Комерційна пропозиція, проформа чи рахунок: що і коли надсилати
Три схожі документи з різними завданнями. Як їх розрізняти й використовувати в правильному порядку.
У них спільний макет, ім’я клієнта та список цін, тож їх легко вважати взаємозамінними. Це не так. Кожен відповідає на своє запитання, і якщо надіслати не той, обидві сторони перестають розуміти, про що насправді домовилися.
Комерційна пропозиція: «Ось скільки це коштуватиме». Пропозицію, яку ще називають кошторисом або офертою, надсилають до початку роботи. У ній перелічено роботи, ціни та строк дії пропозиції. Вона не вимагає оплати й не є рахунком. Її єдине завдання — отримати чітке «так» або «ні».
Вказуйте строк дії кожної пропозиції. Ціни, завантаженість і курси валют змінюються, і без кінцевого терміну клієнт може повернутися через пів року, розраховуючи на ціну минулої весни. Корисно також уточнити, що ви надсилаєте: попередню оцінку (найкращий прогноз, який може змінитися) чи фіксовану пропозицію (ціну, за яку ви ручаєтеся).
Проформа: «Ось як виглядатиме рахунок». Рахунок-проформа — це попередній варіант майбутнього рахунку, який зазвичай надсилають після згоди клієнта, але до виставлення справжнього рахунку. Її використовують, щоб запросити передоплату, щоб клієнт міг оформити замовлення на закупівлю, або для міжнародних поставок, коли митниці чи банку потрібно заздалегідь бачити очікувані суми. У багатьох країнах це не податковий документ, і її не проводять як справжній рахунок; якщо клієнт платить за нею, потім виставляється повноцінний рахунок.
Рахунок: «Будь ласка, оплатіть». Рахунок — це офіційна вимога оплати за виконану роботу, поставлений товар або завершений етап. Він має унікальний номер, дату виставлення, термін оплати та розрахунок податку, і саме його обидві сторони зберігають в обліку. Якщо в надісланому рахунку виявилася помилка, коректний шлях — зазвичай кредит-нота й новий рахунок, а не тихе виправлення оригіналу; місцеві правила можуть вимагати саме цього.
Звичайний порядок. Пропозиція, потім згода клієнта, далі (за потреби) проформа або запит передоплати, потім рахунок і, нарешті, оплата. Для невеликих замовлень проформу можна взагалі пропустити. Для великих часто краще заздалегідь домовитися про передоплату й фінальний платіж, ніж виставляти один великий рахунок наприкінці.
Три поширені плутанини. Надіслати рахунок замість пропозиції: клієнт може провести його, оплатити або проігнорувати, бо ні на що не погоджувався. Вважати прийняту пропозицію повним договором: вона фіксує домовленості, але чи зобов’язує вона сторони, залежить від її умов і місцевого права, тож закріпіть обсяг робіт, ціну та умови оплати письмово. Виставляти рахунок за простроченою пропозицією: спершу оновіть її, щоб рахунок відповідав цінам, які клієнт справді прийняв.
Як це влаштовано в QuickBill. QuickBill побудовано навколо цього процесу, і він працює з двома типами документів — пропозиціями та рахунками, а для виправлень є кредит-ноти. Пропозиція має власний номер, дату виставлення та строк дії, позиції, примітки й умови. Ви надсилаєте її електронною поштою або ділитеся посиланням; клієнт може відкрити її онлайн і там само прийняти або відхилити, а ви бачите, коли її відкрили. Кожна збережена зміна залишається в історії версій пропозиції.
QuickBill також може запланувати нагадування через задану кількість днів після надсилання пропозиції й пропускає його, якщо воно припало б на час після закінчення строку дії.
Коли пропозицію прийнято, кнопка «Перетворити на рахунок» створює рахунок із тим самим клієнтом, валютою, позиціями, примітками й умовами — нічого не треба передруковувати. Якщо клієнт платить частинами, наприклад передоплату й залишок, ви фіксуєте кожен платіж, і рахунок показує, скільки ще не сплачено.
А як щодо проформи? Окремого типу документа «проформа» в QuickBill немає. Якщо клієнт її просить, часто можна надіслати прийняту пропозицію, де вже є позиції, ціни та умови, або домовитися з бухгалтером, як оформлювати проформи там, де ви працюєте. Не перейменовуйте пронумерований рахунок на проформу: він однаково займе номер у вашій послідовності рахунків.
Одне застереження: що вважається рахунком, коли його потрібно виставляти і чи має проформа якийсь офіційний статус, залежить від країни. Перевірте деталі за місцевими правилами або у свого бухгалтера.