Vad ska stå på en faktura? En checklista för småföretag

Ibland har en sen betalning ingenting med kundens likviditet att göra. Den börjar med en faktura som inte går att hantera: ett saknat momsregistrerings- eller skattenummer, en vag förfallodag, en summa som ingen kan koppla till det avtalade arbetet. Innan du tänker på påminnelser, se till att fakturan själv besvarar varje fråga en ekonomiavdelning kan tänkas ställa.

1) Från vem. Ditt företagsnamn och, om det skiljer sig, ditt registrerade juridiska namn, plus adress, e-post och telefonnummer. Om du är registrerad för skatt, lägg till ditt skattenummer; vissa ekonomiavdelningar bokför inte en faktura utan det.

2) Till vem. Kundens registrerade företagsnamn, inte bara personen du jobbar med till vardags. Lägg till adress och skattenummer om de finns. En faktura som bara är ställd till en enskild anställd kan komma tillbaka från ekonomiavdelningen.

3) Ett unikt fakturanummer. Varje faktura får ett eget nummer, och numren följer en sammanhängande serie. Det är så du, din kund och din redovisningskonsult hänvisar till samma dokument. Återanvänd aldrig ett nummer, inte ens efter att en faktura har makulerats.

4) Fakturadatum och förfallodatum. Skriv båda som riktiga kalenderdatum. "30 dagar netto" fungerar som betalningsvillkor, men ett tryckt förfallodatum tar bort alla tvivel om när fristen började och när den löper ut.

5) Rader som stämmer med överenskommelsen. En rad per tjänst eller produkt, var och en med tydlig beskrivning, antal, á-pris och radsumma. "Designarbete" väcker frågor; "Omdesign av startsidan, tre revisionsrundor, enligt offert den 4 maj" gör det inte. Har ni kommit överens om en rabatt, visa den i stället för att tyst sänka priset, så att kunden ser att den hölls.

6) Skatten, redovisad separat. Visa skattesatsen på varje rad, sedan delsumma, skattebelopp och totalbelopp. Vilken skatt som gäller, med vilken sats och om du alls behöver ta ut den beror på var du och din kund finns. Kontrollera de lokala reglerna eller fråga en redovisningskonsult; ingen allmän checklista kan svara på det åt dig.

7) Valuta. Om du arbetar med kunder utomlands, ange valutan på själva fakturan, inte bara i mejlet. Om du räknar om belopp för din egen bokföring, anteckna vilken växelkurs du använde.

8) Betalningsvillkor och hur man betalar. Skriv hur många dagar kunden har på sig, vilka betalningssätt du tar emot och vad som händer vid sen betalning, till exempel en förseningsavgift som ditt avtal tillåter. Sätt det på fakturan, inte bara i en mejltråd från för tre månader sedan.

9) En kort anteckning. Ett tack på en rad, eller en projekt- eller ordernummerreferens, kostar ingenting och gör det lättare att koppla fakturan till rätt arbete.

Så fyller QuickBill i detta. Du anger dina företagsuppgifter en gång i organisationsinställningarna (namn, juridiskt namn, adress, kontaktuppgifter, skattenummer och logotyp), och de visas på varje faktura- och offert-PDF. Kunder sparas med egen adress och eget skattenummer. Varje faktura numreras automatiskt, med ett prefix du själv kan välja, och du väljer fakturadatum, förfallodatum och valuta för varje dokument.

Rader får beskrivning, antal, á-pris, rabatt och skattesats, och QuickBill räknar ut delsumma, rabatt, skatt och totalbelopp åt dig. Anteckningar och villkor har egna fält, och du kan ställa in standardbetalningsvillkor och en standardtext för villkor så att varje ny faktura börjar ifylld.

När du skickar en faktura via e-post får kunden PDF:en och en länk för att se den online, och du ser när den öppnades. Betalar en kund i delar registrerar du varje betalning, och fakturan visar vad som återstår.

Vad den här checklistan inte täcker. Vissa länder kräver extra fält, särskilda formuleringar eller ett elektroniskt fakturaformat för vissa kunder. Vilka av dessa som gäller dig är en fråga för de lokala reglerna eller din redovisningskonsult. Få grunderna ovan rätt först; de besvarar de flesta frågor som en kunds ekonomiavdelning kommer att ställa.