如何催收逾期发票而不伤及客户关系

逾期发票让双方都尴尬。你不想显得急切或失礼，而客户可能只是忘了，或者正在等内部审批。只要你的跟进礼貌、可预期并且事先定好，这种尴尬就会消减大半。

到期之前：清除障碍。确认发票送到了真正负责付款的人手里，这往往是财务部门，而不是你的项目对接人。确认发票上写明了清楚的到期日和付款方式。如果客户需要在发票上注明采购订单号或特定参考号，现在就加上。有些“逾期”付款，其实只是卡在错误收件箱里的发票。

然后，遵循一套简单的顺序。按到期日之后的天数一次性定好步骤，并对所有客户一视同仁。可预期的流程让客户觉得不那么针对个人，你自己也更容易坚持下去。

1) 逾期几天：友好提醒。先假定对方是善意的。内容简短，提到发票编号和到期日，并附上发票链接。例如：“王女士您好，温馨提醒一下，发票 INV-0142 的付款日期是 3 月 3 日。可能是一时疏漏，方便告知一下付款的安排吗？发票可在此查看：[链接]。”

2) 逾期约一周：直接请求。依然礼貌，但更明确。再次说明金额，并询问付款日期。如果有什么在阻碍付款，比如缺少某项信息或某行有争议，往往会在这个阶段浮现，所以可以问：“我们这边是否有什么问题耽误了付款？”

3) 逾期两周或更久：最终通知。明确说明这是你最后一次书面提醒，写明未付余额，并解释接下来会怎样：打电话沟通、暂停后续工作，或按合同中的逾期条款处理。只提你真正准备采取的措施，而且只提合同和当地规定允许的措施。

4) 之后：拿起电话。书面提醒用尽之后，一通简短的电话就是自然的下一步。问问发生了什么，分期付款计划是否有帮助。现在收到部分款项，往往好过永远收不到全款。

保护关系的语气原则。只讲事实：编号、金额、日期。不要为要求付款而道歉，也不要当面揣测客户为什么没付。把提醒发给负责付款的邮箱。钱一到账就立即停止；客户付款后还收到提醒，很容易让好客户心生不快。

QuickBill 如何执行这套流程。在 QuickBill 的催款政策中，你按到期日之后的天数设置提醒步骤，并为每一步选择语气：友好、坚定或最终通知。默认步骤为第 3、7、14 天，你可以修改。未付发票会被自动标记为逾期，每封提醒邮件都会写明应付金额，并附有打开发票的按钮；提醒发出时，应用也可以通知你。

提醒只会发给仍未结清的发票。发票一旦被标记为已付或已取消，就会退出流程。如果客户分期付款，逐笔记录即可，下一封提醒只会要求支付剩余余额。通过 Stripe 或 iyzico 的银行卡付款会自动记录；银行转账和现金需要你自己记录。请确保每位客户都保存了电子邮箱地址，因为提醒就是发到那里的。

局限。自动提醒能处理常规情况，但当客户确实陷入困境或对工作有异议时，它代替不了一次真正的沟通。另外，如果你在考虑滞纳金、利息或债务催收，各国规定差异很大，请先查看你的合同和当地规定。