Geciken bir faturanın peşine ilişkiyi bozmadan nasıl düşülür?

Vadesi geçmiş bir fatura iki taraf için de tatsızdır. Siz çaresiz ya da kaba görünmek istemezsiniz; müşteriniz ise belki sadece unutmuştur ya da şirket içinde bir onay bekliyordur. Takibiniz nazik, öngörülebilir ve önceden belirlenmiş olduğunda bu tatsızlığın büyük kısmı ortadan kalkar.

Vade gelmeden: engelleri kaldırın. Faturanın ödemeyi gerçekten yapan kişiye, çoğu zaman proje muhatabınıza değil muhasebe ekibine gittiğini kontrol edin. Vade tarihinin ve ödeme yolunun açıkça yazdığından emin olun. Müşteri faturada bir satın alma siparişi numarası ya da belirli bir referans görmek istiyorsa şimdi ekleyin. 'Geciken' bazı ödemeler aslında yanlış gelen kutusunda bekleyen faturalardır.

Sonra tek ve basit bir sıra izleyin. Adımlarınızı bir kez, vade tarihinden sonraki gün sayısına göre belirleyin ve her müşteri için aynısını kullanın. Öngörülebilir bir sıra müşteriye daha az kişisel gelir, sizin için de uygulaması çok daha kolaydır.

1) Birkaç gün gecikme: dostça bir hatırlatma. İyi niyet varsayın. Kısa tutun, fatura numarasını ve vade tarihini belirtin, faturanın bağlantısını ekleyin. Örneğin: 'Merhaba Ayşe Hanım, INV-0142 numaralı faturanın vadesi 3 Mart'ta dolmuştu; gözden kaçmış olabilir diye hatırlatmak istedim. Ödemenin ne zaman planlandığını paylaşabilir misiniz? Faturaya buradan ulaşabilirsiniz: [bağlantı].'

2) Yaklaşık bir hafta gecikme: doğrudan bir rica. Hâlâ nazik ama daha net olun. Tutarı yeniden belirtin ve bir ödeme tarihi isteyin. Ödemeyi eksik bir bilgi ya da itiraz edilen bir kalem gibi bir şey engelliyorsa genellikle bu aşamada ortaya çıkar; o yüzden sorun: 'Bizim taraftan ödemeyi bekleten bir şey var mı?'

3) İki hafta ve sonrası: son uyarı. Bunun son yazılı hatırlatmanız olduğunu açıkça söyleyin, kalan bakiyeyi belirtin ve sonraki adımı anlatın: bir telefon görüşmesi, işe ara vermek ya da sözleşmenizdeki gecikme koşullarını uygulamak. Yalnızca gerçekten atmaya hazır olduğunuz, sözleşmenizin ve yerel kuralların izin verdiği adımlardan söz edin.

4) Sonrası: telefonu açın. Yazılı hatırlatmalar tükendiğinde doğal sonraki adım kısa bir telefon görüşmesidir. Neler olduğunu ve bir ödeme planının işe yarayıp yaramayacağını sorun. Bugün yapılan kısmi bir ödeme, çoğu zaman hiç gelmeyen tam ödemeden iyidir.

İlişkiyi koruyan üslup kuralları. Gerçeklere bağlı kalın: numara, tutar, tarih. Ödeme istediğiniz için özür dilemeyin, müşterinin neden ödemediğine dair yüksek sesle tahmin yürütmeyin. Hatırlatmaları ödemelerle ilgilenen adrese gönderin. Ve para geldiği anda durun; ödemesini yapmış bir müşteriye hatırlatma göndermek, iyi bir müşteriyi kızdırmanın kolay bir yoludur.

QuickBill bu sırayı nasıl yürütür? QuickBill'in hatırlatma politikasında adımları vade tarihinden sonraki gün sayısına göre belirler ve her adıma bir üslup seçersiniz: Dostça, Net ya da Son uyarı. Varsayılan adımlar 3., 7. ve 14. gündür; bunları değiştirebilirsiniz. Ödenmemiş faturalar otomatik olarak gecikmiş diye işaretlenir, her hatırlatma e-postası ödenmesi gereken tutarı belirtir ve faturayı açan bir düğme içerir; bir hatırlatma gönderildiğinde uygulama size bildirim de gönderebilir.

Hatırlatmalar yalnızca hâlâ açık olan faturalara gider. Fatura ödendi ya da iptal edildi olarak işaretlendiğinde sıradan çıkar. Müşteri parça parça öderse her ödemeyi kaydedin; bir sonraki hatırlatma yalnızca kalan bakiyeyi ister. Stripe veya iyzico üzerinden yapılan kart ödemeleri otomatik olarak kaydedilir; havale ve nakit ödemeleri siz kaydedersiniz. Her müşterinin kayıtlı bir e-posta adresi olduğundan emin olun, çünkü hatırlatmalar oraya gider.

Sınırlar. Otomatik hatırlatmalar olağan durumları halleder; gerçekten zor durumda olan ya da yapılan işe itiraz eden bir müşteriyle konuşmanın yerini tutmaz. Gecikme bedeli, faiz ya da hukuki alacak takibi düşünüyorsanız kurallar ülkeden ülkeye çok farklıdır; önce sözleşmenizi ve yerel kuralları kontrol edin.