Що має бути в рахунку: чекліст для малого бізнесу

Іноді затримка оплати не має нічого спільного з грошима клієнта. Вона починається з рахунку, який неможливо обробити: бракує податкового номера, термін оплати розмитий, підсумкову суму ніхто не може зіставити з погодженою роботою. Перш ніж думати про нагадування, переконайтеся, що сам рахунок відповідає на будь-яке запитання, яке може поставити бухгалтерія.

1) Від кого. Назва вашої компанії та, якщо відрізняється, повна юридична назва, а також адреса, e-mail і телефон. Якщо ви зареєстровані як платник податків, додайте податковий номер; деякі бухгалтерії не проводять рахунок без нього.

2) Кому. Зареєстрована назва компанії клієнта, а не лише ім’я людини, з якою ви щодня спілкуєтеся. Додайте адресу та податковий номер, якщо вони є. Рахунок, виставлений лише на окремого працівника, фінансовий відділ може повернути.

3) Унікальний номер рахунку. Кожен рахунок має власний номер, а номери йдуть єдиною послідовністю. За ним ви, клієнт і ваш бухгалтер посилаєтеся на той самий документ. Не використовуйте номер повторно, навіть якщо рахунок скасовано.

4) Дата виставлення та термін оплати. Вкажіть обидві як конкретні календарні дати. Формулювання «30 днів» підходить як умова оплати, але надрукована дата терміну знімає будь-які сумніви щодо того, коли строк почався і коли він спливає.

5) Позиції, що збігаються з домовленістю. Один рядок на кожну послугу чи товар, у кожному — зрозумілий опис, кількість, ціна за одиницю та сума рядка. «Дизайнерські роботи» викликають запитання; «Редизайн головної сторінки, три раунди правок, згідно з пропозицією від 4 травня» — ні. Якщо ви домовилися про знижку, покажіть її, а не знижуйте ціну мовчки, щоб клієнт бачив: домовленості дотримано.

6) Податок окремим рядком. Вкажіть ставку податку в кожному рядку, потім суму без податку, суму податку та загальну суму. Який податок застосовується, за якою ставкою і чи потрібно взагалі його нараховувати, залежить від того, де перебуваєте ви та ваш клієнт. Перевірте місцеві правила або запитайте бухгалтера; жоден загальний чекліст не відповість на це за вас.

7) Валюта. Якщо ви працюєте із закордонними клієнтами, зазначайте валюту в самому рахунку, а не лише в листі. Якщо перераховуєте суми для власного обліку, запишіть курс, який використали.

8) Умови та спосіб оплати. Напишіть, скільки днів має клієнт, які способи оплати ви приймаєте і що станеться в разі прострочення, наприклад пеня, передбачена договором. Вкажіть це в рахунку, а не лише в листуванні тримісячної давнини.

9) Коротка примітка. Подяка в один рядок або номер проєкту чи замовлення нічого не коштують і допомагають пов’язати рахунок із потрібною роботою.

Як це заповнює QuickBill. Дані компанії ви вводите один раз у налаштуваннях організації (назва, юридична назва, адреса, контакти, податковий номер і логотип), і вони з’являються в кожному PDF рахунку та комерційної пропозиції. Клієнти зберігаються з власною адресою та податковим номером. Кожен рахунок нумерується автоматично, із префіксом, який ви можете задати, а дату виставлення, термін оплати та валюту ви обираєте для кожного документа.

Для кожної позиції вказуються опис, кількість, ціна, знижка та ставка податку, а QuickBill сам рахує суму без податку, знижку, податок і загальну суму. Для приміток і умов є окремі поля, а термін оплати й текст умов за замовчуванням можна задати так, щоб кожен новий рахунок починався вже заповненим.

Коли ви надсилаєте рахунок електронною поштою, клієнт отримує PDF і посилання для перегляду онлайн, а ви бачите, коли його відкрили. Якщо клієнт платить частинами, ви фіксуєте кожен платіж, і рахунок показує, скільки ще залишилося.

Чого цей чекліст не охоплює. У деяких країнах для певних клієнтів потрібні додаткові поля, особливі формулювання або електронний формат рахунку. Які з цих вимог стосуються вас, визначають місцеві правила або ваш бухгалтер. Спершу наведіть лад в основах вище: вони відповідають на більшість запитань, які поставить бухгалтерія клієнта.