Orçamento, fatura pró-forma ou fatura: qual enviar e quando
Três documentos parecidos que servem para coisas diferentes. Como distingui-los e usá-los pela ordem certa.
Partilham o layout, o nome do cliente e uma lista de preços, por isso é tentador tratá-los como intermutáveis. Não são. Cada um responde a uma pergunta diferente, e enviar o errado deixa ambas as partes sem saber ao certo o que foi realmente acordado.
O orçamento: «Isto é quanto custaria.» Um orçamento, por vezes chamado estimativa ou proposta, é uma oferta enviada antes de o trabalho começar. Indica o trabalho, os preços e durante quanto tempo a oferta é válida. Não pede pagamento e não é uma fatura. A sua única função é obter um sim ou um não claro.
Dê a cada orçamento uma data de validade. Preços, disponibilidade e taxas de câmbio mudam, e sem prazo um cliente pode voltar seis meses depois à espera do preço da primavera passada. Também ajuda dizer se está a enviar uma estimativa (o seu melhor cálculo, que pode mudar) ou um orçamento fechado (um preço com que se compromete).
A fatura pró-forma: «É assim que a fatura vai ficar.» Uma fatura pró-forma é uma pré-visualização de uma fatura futura, normalmente enviada depois de o cliente concordar, mas antes de a fatura real ser emitida. Serve tipicamente para pedir um adiantamento, para permitir ao cliente emitir uma nota de encomenda ou em envios internacionais em que a alfândega ou um banco precisam de conhecer os valores previstos com antecedência. Em muitos países não é um documento fiscal nem é registada como uma fatura real; se o cliente pagar com base nela, segue-se a fatura propriamente dita.
A fatura: «Por favor, pague isto.» A fatura é o pedido formal de pagamento por trabalho entregue, bens fornecidos ou uma etapa concluída. Tem um número único, data de emissão, data de vencimento e a discriminação do imposto, e é o documento que ambas as partes guardam na contabilidade. Se uma fatura já enviada estiver errada, a solução limpa é normalmente uma nota de crédito seguida de uma nova fatura, em vez de alterar o original em silêncio; as regras locais podem exigir exatamente isso.
A ordem habitual. Orçamento, depois a aceitação do cliente, depois (opcionalmente) uma pró-forma ou um pedido de adiantamento, depois a fatura e, por fim, o pagamento. Em trabalhos pequenos pode dispensar a pró-forma. Nos maiores, acordar à partida um adiantamento e um pagamento final costuma funcionar melhor do que uma grande fatura no fim.
Três confusões comuns. Enviar uma fatura quando queria enviar um orçamento: o cliente pode registá-la, pagá-la ou ignorá-la porque nunca concordou. Tratar um orçamento aceite como o contrato completo: regista o que foi acordado, mas se vincula ambas as partes depende das suas condições e da lei local, por isso ponha por escrito o âmbito, o preço e as condições de pagamento. Faturar a partir de um orçamento expirado: atualize-o primeiro, para que a fatura corresponda a preços que o cliente realmente aceitou.
Como funciona no QuickBill. O QuickBill foi construído em torno deste fluxo com dois tipos de documento, orçamentos e faturas, mais notas de crédito para correções. Um orçamento tem número próprio, data de emissão e data de validade, linhas, notas e condições. Envia-o por e-mail ou partilha o seu link; o cliente pode vê-lo online e aceitá-lo ou recusá-lo ali mesmo, e fica a saber quando foi aberto. Cada alteração guardada fica no histórico de versões do orçamento.
O QuickBill pode também agendar um lembrete de acompanhamento um número definido de dias depois de enviar um orçamento, e ignora-o se fosse cair depois de o orçamento expirar.
Depois de o orçamento ser aceite, «Converter em fatura» cria a fatura com o mesmo cliente, moeda, linhas, notas e condições, sem nada para voltar a escrever. Se o cliente pagar por partes, como um adiantamento e o restante, regista cada pagamento e a fatura mostra o que ainda está por pagar.
E as pró-formas? O QuickBill não tem um tipo de documento pró-forma separado. Se um cliente pedir uma, muitas vezes pode enviar o orçamento aceite, que já mostra as linhas, os preços e as condições, ou combinar com o seu contabilista como tratar as pró-formas onde trabalha. Evite renomear uma fatura numerada como pró-forma: continua a ocupar um número na sua sequência de faturas.
Uma ressalva: o que conta como fatura, quando tem de ser emitida e se uma pró-forma tem algum valor formal varia de país para país. Confirme os pormenores nas regras locais ou com o seu contabilista.