Коммерческое предложение, проформа или счёт: что и когда отправлять
Три похожих документа с разными задачами. Как их различать и использовать в правильном порядке.
У них общий макет, имя клиента и список цен, поэтому их легко посчитать взаимозаменяемыми. Это не так. Каждый отвечает на свой вопрос, и если отправить не тот, обе стороны перестают понимать, о чём на самом деле договорились.
Коммерческое предложение: «Вот сколько это будет стоить». Предложение, его ещё называют сметой или офертой, отправляют до начала работы. В нём перечислены работы, цены и срок действия предложения. Оно не требует оплаты и не является счётом. Его единственная задача — получить чёткое «да» или «нет».
Указывайте срок действия каждого предложения. Цены, загрузка и курсы валют меняются, и без крайнего срока клиент может вернуться через полгода, рассчитывая на цену прошлой весны. Полезно также уточнить, что вы отправляете: предварительную оценку (лучший прогноз, который может измениться) или фиксированное предложение (цену, за которую вы ручаетесь).
Проформа: «Вот как будет выглядеть счёт». Счёт-проформа — это предварительный вариант будущего счёта, который обычно отправляют после согласия клиента, но до выставления настоящего счёта. Её используют, чтобы запросить предоплату, чтобы клиент мог оформить заказ на закупку, или при международных поставках, когда таможне или банку нужно заранее видеть ожидаемые суммы. Во многих странах это не налоговый документ, и её не проводят как настоящий счёт; если клиент платит по ней, затем выставляется полноценный счёт.
Счёт: «Пожалуйста, оплатите». Счёт — это официальное требование оплаты за выполненную работу, поставленный товар или завершённый этап. В нём есть уникальный номер, дата выставления, срок оплаты и расчёт налога, и именно его обе стороны хранят в учёте. Если в отправленном счёте обнаружилась ошибка, корректный путь — обычно корректировочный документ и новый счёт, а не тихая правка оригинала; местные правила могут требовать именно этого.
Обычный порядок. Предложение, затем согласие клиента, затем (при необходимости) проформа или запрос предоплаты, затем счёт и, наконец, оплата. Для небольших заказов проформу можно вовсе пропустить. Для крупных часто лучше заранее договориться о предоплате и финальном платеже, чем выставлять один большой счёт в конце.
Три частые путаницы. Отправить счёт вместо предложения: клиент может провести его, оплатить или проигнорировать, потому что ни на что не соглашался. Считать принятое предложение полным договором: оно фиксирует договорённости, но обязывает ли оно стороны, зависит от его условий и местного права, поэтому закрепите объём работ, цену и условия оплаты письменно. Выставлять счёт по просроченному предложению: сначала обновите его, чтобы счёт соответствовал ценам, которые клиент действительно принял.
Как это устроено в QuickBill. QuickBill построен вокруг этого процесса и работает с двумя типами документов — предложениями и счетами, а для исправлений есть корректировочные документы. У предложения есть свой номер, дата выставления и срок действия, позиции, примечания и условия. Вы отправляете его по e-mail или делитесь ссылкой; клиент может открыть его онлайн и там же принять или отклонить, а вы видите, когда его открыли. Каждое сохранённое изменение остаётся в истории версий предложения.
QuickBill также может запланировать напоминание через заданное число дней после отправки предложения и пропускает его, если оно пришлось бы на время после окончания срока действия.
Когда предложение принято, кнопка «Преобразовать в счёт» создаёт счёт с тем же клиентом, валютой, позициями, примечаниями и условиями — ничего не нужно перепечатывать. Если клиент платит частями, например предоплату и остаток, вы фиксируете каждый платёж, и счёт показывает, сколько ещё не оплачено.
А как же проформа? Отдельного типа документа «проформа» в QuickBill нет. Если клиент просит её, часто можно отправить принятое предложение, где уже есть позиции, цены и условия, или договориться с бухгалтером, как оформлять проформы там, где вы работаете. Не переименовывайте пронумерованный счёт в проформу: он всё равно займёт номер в вашей последовательности счетов.
Одна оговорка: что считается счётом, когда его нужно выставлять и имеет ли проформа какой-либо официальный статус, зависит от страны. Проверьте детали по местным правилам или у своего бухгалтера.