O que deve constar numa fatura: lista de verificação para pequenas empresas

Às vezes, um pagamento em atraso não tem nada a ver com a tesouraria do cliente. Começa com uma fatura que não pode ser processada: falta o número de contribuinte, o vencimento é vago, ninguém consegue associar o total ao trabalho acordado. Antes de pensar em lembretes, garanta que a própria fatura responde a todas as perguntas que um departamento de contabilidade possa fazer.

1) Quem a emite. O nome do seu negócio e, se for diferente, a denominação legal, mais a morada, o e-mail e o telefone. Se estiver registado para efeitos fiscais, acrescente o seu número fiscal; alguns departamentos de contabilidade não registam uma fatura sem ele.

2) A quem se destina. A denominação legal do cliente, e não apenas o nome da pessoa com quem trabalha no dia a dia. Acrescente a morada e o número fiscal, se existirem. Uma fatura dirigida apenas a um funcionário pode ser devolvida pelo departamento financeiro.

3) Um número de fatura único. Cada fatura tem o seu próprio número, e os números seguem uma sequência coerente. É assim que você, o seu cliente e o seu contabilista se referem ao mesmo documento. Não reutilize um número, nem depois de anular uma fatura.

4) Data de emissão e data de vencimento. Escreva ambas como datas reais do calendário. «30 dias líquidos» serve como condição de pagamento, mas uma data de vencimento impressa elimina qualquer dúvida sobre quando o prazo começou e quando termina.

5) Linhas que correspondem ao acordado. Uma linha por serviço ou produto, cada uma com descrição clara, quantidade, preço unitário e total da linha. «Trabalho de design» gera perguntas; «Redesenho da página inicial, três rondas de revisão, conforme orçamento de 4 de maio» não. Se acordou um desconto, mostre-o em vez de baixar o preço em silêncio, para que o cliente veja que foi respeitado.

6) O imposto, discriminado. Indique a taxa de imposto em cada linha e, depois, o subtotal, o total de imposto e o total geral. Que imposto se aplica, a que taxa e se tem sequer de o cobrar depende de onde você e o seu cliente estão estabelecidos. Verifique as regras locais ou pergunte ao seu contabilista; nenhuma lista genérica pode responder a isso por si.

7) Moeda. Se trabalha com clientes no estrangeiro, indique a moeda na própria fatura, e não apenas no e-mail. Se converter valores para a sua contabilidade, registe a taxa de câmbio utilizada.

8) Condições e forma de pagamento. Indique quantos dias o cliente tem, que meios de pagamento aceita e o que acontece se o pagamento atrasar, por exemplo uma penalização prevista no seu contrato. Coloque isto na fatura, e não apenas numa troca de e-mails de há três meses.

9) Uma nota curta. Um agradecimento de uma linha, ou uma referência de projeto ou de nota de encomenda, não custa nada e facilita associar a fatura ao trabalho certo.

Como o QuickBill preenche isto. Introduz uma única vez os dados do seu negócio nas definições da organização (nome, denominação legal, morada, contactos, número fiscal e logótipo), e eles aparecem em cada PDF de fatura e de orçamento. Os clientes ficam guardados com a sua própria morada e número fiscal. Cada fatura é numerada automaticamente, com um prefixo que pode definir, e escolhe a data de emissão, o vencimento e a moeda de cada documento.

Cada linha leva descrição, quantidade, preço unitário, desconto e taxa de imposto, e o QuickBill calcula por si o subtotal, o desconto, o imposto e o total. As notas e os termos e condições têm campos próprios, e pode definir um prazo de pagamento e um texto de condições predefinidos para que cada nova fatura comece já preenchida.

Quando envia uma fatura por e-mail, o cliente recebe o PDF e um link para a ver online, e fica a saber quando foi aberta. Se um cliente pagar em prestações, regista cada pagamento e a fatura mostra o que ainda falta pagar.

O que esta lista não cobre. Alguns países exigem campos adicionais, uma redação específica ou um formato de fatura eletrónica para determinados clientes. Quais se aplicam ao seu caso é uma pergunta para as regras locais ou para o seu contabilista. Comece por acertar as bases acima; respondem à maioria das perguntas que o departamento de contabilidade de um cliente lhe vai fazer.