견적서, 프로포마 인보이스, 청구서: 언제 무엇을 보내야 할까

레이아웃, 고객 이름, 가격 목록이 같다 보니 서로 바꿔 써도 될 것처럼 보입니다. 하지만 그렇지 않습니다. 각각 다른 질문에 답하는 문서이고, 잘못된 문서를 보내면 실제로 무엇에 합의했는지 양쪽 모두 헷갈리게 됩니다.

견적서: "이 정도 비용이 듭니다." 견적서(추정 견적, 제안서라고도 합니다)는 작업을 시작하기 전에 보내는 제안입니다. 작업 내용, 가격, 견적의 유효 기간을 담습니다. 결제를 요청하지 않으며 청구서가 아닙니다. 유일한 목적은 분명한 '예' 또는 '아니요'를 얻는 것입니다.

모든 견적서에 유효 기간을 정하세요. 가격, 일정 여유, 환율은 변합니다. 기한이 없으면 고객이 반년 뒤에 지난봄 가격을 기대하며 돌아올 수도 있습니다. 보내는 것이 추정치(바뀔 수 있는 최선의 예상)인지 확정 견적(책임지는 가격)인지 밝혀 두는 것도 도움이 됩니다.

프로포마: "청구서는 이렇게 나올 예정입니다." 프로포마 인보이스는 앞으로 발행할 청구서의 미리보기로, 보통 고객이 동의한 뒤 실제 청구서를 발행하기 전에 보냅니다. 선금을 요청하거나, 고객이 구매 주문서를 발행할 수 있게 하거나, 세관이나 은행이 예상 금액을 미리 확인해야 하는 해외 배송에 주로 쓰입니다. 많은 국가에서 세무 증빙이 아니며 실제 청구서처럼 장부에 올리지 않습니다. 고객이 이를 근거로 결제하면 이후에 정식 청구서를 발행합니다.

청구서: "이 금액을 결제해 주세요." 청구서는 완료한 작업, 공급한 상품, 달성한 단계에 대한 공식적인 대금 청구입니다. 고유 번호, 발행일, 지급 기한, 세금 내역을 담고 있으며, 양쪽이 장부에 보관하는 문서입니다. 이미 보낸 청구서에 오류가 있다면 원본을 조용히 고치기보다 크레딧 노트를 발행한 뒤 새 청구서를 보내는 것이 보통 깔끔한 해결책입니다. 현지 규정이 바로 그렇게 하도록 요구할 수도 있습니다.

일반적인 순서. 견적서, 고객 승인, (필요하면) 프로포마나 선금 요청, 청구서, 그리고 결제. 작은 작업이라면 프로포마는 아예 건너뛰어도 됩니다. 큰 작업이라면 마지막에 큰 청구서 한 장을 보내기보다 처음부터 선금과 잔금을 합의해 두는 편이 잘 통하는 경우가 많습니다.

흔한 세 가지 혼동. 견적서를 보내려다 청구서를 보내는 것: 고객은 그것을 장부에 올리거나, 결제하거나, 동의한 적이 없으니 무시할 수도 있습니다. 승인된 견적서를 계약 전체로 여기는 것: 합의 내용을 기록하긴 하지만 양쪽을 구속하는지는 견적서의 조건과 현지 법에 달려 있으니, 작업 범위, 가격, 결제 조건은 서면으로 남기세요. 만료된 견적서로 청구하는 것: 먼저 견적서를 갱신해 고객이 실제로 승인한 가격과 청구서가 일치하게 하세요.

QuickBill에서는 이렇게 작동합니다. QuickBill은 이 흐름을 중심으로 만들어졌고 견적서와 청구서 두 가지 문서 유형, 그리고 정정을 위한 크레딧 노트를 지원합니다. 견적서에는 고유 번호, 발행일과 유효 기간, 품목, 메모, 조건이 있습니다. 이메일로 보내거나 링크를 공유하면 고객은 온라인에서 확인하고 그 자리에서 승인하거나 거절할 수 있으며, 여러분은 언제 열람됐는지 볼 수 있습니다. 저장한 변경 사항은 모두 견적서의 버전 기록에 남습니다.

QuickBill은 견적서를 보낸 뒤 지정한 일수가 지나면 후속 리마인더를 보내도록 예약할 수도 있으며, 그 시점이 견적 만료 이후라면 건너뜁니다.

견적서가 승인되면 '청구서로 전환'이 같은 고객, 통화, 품목, 메모, 조건으로 청구서를 만들어 주므로 다시 입력할 필요가 없습니다. 고객이 선금과 잔금처럼 나눠서 결제하면 결제마다 기록하고, 청구서에 아직 남은 금액이 표시됩니다.

프로포마는 어떻게 할까요? QuickBill에는 별도의 프로포마 문서 유형이 없습니다. 고객이 요청하면 품목, 가격, 조건이 이미 담긴 승인된 견적서를 보내는 것으로 충분한 경우가 많고, 사업하는 지역에서 프로포마를 어떻게 처리할지 세무 전문가와 상의할 수도 있습니다. 번호가 매겨진 청구서의 이름을 프로포마로 바꾸지는 마세요. 그래도 청구서 번호 순서에서 번호 하나를 차지합니다.

한 가지 유의할 점: 무엇이 청구서로 인정되는지, 언제 발행해야 하는지, 프로포마에 공식적인 지위가 있는지는 나라마다 다릅니다. 세부 사항은 현지 규정이나 세무 전문가를 통해 확인하세요.