Offert, proformafaktura eller faktura: vad ska du skicka och när?
Tre dokument som liknar varandra men fyller olika funktioner. Så skiljer du dem åt och använder dem i rätt ordning.
De delar layout, kundnamn och en prislista, så det är frestande att behandla dem som utbytbara. Det är de inte. Vart och ett besvarar en annan fråga, och skickar du fel dokument blir båda parter osäkra på vad som faktiskt avtalades.
Offerten: "Så här mycket skulle det kosta." En offert, ibland kallad kostnadsförslag eller prisuppgift, är ett förslag du skickar innan arbetet börjar. Den listar arbetet, priserna och hur länge erbjudandet gäller. Den begär ingen betalning och är ingen räkning. Dess enda uppgift är att få ett tydligt ja eller nej.
Ge varje offert ett sista giltighetsdatum. Priser, tillgänglighet och växelkurser ändras, och utan en tidsgräns kan en kund komma tillbaka ett halvår senare och vänta sig förra vårens pris. Det hjälper också att tala om ifall du skickar en uppskattning (din bästa bedömning, som kan ändras) eller en fast offert (ett pris du förbinder dig till).
Proformafakturan: "Så här kommer fakturan att se ut." En proformafaktura är en förhandsvisning av en kommande faktura, som oftast skickas efter att kunden har tackat ja men innan den riktiga fakturan utfärdas. Den används typiskt för att begära förskottsbetalning, för att låta kunden lägga en inköpsorder eller vid gränsöverskridande leveranser där tullen eller en bank behöver se de förväntade värdena i förväg. På många håll är den inget skattedokument och bokförs inte som en riktig faktura; betalar kunden mot den följer en ordinarie faktura.
Fakturan: "Var vänlig betala detta." Fakturan är den formella betalningsbegäran för utfört arbete, levererade varor eller en uppnådd delleverans. Den har ett unikt nummer, fakturadatum, förfallodatum och skattespecifikation, och det är dokumentet som båda parter sparar i bokföringen. Visar sig en skickad faktura vara fel är den rena lösningen oftast en kreditfaktura följd av en ny faktura, i stället för att tyst ändra originalet; de lokala reglerna kan kräva just det.
Den vanliga ordningen. Offert, sedan kundens godkännande, sedan (vid behov) en proformafaktura eller begäran om förskott, sedan fakturan och sist betalningen. För små uppdrag kan du hoppa över proformafakturan helt. För större fungerar det ofta bättre att från början komma överens om ett förskott och en slutbetalning än att skicka en stor faktura i slutet.
Tre vanliga förväxlingar. Att skicka en faktura när du menade en offert: kunden kan bokföra den, betala den eller strunta i den eftersom den aldrig godkänt något. Att behandla en accepterad offert som hela avtalet: den dokumenterar vad som avtalades, men om den binder båda parter beror på dess villkor och lokal lag, så skriv ner omfattning, pris och betalningsvillkor. Att fakturera utifrån en utgången offert: förnya den först, så att fakturan stämmer med priser som kunden faktiskt har godkänt.
Så fungerar det i QuickBill. QuickBill är byggt kring det här flödet med två dokumenttyper, offerter och fakturor, plus kreditfakturor för rättelser. En offert har eget nummer, ett utfärdande- och ett giltighetsdatum, rader, anteckningar och villkor. Du skickar den via e-post eller delar dess länk; kunden kan se den online och acceptera eller avböja den där, och du ser när den öppnades. Varje sparad ändring finns kvar i offertens versionshistorik.
QuickBill kan också schemalägga en uppföljningspåminnelse ett valt antal dagar efter att du skickat en offert, och hoppar över den om den skulle infalla efter att offerten har gått ut.
När en offert har accepterats skapar "Konvertera till faktura" fakturan med samma kund, valuta, rader, anteckningar och villkor, så att inget behöver skrivas in igen. Betalar kunden i delar, till exempel förskott och resterande belopp, registrerar du varje betalning och fakturan visar vad som fortfarande är obetalt.
Och proformafakturor? QuickBill har ingen separat dokumenttyp för proformafakturor. Ber en kund om en kan du ofta skicka den accepterade offerten, som redan visar rader, priser och villkor, eller komma överens med din redovisningskonsult om hur proformafakturor ska hanteras där du verkar. Undvik att döpa om en numrerad faktura till proformafaktura: den tar ändå ett nummer i din fakturaserie.
En reservation: vad som räknas som en faktura, när den måste utfärdas och om en proformafaktura har någon formell status varierar mellan länder. Kontrollera detaljerna mot de lokala reglerna eller med din redovisningskonsult.