청구서에 꼭 들어가야 할 것: 소규모 사업자를 위한 체크리스트

결제 지연이 고객의 자금 사정과 전혀 관계없을 때도 있습니다. 시작은 처리할 수 없는 청구서입니다. 세금 번호가 빠져 있거나, 지급 기한이 모호하거나, 합계를 합의한 작업과 연결할 수 없는 경우죠. 리마인더를 고민하기 전에, 청구서 자체가 경리 담당자가 던질 만한 모든 질문에 답하고 있는지 먼저 확인하세요.

1) 발행자. 상호와, 다르다면 등록된 법인명, 그리고 주소, 이메일, 전화번호. 세금 등록이 되어 있다면 세금 번호도 넣으세요. 세금 번호가 없으면 장부에 올리지 않는 경리 부서도 있습니다.

2) 수신자. 매일 연락하는 담당자 이름만이 아니라 고객사의 등록된 회사명. 주소와 세금 번호가 있다면 함께 적으세요. 직원 한 명에게만 발행된 청구서는 재무 부서에서 반려될 수 있습니다.

3) 고유한 청구서 번호. 청구서마다 고유 번호를 붙이고, 번호는 하나의 일관된 순서를 따릅니다. 이 번호로 여러분과 고객, 세무 담당자가 같은 문서를 가리킵니다. 청구서를 취소한 뒤라도 번호를 다시 쓰지 마세요.

4) 발행일과 지급 기한. 둘 다 실제 날짜로 적으세요. "30일 이내 지급"은 결제 조건으로 괜찮지만, 인쇄된 지급 기한 날짜가 있으면 기간이 언제 시작해 언제 끝나는지에 대한 의문이 사라집니다.

5) 합의 내용과 일치하는 품목. 서비스나 상품마다 한 줄씩, 각 줄에 명확한 설명, 수량, 단가, 줄 합계를 적습니다. "디자인 작업"은 질문을 부르지만, "홈페이지 리디자인, 수정 3회, 5월 4일 견적서 기준"은 그렇지 않습니다. 할인에 합의했다면 조용히 단가를 낮추지 말고 할인으로 표시해, 약속이 지켜졌다는 것을 고객이 볼 수 있게 하세요.

6) 세금은 따로 표시. 각 줄에 세율을 보여주고, 그다음 소계, 세액, 합계를 표시합니다. 어떤 세금이 적용되는지, 세율이 얼마인지, 애초에 세금을 부과해야 하는지는 여러분과 고객이 어디에 있는지에 따라 달라집니다. 현지 규정을 확인하거나 세무 전문가에게 문의하세요. 일반적인 체크리스트로는 답할 수 없는 부분입니다.

7) 통화. 해외 고객과 일한다면 이메일에만 쓰지 말고 청구서 자체에 통화를 명시하세요. 자체 장부를 위해 금액을 환산한다면 사용한 환율을 기록해 두세요.

8) 결제 조건과 결제 방법. 고객에게 주어진 기간, 받는 결제 수단, 그리고 연체 시 어떻게 되는지(예: 계약서가 허용하는 연체료)를 적으세요. 석 달 전 이메일 스레드에만 두지 말고 청구서에 넣으세요.

9) 짧은 메모. 한 줄짜리 감사 인사나 프로젝트 번호, 구매 주문 번호는 비용이 들지 않으면서 청구서를 올바른 작업과 맞추기 쉽게 해줍니다.

QuickBill이 채워 주는 방식. 사업자 정보(상호, 법인명, 주소, 연락처, 세금 번호, 로고)를 조직 설정에 한 번만 입력하면 모든 청구서와 견적서 PDF에 표시됩니다. 고객은 각자의 주소와 세금 번호와 함께 저장됩니다. 청구서마다 직접 정할 수 있는 접두사와 함께 번호가 자동으로 매겨지고, 발행일과 지급 기한, 통화는 문서마다 선택합니다.

품목에는 설명, 수량, 단가, 할인, 세율을 입력하며, 소계, 할인, 세액, 합계는 QuickBill이 계산합니다. 메모와 이용 약관(거래 조건)에는 각각 전용 입력란이 있고, 기본 결제 기간과 기본 약관 문구를 설정해 두면 새 청구서가 처음부터 채워진 상태로 시작합니다.

청구서를 이메일로 보내면 고객은 PDF와 온라인으로 볼 수 있는 링크를 받고, 여러분은 언제 열람됐는지 확인할 수 있습니다. 고객이 나눠서 결제하면 결제마다 기록하고, 청구서에 남은 금액이 표시됩니다.

이 체크리스트가 다루지 않는 것. 일부 국가는 특정 고객에 대해 추가 항목, 특정 문구, 전자 청구서 형식을 요구합니다. 그중 무엇이 여러분에게 해당하는지는 현지 규정이나 세무 전문가에게 확인할 문제입니다. 먼저 위의 기본을 제대로 갖추세요. 고객사 경리 부서가 물어볼 질문 대부분에 이것으로 답할 수 있습니다.