請求書に何を書くべきか：小規模ビジネスのためのチェックリスト

支払いの遅れが、顧客の資金繰りとはまったく関係ないこともあります。始まりは、処理できない請求書です。税番号が抜けている、期日があいまい、合計額が合意した作業と結びつかない。リマインダーを考える前に、経理担当者が抱きそうな疑問に請求書そのものが答えているかを確認しましょう。

1) 発行者。事業名と、異なる場合は登記上の正式名称、さらに住所、メールアドレス、電話番号。税務登録をしている場合は税番号も記載します。税番号がないと計上しない経理部門もあります。

2) 宛先。日々やり取りしている担当者の名前だけでなく、顧客の登記上の会社名を書きます。住所や税番号があれば併記しましょう。社員個人だけに宛てた請求書は、経理部門から差し戻されることがあります。

3) 一意の請求書番号。請求書ごとに固有の番号を付け、番号は一貫した連番にします。あなたと顧客、そして税理士が同じ書類を指すための手がかりです。請求書を取り消した後でも、番号を使い回さないでください。

4) 発行日と支払期日。どちらも実際の日付で書きます。「月末締め翌月末払い」のような条件表記も使えますが、期日が日付で印字されていれば、いつから期間が始まりいつ終わるのか迷う余地がなくなります。

5) 合意内容と一致する明細。サービスや商品ごとに1行、それぞれに明確な説明、数量、単価、行の金額を記載します。「デザイン作業」では質問を招きますが、「トップページのリデザイン、修正3回、5月4日付見積どおり」なら招きません。値引きに合意したなら、黙って単価を下げるのではなく値引きとして明示し、約束が守られたことを顧客に見せましょう。

6) 税額は別に表示。各行に税率を示し、その後に小計、税額、合計を表示します。どの税がどの税率で適用されるか、そもそも課税が必要かどうかは、あなたと顧客の所在地によって決まります。現地のルールを確認するか、税理士に相談してください。一般的なチェックリストでは答えられません。

7) 通貨。海外の顧客と取引するなら、メールだけでなく請求書そのものに通貨を明記します。自社の記帳用に金額を換算する場合は、使った為替レートを記録しておきましょう。

8) 支払条件と支払方法。顧客に与える日数、受け付ける支払方法、そして支払いが遅れた場合にどうなるか（契約で認められた遅延損害金など）を書きます。3か月前のメールのやり取りの中だけでなく、請求書に記載してください。

9) 短いメモ。1行のお礼や、プロジェクト番号・発注番号の記載は手間がかからず、請求書を正しい作業と照合しやすくします。

QuickBillでの入力方法。事業情報（名称、正式名称、住所、連絡先、税番号、ロゴ）は組織設定に一度入力するだけで、すべての請求書と見積書のPDFに表示されます。顧客はそれぞれの住所と税番号とともに保存されます。請求書には自動で番号が振られ、プレフィックスは自由に設定できます。発行日、支払期日、通貨は書類ごとに選べます。

明細には説明、数量、単価、値引き、税率を入力し、小計、値引き、税額、合計はQuickBillが計算します。備考と利用規約（取引条件）にはそれぞれ専用の欄があり、既定の支払期間と既定の条件文を設定しておけば、新しい請求書は最初から入力済みの状態で始まります。

請求書をメールで送ると、顧客はPDFとオンラインで閲覧できるリンクを受け取り、あなたはいつ開封されたかを確認できます。分割で支払われた場合は入金ごとに記録し、請求書に残額が表示されます。

このチェックリストで扱わないこと。国によっては、特定の顧客に対して追加の項目、特定の文言、電子請求書の形式が求められます。どれが自分に当てはまるかは、現地のルールや税理士に確認すべき事柄です。まずは上記の基本を固めましょう。顧客の経理部門から来る質問の大半には、これで答えられます。