Überfällige Rechnungen nachfassen, ohne die Kundenbeziehung zu belasten
Ein Plan von der ersten freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung, mit Formulierungen zum Anpassen.
Eine überfällige Rechnung ist für beide Seiten unangenehm. Sie wollen weder verzweifelt noch unhöflich klingen, und Ihr Kunde hat es vielleicht einfach vergessen oder wartet auf eine interne Freigabe. Vieles davon verliert an Peinlichkeit, wenn Ihr Nachfassen höflich, vorhersehbar und vorab festgelegt ist.
Vor der Fälligkeit: Hindernisse beseitigen. Prüfen Sie, ob die Rechnung bei der Person gelandet ist, die tatsächlich zahlt, oft die Buchhaltung statt Ihres Projektkontakts. Stellen Sie sicher, dass ein klares Fälligkeitsdatum und der Zahlungsweg draufstehen. Braucht der Kunde eine Bestellnummer oder eine bestimmte Referenz auf der Rechnung, ergänzen Sie sie jetzt. Manche „verspäteten" Zahlungen sind schlicht Rechnungen, die im falschen Postfach stecken.
Dann folgen Sie einer einfachen Abfolge. Legen Sie Ihre Schritte einmal fest, gezählt in Tagen nach dem Fälligkeitsdatum, und verwenden Sie sie für jeden Kunden. Eine vorhersehbare Abfolge wirkt für den Kunden weniger persönlich, und Sie können sich viel leichter daran halten.
1) Ein paar Tage überfällig: eine freundliche Erinnerung. Gehen Sie von gutem Willen aus. Fassen Sie sich kurz, nennen Sie Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum und fügen Sie den Link zur Rechnung bei. Zum Beispiel: „Hallo Frau Weber, eine kurze Erinnerung: Die Rechnung INV-0142 war am 3. März fällig. Vielleicht ist sie untergegangen; könnten Sie mir sagen, wann die Zahlung eingeplant ist? Hier finden Sie die Rechnung: [Link]."
2) Etwa eine Woche überfällig: eine direkte Bitte. Weiterhin höflich, aber deutlicher. Nennen Sie den Betrag erneut und bitten Sie um ein Zahlungsdatum. Wenn etwas die Zahlung blockiert, etwa eine fehlende Angabe oder eine strittige Position, kommt es oft jetzt zur Sprache; fragen Sie also: „Gibt es auf unserer Seite etwas, das die Zahlung aufhält?"
3) Zwei Wochen oder mehr: eine letzte Mahnung. Sagen Sie klar, dass dies Ihre letzte schriftliche Erinnerung ist, nennen Sie den offenen Betrag und erklären Sie, was als Nächstes passiert: ein Anruf, eine Pause bei weiteren Arbeiten oder die Anwendung der Verzugsregeln aus Ihrem Vertrag. Erwähnen Sie nur Schritte, die Sie auch wirklich gehen wollen, und nur solche, die Ihr Vertrag und die Regeln vor Ort erlauben.
4) Danach: zum Telefon greifen. Wenn die schriftlichen Erinnerungen ausgeschöpft sind, ist ein kurzer Anruf der naheliegende nächste Schritt. Fragen Sie, was los ist und ob ein Ratenplan helfen würde. Eine Teilzahlung jetzt ist oft besser als eine volle Zahlung nie.
Tonregeln, die die Beziehung schützen. Bleiben Sie bei Fakten: Nummer, Betrag, Datum. Entschuldigen Sie sich nicht dafür, dass Sie bezahlt werden möchten, und spekulieren Sie nicht laut darüber, warum der Kunde nicht gezahlt hat. Senden Sie Erinnerungen an die Adresse, die Zahlungen bearbeitet. Und hören Sie auf, sobald das Geld eingeht; eine Erinnerung nach erfolgter Zahlung ist ein sicherer Weg, einen guten Kunden zu verärgern.
So steuert QuickBill die Abfolge. In der Mahnrichtlinie von QuickBill legen Sie Erinnerungsschritte nach Anzahl der Tage nach Fälligkeit fest und geben jedem Schritt einen Ton: Freundlich, Bestimmt oder Letzte Mahnung. Voreingestellt sind 3, 7 und 14 Tage, und Sie können das ändern. Unbezahlte Rechnungen werden automatisch als überfällig markiert, jede Erinnerungs-E-Mail nennt den fälligen Betrag und enthält eine Schaltfläche, die die Rechnung öffnet, und die App kann Sie benachrichtigen, wenn eine Erinnerung verschickt wurde.
Erinnerungen gehen nur an Rechnungen, die noch offen sind. Sobald eine Rechnung als bezahlt oder storniert markiert ist, fällt sie aus der Abfolge. Zahlt ein Kunde in Teilen, erfassen Sie jede Zahlung, und die nächste Erinnerung fordert nur noch den Restbetrag. Kartenzahlungen über Stripe oder iyzico werden automatisch erfasst; Überweisungen und Barzahlungen erfassen Sie selbst. Achten Sie darauf, dass für jeden Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, denn dorthin gehen die Erinnerungen.
Die Grenzen. Automatische Erinnerungen erledigen die Routinefälle; sie ersetzen kein Gespräch, wenn ein Kunde in echten Schwierigkeiten steckt oder die Leistung bestreitet. Und wenn Sie über Verzugsgebühren, Zinsen oder ein Inkasso nachdenken, unterscheiden sich die Regeln stark von Land zu Land; prüfen Sie zuerst Ihren Vertrag und die Regeln vor Ort.