Teklif mi, proforma mı, fatura mı: hangisi, ne zaman gönderilir?

Aynı düzeni, aynı müşteri adını ve bir fiyat listesini paylaştıkları için birbirinin yerine kullanılabilirmiş gibi görünürler. Öyle değiller. Her biri farklı bir soruya yanıt verir; yanlış olanı göndermek, iki tarafı da tam olarak neyin kararlaştırıldığı konusunda belirsizlikte bırakır.

Teklif: 'Bu iş şu kadar tutar.' Teklif (bazen fiyat teklifi ya da tahmini bütçe de denir), iş başlamadan önce gönderdiğiniz bir öneridir. İşi, fiyatları ve teklifin ne kadar süre geçerli olduğunu listeler. Ödeme istemez, bir borç belgesi değildir. Tek görevi net bir evet ya da hayır almaktır.

Her teklife bir geçerlilik tarihi koyun. Fiyatlar, müsaitlik durumu ve kurlar değişir; son tarih yoksa müşteri altı ay sonra gelip geçen baharın fiyatını bekleyebilir. Gönderdiğiniz şeyin tahmini bir bütçe mi (değişebilecek en iyi tahmininiz) yoksa kesin bir teklif mi (arkasında durduğunuz bir fiyat) olduğunu belirtmek de işe yarar.

Proforma: 'Fatura böyle görünecek.' Proforma fatura, ileride kesilecek faturanın bir ön izlemesidir; genellikle müşteri onay verdikten sonra, asıl fatura düzenlenmeden önce gönderilir. Çoğunlukla avans istemek, müşterinin satın alma siparişi açabilmesi ya da gümrüğün veya bankanın beklenen tutarları önceden görmesi gereken yurt dışı sevkiyatlar için kullanılır. Birçok yerde vergi belgesi sayılmaz ve gerçek bir fatura gibi kayda alınmaz; müşteri proformaya istinaden öderse ardından asıl fatura kesilir.

Fatura: 'Lütfen bunu ödeyin.' Fatura; teslim edilen iş, satılan mal ya da tamamlanan bir aşama için yapılan resmî ödeme talebidir. Benzersiz bir numara, düzenleme tarihi, vade tarihi ve vergi dökümü taşır; iki tarafın da defterine giren belge budur. Gönderilmiş bir faturada hata çıkarsa temiz çözüm genellikle aslını sessizce değiştirmek değil, bir iade faturası ve ardından yeni bir fatura düzenlemektir; yerel kurallarınız tam olarak bunu şart koşabilir.

Olağan sıra. Önce teklif, sonra müşterinin onayı, ardından (isteğe bağlı) proforma ya da avans talebi, sonra fatura ve en son ödeme. Küçük işlerde proformayı tamamen atlayabilirsiniz. Büyük işlerde avansı ve son ödemeyi baştan konuşmak, işin sonunda tek bir büyük fatura kesmekten çoğu zaman daha iyi sonuç verir.

Sık yapılan üç karışıklık. Teklif göndermek isterken fatura göndermek: müşteri onu kayda alabilir, ödeyebilir ya da hiç onaylamadığı için görmezden gelebilir. Onaylanmış bir teklifi sözleşmenin tamamı saymak: teklif neyin kararlaştırıldığını kayıt altına alır, ama iki tarafı ne ölçüde bağladığı şartlarına ve yerel hukuka bağlıdır; bu yüzden kapsamı, fiyatı ve ödeme koşullarını yazılı hâle getirin. Süresi dolmuş bir tekliften fatura kesmek: önce teklifi yenileyin ki fatura, müşterinin gerçekten kabul ettiği fiyatlarla örtüşsün.

QuickBill'de nasıl işliyor? QuickBill bu akış üzerine kurulu iki belge türüyle çalışır: teklifler ve faturalar; düzeltmeler için de iade faturaları. Bir teklifin kendi numarası, düzenleme ve geçerlilik tarihi, kalemleri, notları ve şartları vardır. Teklifi e-postayla gönderir ya da bağlantısını paylaşırsınız; müşteriniz teklifi çevrimiçi görüntüleyip orada kabul ya da reddedebilir, siz de ne zaman açıldığını görürsünüz. Kaydettiğiniz her değişiklik teklifin sürüm geçmişinde saklanır.

QuickBill, teklifi gönderdikten belirlediğiniz gün sayısı kadar sonra bir takip hatırlatması da planlayabilir; hatırlatma teklifin süresi dolduktan sonraya denk gelecekse onu atlar.

Teklif kabul edildiğinde 'Faturaya dönüştür', aynı müşteri, para birimi, kalemler, notlar ve şartlarla faturayı oluşturur; hiçbir şeyi yeniden yazmanız gerekmez. Müşteri avans ve kalan tutar gibi parça parça öderse her ödemeyi kaydedersiniz, fatura da kalan bakiyeyi gösterir.

Peki proforma? QuickBill'de ayrı bir proforma belge türü yok. Müşteri proforma isterse çoğu zaman kalemleri, fiyatları ve şartları zaten içeren onaylanmış teklifi gönderebilir ya da bulunduğunuz yerde proformaların nasıl ele alınacağını mali müşavirinizle konuşabilirsiniz. Numaralı bir faturayı proforma diye yeniden adlandırmaktan kaçının: o belge yine fatura sıranızda bir numara tüketir.

Son bir not: neyin fatura sayıldığı, ne zaman düzenlenmesi gerektiği ve proformanın resmî bir geçerliliği olup olmadığı ülkeden ülkeye değişir. Ayrıntıları yerel kurallarınızdan ya da mali müşavirinizden teyit edin.