流れ。QuickBillはこの流れに沿って作られており、見積書と請求書の2種類の書類に加え、訂正用のクレジットノートを扱います。見積書には固有の番号、発行日と有効期限、明細、備考、条件があります。メールで送るかリンクを共有すると、顧客はオンラインで内容を確認し、その場で承認または辞退でき、あなたはいつ開封されたかを確認できます。保存した変更はすべて見積書のバージョン履歴に残ります。

QuickBillは、見積書の送付から指定した日数後にフォローアップのリマインダーを予約することもでき、それが見積の有効期限後になる場合はスキップします。

見積書が承認されたら、「請求書に変換」で顧客、通貨、明細、備考、条件をそのまま引き継いだ請求書が作成され、入力し直す必要はありません。前払い金と残金のように分割で支払われる場合は、入金ごとに記録すれば、請求書に未払い額が表示されます。

プロフォーマはどうするか。QuickBillにはプロフォーマ専用の書類タイプはありません。顧客から求められた場合は、明細、価格、条件がすでに載っている承認済みの見積書を送れば足りることが多いですし、事業を行う地域でのプロフォーマの扱いを税理士と相談するのもよいでしょう。番号付きの請求書の名前をプロフォーマに変えるのは避けてください。請求書の連番の1つをやはり使ってしまいます。

注意点をひとつ。何が請求書とみなされるか、いつ発行しなければならないか、プロフォーマに正式な位置づけがあるかは国によって異なります。詳細は現地のルールや税理士に確認してください。