Wat moet er op een factuur? Een checklist voor kleine bedrijven
De gegevens die elke factuur nodig heeft, zodat je klant hem zonder vragenronde kan goedkeuren, boeken en betalen.
Soms heeft een late betaling niets te maken met de kaspositie van de klant. Het begint met een factuur die niet te verwerken is: een ontbrekend btw- of fiscaal nummer, een vage vervaldatum, een totaal dat niemand kan terugleiden naar het afgesproken werk. Zorg, voordat je aan herinneringen denkt, dat de factuur zelf elke vraag beantwoordt die een administratie zou kunnen stellen.
1) Van wie. Je bedrijfsnaam en, als die afwijkt, je statutaire naam, plus adres, e-mail en telefoonnummer. Ben je fiscaal geregistreerd, voeg dan je btw- of fiscaal nummer toe; sommige administraties boeken een factuur zonder dat nummer niet.
2) Aan wie. De geregistreerde bedrijfsnaam van de klant, niet alleen de persoon met wie je dagelijks werkt. Voeg adres en fiscaal nummer toe als die er zijn. Een factuur die alleen aan één medewerker is gericht, kan terugkomen van de financiële afdeling.
3) Een uniek factuurnummer. Elke factuur krijgt een eigen nummer, en de nummers volgen één consistente reeks. Zo verwijzen jij, je klant en je boekhouder naar hetzelfde document. Gebruik een nummer nooit opnieuw, ook niet na het annuleren van een factuur.
4) Factuurdatum en vervaldatum. Schrijf beide als echte kalenderdatum. "30 dagen netto" is prima als betalingsvoorwaarde, maar een vervaldatum op de factuur haalt elke twijfel weg over wanneer de termijn begon en wanneer die afloopt.
5) Regels die passen bij de afspraak. Eén regel per dienst of product, elk met een duidelijke omschrijving, aantal, stukprijs en regeltotaal. "Ontwerpwerk" roept vragen op; "Herontwerp homepage, drie revisierondes, conform offerte van 4 mei" niet. Heb je een korting afgesproken, laat die dan zien in plaats van stilletjes de prijs te verlagen, zodat de klant ziet dat de afspraak is nagekomen.
6) Belasting, apart vermeld. Toon het belastingtarief per regel en daarna het subtotaal, het belastingbedrag en het totaal. Welke belasting geldt, tegen welk tarief en of je überhaupt belasting moet rekenen, hangt af van waar jij en je klant gevestigd zijn. Controleer de lokale regels of vraag het je boekhouder; geen algemene checklist kan dat voor je beantwoorden.
7) Valuta. Werk je met klanten in het buitenland, vermeld de valuta dan op de factuur zelf, niet alleen in de e-mail. Reken je bedragen om voor je eigen administratie, noteer dan de wisselkoers die je gebruikte.
8) Betalingsvoorwaarden en hoe te betalen. Vermeld hoeveel dagen de klant heeft, welke betaalmethoden je accepteert en wat er gebeurt bij late betaling, bijvoorbeeld een vergoeding die je contract toestaat. Zet het op de factuur, niet alleen in een e-mailwisseling van drie maanden geleden.
9) Een korte notitie. Een bedankje van één regel, of een project- of inkoopordernummer, kost niets en maakt het makkelijker om de factuur aan het juiste werk te koppelen.
Hoe QuickBill dit invult. Je voert je bedrijfsgegevens één keer in bij de organisatie-instellingen (naam, statutaire naam, adres, contactgegevens, fiscaal nummer en logo), en ze verschijnen op elke pdf van facturen en offertes. Klanten worden opgeslagen met hun eigen adres en fiscaal nummer. Elke factuur wordt automatisch genummerd, met een voorvoegsel dat je zelf kiest, en je bepaalt per document de factuurdatum, vervaldatum en valuta.
Regels krijgen een omschrijving, aantal, stukprijs, korting en belastingtarief, en QuickBill berekent subtotaal, korting, belasting en totaal voor je. Notities en algemene voorwaarden hebben eigen velden, en je kunt een standaard betalingstermijn en standaardtekst voor voorwaarden instellen, zodat elke nieuwe factuur al ingevuld begint.
Als je een factuur per e-mail verstuurt, krijgt je klant de pdf en een link om hem online te bekijken, en jij ziet wanneer hij is geopend. Betaalt een klant in delen, dan registreer je elke betaling en toont de factuur wat er nog openstaat.
Wat deze checklist niet dekt. Sommige landen eisen voor bepaalde klanten extra velden, specifieke formuleringen of een elektronisch factuurformaat. Welke daarvan voor jou gelden, is een vraag voor de lokale regels of je boekhouder. Zorg eerst dat de basis hierboven klopt; die beantwoordt de meeste vragen die de administratie van een klant zal stellen.