发票上应该写什么：小企业必备清单

有时付款延迟与客户的资金状况毫无关系，而是始于一张无法处理的发票：缺少税号、到期日含糊、合计金额与约定的工作对不上。在考虑催款提醒之前，先确保发票本身就能回答财务部门可能提出的每一个问题。

1) 开票方。你的商号，以及与之不同时的注册法定名称，再加上地址、电子邮箱和电话。如果你已办理税务登记，请写上税号；有些财务部门没有税号就不会入账。

2) 收票方。客户公司的注册名称，而不只是你日常对接的联系人姓名。如有地址和税号，也一并写上。只开给某位员工个人的发票，可能会被财务部门退回。

3) 唯一的发票编号。每张发票都有自己的编号，编号遵循一个连续一致的序列。你、你的客户和你的会计都靠这个编号指向同一份单据。即使作废了某张发票，也不要重复使用它的编号。

4) 开票日期和到期日。两者都写成具体的日历日期。“开票后 30 天内付款”作为付款条件没问题，但印在发票上的到期日能彻底消除“期限从何时开始、何时结束”的疑问。

5) 与约定一致的明细行。每项服务或产品一行，每行都有清楚的描述、数量、单价和行小计。“设计工作”会引来疑问；“首页改版，三轮修改，按 5 月 4 日报价单”则不会。如果约定了折扣，请把折扣明确列出来，而不是悄悄压低单价，让客户看到约定已被兑现。

6) 税额单独列示。每行注明税率，然后列出小计、税额和合计。适用哪种税、税率是多少、是否需要征税，取决于你和客户所在的地区。请查阅当地规定或咨询会计；任何通用清单都无法替你回答这个问题。

7) 币种。如果与海外客户合作，请把币种写在发票上，而不只是写在邮件里。如果为自己的账目换算金额，请记下所用的汇率。

8) 付款条件和付款方式。写明客户有多少天付款、你接受哪些付款方式，以及逾期会怎样，例如合同允许的滞纳金。把这些写在发票上，而不是只留在三个月前的邮件往来里。

9) 一句简短备注。一行感谢语，或项目编号、采购订单号，不花任何成本，却能让发票更容易对应到正确的工作。

QuickBill 如何帮你填好这些。你只需在组织设置中录入一次企业信息（名称、法定名称、地址、联系方式、税号和标志），它们就会出现在每一份发票和报价单 PDF 上。客户会连同各自的地址和税号一起保存。每张发票都会自动编号，前缀可以自行设置；开票日期、到期日和币种则按单据分别选择。

明细行可填写描述、数量、单价、折扣和税率，QuickBill 会为你计算小计、折扣、税额和合计。备注和条款与条件都有单独的字段；你还可以设置默认付款期限和默认条款文本，让每张新发票一开始就已填好。

通过电子邮件发送发票时，客户会收到 PDF 和一个在线查看的链接，你则能看到它何时被打开。如果客户分期付款，你可以逐笔记录，发票会显示仍未支付的金额。

这份清单没有涵盖的内容。有些国家对特定客户要求额外字段、特定措辞或电子发票格式。哪些适用于你，需要依据当地规定或咨询你的会计。先把上面的基础做好；客户财务部门会问的大多数问题，都能由此得到回答。