Что указать в счёте: чек-лист для малого бизнеса

Иногда задержка оплаты никак не связана с деньгами клиента. Она начинается со счёта, который невозможно обработать: не указан налоговый номер, срок оплаты размыт, итоговую сумму никто не может сопоставить с согласованной работой. Прежде чем думать о напоминаниях, убедитесь, что сам счёт отвечает на любой вопрос, который может задать бухгалтерия.

1) От кого. Название вашей компании и, если отличается, полное юридическое наименование, а также адрес, e-mail и телефон. Если вы зарегистрированы как налогоплательщик, добавьте налоговый номер; некоторые бухгалтерии не проводят счёт без него.

2) Кому. Зарегистрированное название компании клиента, а не только имя человека, с которым вы общаетесь каждый день. Добавьте адрес и налоговый номер, если они есть. Счёт, выставленный только на отдельного сотрудника, финансовый отдел может вернуть.

3) Уникальный номер счёта. У каждого счёта свой номер, и номера идут по единой последовательности. По нему вы, клиент и ваш бухгалтер ссылаетесь на один и тот же документ. Не используйте номер повторно, даже если счёт был аннулирован.

4) Дата выставления и срок оплаты. Укажите обе как конкретные календарные даты. Формулировка «30 дней» годится как условие оплаты, но напечатанная дата срока снимает любые сомнения о том, когда срок начался и когда он истекает.

5) Позиции, совпадающие с договорённостью. Одна строка на каждую услугу или товар, в каждой понятное описание, количество, цена за единицу и сумма по строке. «Дизайнерские работы» вызывают вопросы; «Редизайн главной страницы, три раунда правок, согласно предложению от 4 мая» — нет. Если вы договорились о скидке, покажите её, а не снижайте цену молча, чтобы клиент видел: договорённость соблюдена.

6) Налог отдельной строкой. Укажите ставку налога в каждой строке, затем сумму без налога, сумму налога и итог. Какой налог применяется, по какой ставке и нужно ли вообще его начислять, зависит от того, где находитесь вы и ваш клиент. Проверьте местные правила или спросите бухгалтера; никакой общий чек-лист не ответит на это за вас.

7) Валюта. Если вы работаете с зарубежными клиентами, указывайте валюту в самом счёте, а не только в письме. Если пересчитываете суммы для собственного учёта, запишите курс, который использовали.

8) Условия и способ оплаты. Напишите, сколько дней у клиента на оплату, какие способы оплаты вы принимаете и что произойдёт при просрочке, например пени, предусмотренные договором. Укажите это в счёте, а не только в переписке трёхмесячной давности.

9) Короткая заметка. Благодарность в одну строку или номер проекта либо заказа ничего не стоят и помогают связать счёт с нужной работой.

Как это заполняет QuickBill. Данные компании вы вводите один раз в настройках организации (название, юридическое наименование, адрес, контакты, налоговый номер и логотип), и они появляются в каждом PDF-счёте и коммерческом предложении. Клиенты сохраняются со своим адресом и налоговым номером. Каждый счёт нумеруется автоматически, с префиксом, который вы можете задать, а дату выставления, срок оплаты и валюту вы выбираете для каждого документа.

Для каждой позиции указываются описание, количество, цена, скидка и ставка налога, а QuickBill сам считает сумму без налога, скидку, налог и итог. Для примечаний и условий есть отдельные поля, а срок оплаты и текст условий по умолчанию можно задать так, чтобы каждый новый счёт начинался уже заполненным.

Когда вы отправляете счёт по e-mail, клиент получает PDF и ссылку для просмотра онлайн, а вы видите, когда его открыли. Если клиент платит частями, вы фиксируете каждый платёж, и счёт показывает, сколько ещё осталось.

Чего этот чек-лист не охватывает. В некоторых странах для определённых клиентов требуются дополнительные поля, особые формулировки или электронный формат счёта. Какие из этих требований касаются вас, решают местные правила или ваш бухгалтер. Сначала наведите порядок в основах выше: они отвечают на большинство вопросов, которые задаст бухгалтерия клиента.