Angebot, Proformarechnung oder Rechnung: was Sie wann senden
Drei Dokumente, die sich ähneln, aber unterschiedliche Aufgaben haben. So unterscheiden Sie sie und setzen sie in der richtigen Reihenfolge ein.
Sie teilen sich ein Layout, einen Kundennamen und eine Preisliste, daher ist es verlockend, sie als austauschbar zu behandeln. Das sind sie nicht. Jedes beantwortet eine andere Frage, und wer das falsche schickt, lässt beide Seiten im Unklaren darüber, was eigentlich vereinbart wurde.
Das Angebot: „So viel würde es kosten." Ein Angebot, manchmal auch Kostenvoranschlag genannt, ist ein Vorschlag, den Sie vor Beginn der Arbeit senden. Es listet Leistungen, Preise und die Gültigkeitsdauer auf. Es fordert keine Zahlung und ist keine Rechnung. Seine einzige Aufgabe ist ein klares Ja oder Nein.
Geben Sie jedem Angebot ein Ablaufdatum. Preise, Verfügbarkeit und Wechselkurse ändern sich, und ohne Frist kann ein Kunde sechs Monate später mit dem Preis vom letzten Frühjahr zurückkommen. Hilfreich ist auch, klarzustellen, ob Sie einen unverbindlichen Kostenvoranschlag (Ihre beste Schätzung, die sich ändern kann) oder ein Festpreisangebot (ein Preis, an den Sie sich binden) senden.
Die Proformarechnung: „So wird die Rechnung aussehen." Eine Proformarechnung ist eine Vorschau auf eine künftige Rechnung, meist versandt, nachdem der Kunde zugestimmt hat, aber bevor die eigentliche Rechnung ausgestellt wird. Sie dient typischerweise dazu, eine Vorauszahlung anzufordern, dem Kunden eine Bestellung zu ermöglichen oder bei grenzüberschreitenden Lieferungen dem Zoll oder einer Bank die erwarteten Werte vorab zu zeigen. Vielerorts ist sie kein steuerliches Dokument und wird nicht wie eine echte Rechnung verbucht; zahlt der Kunde darauf, folgt eine ordentliche Rechnung.
Die Rechnung: „Bitte zahlen Sie das." Die Rechnung ist die formelle Zahlungsaufforderung für erbrachte Leistungen, gelieferte Waren oder einen erreichten Meilenstein. Sie trägt eine eindeutige Nummer, ein Rechnungsdatum, ein Fälligkeitsdatum und die Steueraufschlüsselung, und beide Seiten führen sie in ihren Büchern. Stellt sich eine versandte Rechnung als fehlerhaft heraus, ist die saubere Lösung meist eine Gutschrift und eine neue Rechnung, statt das Original stillschweigend zu ändern; die Regeln vor Ort können genau das vorschreiben.
Die übliche Reihenfolge. Angebot, dann die Zusage des Kunden, dann (optional) eine Proformarechnung oder Anzahlungsanforderung, dann die Rechnung, dann die Zahlung. Bei kleinen Aufträgen können Sie die Proformarechnung ganz weglassen. Bei größeren funktioniert es oft besser, Anzahlung und Schlusszahlung vorab zu vereinbaren, als am Ende eine große Rechnung zu stellen.
Drei häufige Verwechslungen. Eine Rechnung senden, obwohl ein Angebot gemeint war: Der Kunde verbucht sie vielleicht, bezahlt sie oder ignoriert sie, weil er nie zugestimmt hat. Ein angenommenes Angebot als vollständigen Vertrag behandeln: Es dokumentiert, was vereinbart wurde, aber ob es beide Seiten bindet, hängt von seinen Bedingungen und vom lokalen Recht ab; halten Sie Umfang, Preis und Zahlungsbedingungen daher schriftlich fest. Aus einem abgelaufenen Angebot abrechnen: Erneuern Sie es zuerst, damit die Rechnung zu Preisen passt, die der Kunde tatsächlich angenommen hat.
So funktioniert es in QuickBill. QuickBill ist um diesen Ablauf herum gebaut, mit zwei Dokumenttypen, Angeboten und Rechnungen, plus Gutschriften für Korrekturen. Ein Angebot hat eine eigene Nummer, ein Ausstellungs- und ein Ablaufdatum, Positionen, Notizen und Bedingungen. Sie senden es per E-Mail oder teilen seinen Link; Ihr Kunde kann es online ansehen und dort annehmen oder ablehnen, und Sie sehen, wann es geöffnet wurde. Jede gespeicherte Änderung bleibt im Versionsverlauf des Angebots erhalten.
QuickBill kann außerdem eine Nachfass-Erinnerung eine festgelegte Anzahl von Tagen nach dem Versand eines Angebots einplanen und lässt sie weg, wenn sie nach Ablauf des Angebots fällig wäre.
Sobald ein Angebot angenommen ist, erstellt „In Rechnung umwandeln" die Rechnung mit demselben Kunden, derselben Währung, denselben Positionen, Notizen und Bedingungen, sodass nichts neu getippt werden muss. Zahlt der Kunde in Teilen, etwa Anzahlung und Restbetrag, erfassen Sie jede Zahlung, und die Rechnung zeigt den noch offenen Betrag.
Und Proformarechnungen? QuickBill hat keinen eigenen Dokumenttyp für Proformarechnungen. Wenn ein Kunde eine verlangt, können Sie oft das angenommene Angebot senden, das Positionen, Preise und Bedingungen bereits enthält, oder mit Ihrer Steuerberatung klären, wie Proformarechnungen bei Ihnen zu handhaben sind. Benennen Sie keine nummerierte Rechnung in eine Proformarechnung um: Sie belegt trotzdem eine Nummer in Ihrer Rechnungsfolge.
Ein Vorbehalt: Was als Rechnung gilt, wann sie ausgestellt werden muss und ob eine Proformarechnung einen formellen Status hat, ist von Land zu Land verschieden. Prüfen Sie die Einzelheiten anhand der Regeln vor Ort oder mit Ihrer Steuerberatung.