Så påminner du om en försenad faktura utan att skada relationen

En förfallen faktura är obekväm för båda parter. Du vill inte låta desperat eller otrevlig, och kunden kanske bara har glömt eller väntar på ett internt godkännande. Mycket av obehaget försvinner när din uppföljning är artig, förutsägbar och bestämd i förväg.

Före förfallodagen: ta bort hindren. Kontrollera att fakturan har gått till den som faktiskt betalar, ofta ekonomiavdelningen snarare än din projektkontakt. Se till att den har ett tydligt förfallodatum och anger hur man betalar. Behöver kunden ett inköpsordernummer eller en viss referens på fakturan, lägg till det nu. Vissa "sena" betalningar är helt enkelt fakturor som fastnat i fel inkorg.

Följ sedan en enkel ordning. Bestäm dina steg en gång, räknat i dagar efter förfallodagen, och använd dem för alla kunder. En förutsägbar ordning känns mindre personlig för kunden, och den är mycket lättare för dig att hålla dig till.

1) Några dagar sen: en vänlig påminnelse. Utgå från god tro. Håll det kort, nämn fakturanummer och förfallodatum och bifoga länken till fakturan. Till exempel: "Hej Anna, en kort påminnelse om att faktura INV-0142 förföll den 3 mars. Den kan ha slunkit förbi; kan du berätta när betalningen är planerad? Du hittar fakturan här: [länk]."

2) Ungefär en vecka sen: en direkt fråga. Fortfarande artigt, men tydligare. Upprepa beloppet och be om ett betalningsdatum. Om något blockerar betalningen, som en saknad uppgift eller en ifrågasatt rad, brukar det komma fram nu, så fråga: "Är det något från vår sida som håller upp betalningen?"

3) Två veckor eller mer: en sista påminnelse. Säg tydligt att det här är din sista skriftliga påminnelse, ange det utestående beloppet och förklara vad som händer härnäst: ett telefonsamtal, paus i fortsatt arbete eller att villkoren för sen betalning i ert avtal tillämpas. Nämn bara steg du är beredd att ta, och bara sådana som avtalet och de lokala reglerna tillåter.

4) Därefter: ring. När de skriftliga påminnelserna har gjort sitt är ett kort samtal det naturliga nästa steget. Fråga vad som har hänt och om en avbetalningsplan skulle hjälpa. En delbetalning nu är ofta bättre än en full betalning aldrig.

Tonregler som skyddar relationen. Håll dig till fakta: nummer, belopp, datum. Be inte om ursäkt för att du vill få betalt, och spekulera inte högt om varför kunden inte har betalat. Skicka påminnelser till den adress som hanterar betalningar. Och sluta så fort pengarna kommer in; en påminnelse efter att kunden redan har betalat är ett enkelt sätt att irritera en bra kund.

Så sköter QuickBill ordningen. I QuickBills påminnelsepolicy ställer du in påminnelsesteg efter antal dagar efter förfallodagen och ger varje steg en ton: Vänlig, Bestämd eller Sista påminnelse. Som standard ligger stegen på 3, 7 och 14 dagar, och du kan ändra dem. Obetalda fakturor markeras automatiskt som förfallna, varje påminnelsemejl anger det belopp som ska betalas och har en knapp som öppnar fakturan, och appen kan meddela dig när en påminnelse har skickats.

Påminnelser går bara till fakturor som fortfarande är öppna. När en faktura markeras som betald eller makulerad faller den ur ordningen. Betalar en kund i delar, registrera varje betalning; nästa påminnelse ber då bara om det återstående beloppet. Kortbetalningar via Stripe eller iyzico registreras automatiskt; banköverföringar och kontanter registrerar du själv. Se till att varje kund har en e-postadress sparad, eftersom det är dit påminnelserna går.

Begränsningarna. Automatiska påminnelser hanterar rutinfallen; de ersätter inte ett samtal när en kund har verkliga svårigheter eller bestrider arbetet. Och funderar du på förseningsavgifter, ränta eller inkasso skiljer sig reglerna mycket mellan länder, så kontrollera ditt avtal och de lokala reglerna först.