报价单、形式发票还是发票：什么时候发哪一个

它们版式相同、客户名称相同、都有一张价格清单，所以很容易被当成可以互换。其实不然。每一种单据回答的是不同的问题，发错了，双方都会搞不清到底约定了什么。

报价单：“大概要这么多钱。”报价单（有时也叫估价单或报价）是在开工前发出的提议。它列出工作内容、价格以及报价的有效期。它不要求付款，也不是账单。它唯一的任务，是得到一个明确的“行”或“不行”。

给每份报价单设定有效期。价格、档期和汇率都会变化；没有期限的话，客户可能半年后回来，还期待去年春天的价格。同时最好说明你发的是估价（你的最佳估计，可能会变）还是固定报价（你承诺的价格）。

形式发票：“发票将会是这个样子。”形式发票是未来发票的预览，通常在客户同意之后、正式发票开具之前发出。它常用于请求预付款、让客户能够下采购订单，或在跨境发货时让海关或银行提前看到预期金额。在许多地方，它不是税务凭证，也不会像正式发票那样入账；如果客户据此付款，随后会开具正式发票。

发票：“请支付这笔款项。”发票是针对已交付的工作、已供应的货物或已完成的阶段提出的正式付款请求。它带有唯一编号、开票日期、到期日和税额明细，是双方都要记入账簿的单据。如果已发出的发票有误，通常干净的做法是开具贷记单，再开一张新发票，而不是悄悄修改原件；当地规定可能正是这样要求的。

通常的顺序。先报价，再由客户接受，然后（视需要）发形式发票或预付款请求，接着开发票，最后付款。小项目可以完全跳过形式发票。大项目则往往在一开始就约定好预付款和尾款，比最后一次性开一张大额发票效果更好。

三种常见混淆。本想发报价单却发了发票：客户可能会入账、付款，或因为从未同意而置之不理。把已接受的报价单当成完整合同：它记录了约定内容，但能否约束双方取决于其条款和当地法律，所以请把工作范围、价格和付款条件落到书面上。根据过期的报价单开票：先更新报价单，让发票与客户真正接受的价格一致。

在 QuickBill 中如何运作。QuickBill 正是围绕这一流程构建的，提供报价单和发票两种单据类型，另有用于更正的贷记单。报价单有自己的编号、开具日期和有效期、明细行、备注和条款。你可以通过电子邮件发送或分享链接；客户能在线查看并直接在页面上接受或拒绝，你则能看到它何时被打开。每次保存的修改都会保留在报价单的版本历史中。

QuickBill 还可以在发出报价单后按你设定的天数安排一次跟进提醒；如果提醒时间会落在报价单过期之后，就会跳过。

报价单被接受后，「转换为发票」会以相同的客户、币种、明细行、备注和条款生成发票，无需重新录入。如果客户分期付款，比如先付预付款再付余款，你逐笔记录，发票会显示仍未付清的金额。

那形式发票怎么办？QuickBill 没有单独的形式发票单据类型。如果客户需要，你通常可以发送已接受的报价单，其中已包含明细、价格和条款；也可以与会计商定在你经营所在地如何处理形式发票。不要把一张已编号的发票改名为形式发票：它依然会占用发票序列中的一个编号。

最后提醒一句：什么算发票、何时必须开具、形式发票是否具有正式地位，各国规定都不相同。请依据当地规定或与你的会计核实细节。