관계를 해치지 않고 연체된 청구서를 독촉하는 법

기한이 지난 청구서는 양쪽 모두에게 어색합니다. 절박하거나 무례해 보이고 싶지 않고, 고객은 그냥 잊었거나 내부 승인을 기다리는 중일 수도 있습니다. 후속 연락이 정중하고, 예측 가능하며, 미리 정해져 있으면 그런 어색함은 상당 부분 사라집니다.

지급 기한 전: 걸림돌을 없애세요. 청구서가 실제로 결제를 처리하는 사람, 대개 프로젝트 담당자가 아닌 경리 부서에 도착했는지 확인하세요. 명확한 지급 기한과 결제 방법이 적혀 있는지도 확인합니다. 고객이 청구서에 구매 주문 번호나 특정 참조 번호를 요구한다면 지금 추가하세요. '늦은' 결제 중 일부는 그저 엉뚱한 받은편지함에 묶여 있는 청구서입니다.

그다음 하나의 간단한 순서를 따르세요. 단계는 지급 기한 이후 일수를 기준으로 한 번만 정하고 모든 고객에게 똑같이 적용합니다. 예측 가능한 순서는 고객에게 덜 개인적으로 느껴지고, 여러분도 훨씬 꾸준히 지킬 수 있습니다.

1) 며칠 지연: 친근한 리마인더. 선의를 전제로 하세요. 짧게, 청구서 번호와 지급 기한을 언급하고 청구서 링크를 넣습니다. 예: "김지은 님, 안녕하세요. 청구서 INV-0142의 지급 기한이 3월 3일이었다는 점을 가볍게 알려 드립니다. 혹시 놓치셨을 수도 있어서요. 결제 예정일을 알려 주실 수 있을까요? 청구서는 여기에서 확인하실 수 있습니다: [링크]"

2) 약 일주일 지연: 직접적인 요청. 여전히 정중하되 더 분명하게. 금액을 다시 밝히고 결제 날짜를 물어보세요. 누락된 정보나 이의가 있는 품목처럼 결제를 막는 무언가가 있다면 이 시점에 드러나는 경우가 많으니 이렇게 물어보세요: "저희 쪽에서 결제를 지연시키는 부분이 있을까요?"

3) 2주 이상: 최종 통보. 이것이 마지막 서면 리마인더임을 분명히 말하고, 미결제 잔액을 밝히고, 다음에 무슨 일이 있을지 설명하세요. 전화 연락, 추가 작업 중단, 계약서의 연체 조건 적용 등입니다. 실제로 실행할 준비가 된 조치만, 그리고 계약서와 현지 규정이 허용하는 조치만 언급하세요.

4) 그 후: 전화를 거세요. 서면 리마인더를 다 쓴 뒤라면 짧은 통화가 자연스러운 다음 단계입니다. 무슨 사정인지, 분할 결제 계획이 도움이 될지 물어보세요. 지금의 일부 결제가 끝내 오지 않는 전액 결제보다 나은 경우가 많습니다.

관계를 지키는 말투 원칙. 사실에 집중하세요. 번호, 금액, 날짜. 대금을 요청한다고 사과하지 말고, 고객이 왜 결제하지 않았는지 대놓고 추측하지 마세요. 리마인더는 결제를 담당하는 주소로 보내세요. 그리고 돈이 들어오면 바로 멈추세요. 이미 결제한 고객에게 리마인더를 보내는 것은 좋은 고객을 짜증 나게 만드는 쉬운 방법입니다.

QuickBill이 순서를 운영하는 방식. QuickBill의 독촉 정책에서 지급 기한 이후 일수를 기준으로 리마인더 단계를 정하고 단계마다 어조를 지정합니다. 친근하게, 단호하게, 최종 통보 중에서 고릅니다. 기본 단계는 3일, 7일, 14일이며 변경할 수 있습니다. 미결제 청구서는 자동으로 연체로 표시되고, 리마인더 이메일마다 결제할 금액과 청구서를 여는 버튼이 들어 있으며, 리마인더가 발송되면 앱에서 알림을 받을 수도 있습니다.

리마인더는 아직 열려 있는 청구서에만 발송됩니다. 청구서가 결제 완료나 취소로 표시되면 순서에서 빠집니다. 고객이 나눠서 결제하면 결제마다 기록하세요. 다음 리마인더는 남은 잔액만 요청합니다. Stripe나 iyzico를 통한 카드 결제는 자동으로 기록되고, 계좌 이체와 현금은 직접 기록합니다. 리마인더는 이메일로 발송되므로 모든 고객의 이메일 주소가 저장되어 있는지 확인하세요.

한계. 자동 리마인더는 일상적인 경우를 처리할 뿐, 고객이 정말 어려운 상황에 있거나 작업에 이의를 제기할 때의 대화를 대신하지는 못합니다. 또 연체료, 이자, 채권 추심을 고려하고 있다면 규정이 나라마다 크게 다르므로 먼저 계약서와 현지 규정을 확인하세요.