Como cobrar uma fatura em atraso sem estragar a relação

Uma fatura em atraso é desconfortável para os dois lados. Não quer parecer desesperado nem indelicado, e o seu cliente pode simplesmente ter-se esquecido ou estar à espera de uma aprovação interna. Boa parte desse desconforto desaparece quando o seu acompanhamento é educado, previsível e decidido com antecedência.

Antes do vencimento: remova os obstáculos. Confirme que a fatura chegou a quem realmente paga, muitas vezes a contabilidade e não o seu contacto no projeto. Garanta que indica um vencimento claro e como pagar. Se o cliente precisar de um número de nota de encomenda ou de uma referência específica na fatura, acrescente-os agora. Alguns pagamentos «em atraso» são apenas faturas presas na caixa de correio errada.

Depois, siga uma sequência simples. Defina os seus passos uma única vez, contados em dias após o vencimento, e use-os para todos os clientes. Uma sequência previsível parece menos pessoal ao cliente e é muito mais fácil de cumprir para si.

1) Alguns dias de atraso: um lembrete amigável. Parta do princípio da boa-fé. Seja breve, refira o número e o vencimento da fatura e inclua o link. Por exemplo: «Olá, Ana. Só um lembrete: a fatura INV-0142 venceu a 3 de março. Pode ter-lhe escapado; consegue dizer-me quando está previsto o pagamento? Pode consultá-la aqui: [link].»

2) Cerca de uma semana de atraso: um pedido direto. Continue educado, mas mais claro. Repita o valor e peça uma data de pagamento. Se algo estiver a bloquear o pagamento, como um dado em falta ou uma linha contestada, é muitas vezes nesta altura que surge, por isso pergunte: «Há alguma coisa do nosso lado que esteja a atrasar o pagamento?»

3) Duas semanas ou mais: um aviso final. Diga claramente que é o seu último lembrete por escrito, indique o saldo em dívida e explique o que acontece a seguir: um telefonema, a suspensão de trabalho adicional ou a aplicação das condições de mora previstas no contrato. Mencione apenas passos que esteja disposto a dar e que o contrato e as regras locais permitam.

4) Depois disso: pegue no telefone. Esgotados os lembretes escritos, um telefonema curto é o passo natural seguinte. Pergunte o que se passa e se um plano de pagamentos ajudaria. Um pagamento parcial agora é muitas vezes melhor do que um pagamento completo nunca.

Regras de tom que protegem a relação. Atenha-se aos factos: número, valor, data. Não peça desculpa por querer ser pago e não especule em voz alta sobre o motivo do atraso. Envie os lembretes para o endereço que trata dos pagamentos. E pare assim que o dinheiro chegar; um lembrete depois de o cliente ter pago é uma forma fácil de irritar um bom cliente.

Como o QuickBill gere a sequência. Na política de cobrança do QuickBill define os passos de lembrete pelo número de dias após o vencimento e atribui um tom a cada um: Amigável, Firme ou Aviso final. Por predefinição, os passos são aos 3, 7 e 14 dias, e pode alterá-los. As faturas por pagar são marcadas como vencidas automaticamente, cada e-mail de lembrete indica o valor em dívida e tem um botão que abre a fatura, e a app pode avisá-lo quando um lembrete é enviado.

Os lembretes só vão para faturas que ainda estão em aberto. Assim que uma fatura é marcada como paga ou anulada, sai da sequência. Se um cliente pagar por partes, registe cada pagamento e o lembrete seguinte só pede o saldo restante. Os pagamentos com cartão através da Stripe ou da iyzico são registados automaticamente; transferências e numerário são registados por si. Garanta que cada cliente tem um endereço de e-mail guardado, porque é para lá que vão os lembretes.

Os limites. Os lembretes automáticos resolvem os casos de rotina; não substituem uma conversa quando um cliente está em verdadeira dificuldade ou contesta o trabalho. E se estiver a pensar em penalizações, juros ou cobrança judicial, as regras variam muito de país para país, por isso verifique primeiro o seu contrato e as regras locais.