Faturada neler olmalı: küçük işletmeler için kontrol listesi
Müşterinizin faturayı soru sormadan onaylaması, kayda alması ve ödemesi için her faturada bulunması gereken bilgiler.
Geciken bir ödemenin bazen müşterinin nakit durumuyla hiçbir ilgisi yoktur. Sorun, işleme alınamayan bir faturayla başlar: eksik bir vergi numarası, belirsiz bir vade, anlaşılan işle eşleştirilemeyen bir toplam. Hatırlatmaları düşünmeden önce faturanın, bir muhasebe ekibinin sorabileceği her soruyu kendi başına yanıtladığından emin olun.
1) Kimden. İşletmenizin adı ve farklıysa resmî unvanı; ayrıca adresiniz, e-postanız ve telefon numaranız. Vergi mükellefiyseniz vergi numaranızı da ekleyin; bazı muhasebe ekipleri vergi numarası olmayan faturayı kayda almaz.
2) Kime. Yalnızca günlük yazıştığınız kişinin adı değil, müşterinin kayıtlı şirket unvanı. Varsa adresini ve vergi numarasını da ekleyin. Sadece bir çalışanın adına düzenlenmiş fatura, finans departmanından geri dönebilir.
3) Benzersiz bir fatura numarası. Her faturanın kendine ait bir numarası olur ve numaralar tutarlı tek bir sırayı izler. Siz, müşteriniz ve mali müşaviriniz aynı belgeden bu numarayla söz edersiniz. İptal ettiğiniz bir faturanın numarasını bile yeniden kullanmayın.
4) Düzenleme tarihi ve vade tarihi. İkisini de gerçek bir takvim tarihi olarak yazın. 'Fatura tarihinden itibaren 30 gün' bir ödeme koşulu olarak yerindedir, ama faturada açıkça yazan bir vade tarihi, sürenin ne zaman başlayıp ne zaman bittiği konusundaki her şüpheyi ortadan kaldırır.
5) Anlaşmayla örtüşen kalemler. Her hizmet ya da ürün için bir satır; her satırda açık bir açıklama, miktar, birim fiyat ve satır toplamı. 'Tasarım işi' soru doğurur; '4 Mayıs tarihli teklifteki gibi ana sayfa yeniden tasarımı, üç revizyon turu' doğurmaz. Bir indirimde anlaştıysanız fiyatı sessizce düşürmek yerine indirimi gösterin ki müşteri sözünüzü tuttuğunuzu görsün.
6) Ayrı gösterilen vergi. Her satırda vergi oranını, ardından ara toplamı, vergi toplamını ve genel toplamı gösterin. Hangi verginin hangi oranda uygulanacağı, hatta vergi eklemeniz gerekip gerekmediği sizin ve müşterinizin nerede bulunduğuna bağlıdır. Yerel kuralları kontrol edin ya da mali müşavirinize danışın; hiçbir genel kontrol listesi bunu sizin yerinize yanıtlayamaz.
7) Para birimi. Yurt dışındaki müşterilerle çalışıyorsanız para birimini yalnızca e-postada değil, faturanın üzerinde de belirtin. Kendi kayıtlarınız için tutarları çeviriyorsanız kullandığınız döviz kurunu not edin.
8) Ödeme koşulları ve ödeme yolu. Müşterinin kaç günü olduğunu, hangi ödeme yöntemlerini kabul ettiğinizi ve ödeme gecikirse ne olacağını, örneğin sözleşmenizin izin verdiği bir gecikme bedelini yazın. Bunları üç ay önceki bir e-posta yazışmasında bırakmayın; faturanın üzerine koyun.
9) Kısa bir not. Tek satırlık bir teşekkür ya da bir proje veya satın alma siparişi referansı hiçbir şeye mal olmaz ve faturanın doğru işle eşleştirilmesini kolaylaştırır.
QuickBill bunları nasıl doldurur? İşletme bilgilerinizi (ad, resmî unvan, adres, iletişim bilgileri, vergi numarası ve logo) organizasyon ayarlarına bir kez girersiniz; bu bilgiler her fatura ve teklif PDF'inde yer alır. Müşteriler kendi adresleri ve vergi numaralarıyla kaydedilir. Her fatura, belirleyebileceğiniz bir önekle otomatik olarak numaralandırılır; düzenleme tarihini, vade tarihini ve para birimini her belge için ayrı seçersiniz.
Kalemlere açıklama, miktar, birim fiyat, indirim ve vergi oranı girilir; ara toplamı, indirimi, vergiyi ve toplamı QuickBill sizin için hesaplar. Notlar ile şartlar ve koşullar için ayrı alanlar vardır; varsayılan ödeme vadesini ve varsayılan şartlar metnini bir kez tanımlarsanız her yeni fatura bunlar dolu olarak başlar.
Faturayı e-postayla gönderdiğinizde müşteriniz PDF'i ve faturayı çevrimiçi görüntüleyebileceği bir bağlantıyı alır; faturanın ne zaman açıldığını siz de görürsünüz. Müşteri parça parça öderse her ödemeyi kaydedersiniz ve fatura kalan tutarı gösterir.
Bu listenin kapsamadıkları. Bazı ülkeler belirli müşteriler için ek alanlar, belirli ifadeler ya da elektronik fatura formatı ister. Bunlardan hangilerinin sizin için geçerli olduğu, yerel kurallarınıza ya da mali müşavirinize sorulacak bir sorudur. Önce yukarıdaki temelleri doğru kurun; bir müşterinin muhasebe ekibinin soracağı soruların çoğunu bunlar yanıtlar.