Offerte, proforma of factuur: wat stuur je wanneer?
Drie documenten die op elkaar lijken maar een ander doel hebben. Zo houd je ze uit elkaar en gebruik je ze in de juiste volgorde.
Ze delen een opmaak, een klantnaam en een prijslijst, dus het is verleidelijk ze als uitwisselbaar te behandelen. Dat zijn ze niet. Elk document beantwoordt een andere vraag, en wie het verkeerde stuurt, laat beide partijen in het ongewisse over wat er echt is afgesproken.
De offerte: "Dit zou het kosten." Een offerte, soms ook prijsopgave of raming genoemd, is een voorstel dat je stuurt voordat het werk begint. Er staan het werk, de prijzen en de geldigheidsduur in. Er wordt niet om betaling gevraagd en het is geen rekening. Het enige doel is een duidelijk ja of nee.
Geef elke offerte een vervaldatum. Prijzen, beschikbaarheid en wisselkoersen veranderen, en zonder deadline kan een klant zes maanden later terugkomen en de prijs van afgelopen voorjaar verwachten. Het helpt ook om te zeggen of je een raming stuurt (je beste inschatting, die kan veranderen) of een vaste offerte (een prijs waaraan je je verbindt).
De proforma: "Zo komt de factuur eruit te zien." Een proforma-factuur is een voorproefje van een toekomstige factuur, meestal verstuurd nadat de klant akkoord is gegaan maar voordat de echte factuur wordt uitgereikt. Ze wordt vaak gebruikt om een vooruitbetaling te vragen, om de klant een inkooporder te laten aanmaken, of bij grensoverschrijdende zendingen waarbij de douane of een bank de verwachte bedragen vooraf moet zien. In veel landen is het geen fiscaal document en wordt ze niet geboekt als echte factuur; betaalt de klant op basis ervan, dan volgt een echte factuur.
De factuur: "Graag dit bedrag betalen." De factuur is het formele betalingsverzoek voor geleverd werk, geleverde goederen of een bereikte mijlpaal. Ze heeft een uniek nummer, een factuurdatum, een vervaldatum en de belastingspecificatie, en het is het document dat beide partijen in hun boeken bewaren. Blijkt een verstuurde factuur fout, dan is de nette oplossing meestal een creditnota gevolgd door een nieuwe factuur, in plaats van het origineel stilletjes aan te passen; de lokale regels kunnen precies dat voorschrijven.
De gebruikelijke volgorde. Offerte, dan akkoord van de klant, dan (optioneel) een proforma of verzoek om aanbetaling, dan de factuur, dan de betaling. Bij kleine opdrachten kun je de proforma helemaal overslaan. Bij grotere werkt het vaak beter om vooraf een aanbetaling en een slotbetaling af te spreken dan één grote rekening aan het eind.
Drie veelvoorkomende verwarringen. Een factuur sturen terwijl je een offerte bedoelde: de klant boekt hem misschien, betaalt hem, of negeert hem omdat hij nooit akkoord ging. Een geaccepteerde offerte als het hele contract behandelen: ze legt vast wat is afgesproken, maar of ze beide partijen bindt, hangt af van de voorwaarden en het lokale recht, dus leg scope, prijs en betalingsvoorwaarden schriftelijk vast. Factureren op basis van een verlopen offerte: vernieuw de offerte eerst, zodat de factuur aansluit bij prijzen die de klant echt heeft geaccepteerd.
Zo werkt het in QuickBill. QuickBill is rond deze stroom gebouwd met twee documenttypen, offertes en facturen, plus creditnota's voor correcties. Een offerte heeft een eigen nummer, een uitgifte- en vervaldatum, regels, notities en voorwaarden. Je verstuurt hem per e-mail of deelt de link; je klant kan hem online bekijken en daar accepteren of afwijzen, en jij ziet wanneer hij is geopend. Elke opgeslagen wijziging blijft bewaard in de versiegeschiedenis van de offerte.
QuickBill kan ook een opvolgherinnering inplannen een vast aantal dagen nadat je een offerte hebt verstuurd, en slaat die over als ze na de vervaldatum van de offerte zou vallen.
Is een offerte geaccepteerd, dan maakt "Omzetten naar factuur" de factuur aan met dezelfde klant, valuta, regels, notities en voorwaarden, zonder dat je iets hoeft over te typen. Betaalt de klant in delen, bijvoorbeeld een aanbetaling en het restant, dan registreer je elke betaling en toont de factuur wat er nog openstaat.
En proforma's? QuickBill heeft geen apart documenttype voor proforma's. Vraagt een klant erom, dan kun je vaak de geaccepteerde offerte sturen, waar de regels, prijzen en voorwaarden al in staan, of met je boekhouder afspreken hoe je proforma's waar jij werkt het best afhandelt. Hernoem een genummerde factuur niet tot proforma: ze neemt nog steeds een nummer in je factuurreeks in.
Eén kanttekening: wat als factuur geldt, wanneer die moet worden uitgereikt en of een proforma een formele status heeft, verschilt per land. Controleer de details aan de hand van de lokale regels of met je boekhouder.