Was auf eine Rechnung gehört: eine Checkliste für kleine Unternehmen
Die Angaben, die jede Rechnung braucht, damit Ihr Kunde sie ohne Rückfragen freigeben, verbuchen und bezahlen kann.
Manchmal hat eine verspätete Zahlung nichts mit der Liquidität des Kunden zu tun. Sie beginnt mit einer Rechnung, die sich nicht bearbeiten lässt: eine fehlende Steuernummer, ein vages Zahlungsziel, eine Summe, die niemand der vereinbarten Leistung zuordnen kann. Bevor Sie an Erinnerungen denken, sorgen Sie dafür, dass die Rechnung selbst jede Frage beantwortet, die eine Buchhaltung stellen könnte.
1) Von wem. Ihr Firmenname und, falls abweichend, Ihr eingetragener rechtlicher Name, dazu Adresse, E-Mail und Telefonnummer. Wenn Sie steuerlich registriert sind, ergänzen Sie Ihre Steuernummer; manche Buchhaltungen verbuchen eine Rechnung ohne sie nicht.
2) An wen. Der eingetragene Firmenname des Kunden, nicht nur die Person, mit der Sie täglich zu tun haben. Ergänzen Sie Adresse und Steuernummer, sofern vorhanden. Eine Rechnung, die nur an einen einzelnen Mitarbeiter adressiert ist, kann von der Finanzabteilung zurückkommen.
3) Eine eindeutige Rechnungsnummer. Jede Rechnung erhält eine eigene Nummer, und die Nummern folgen einer durchgehenden Reihenfolge. So beziehen Sie, Ihr Kunde und Ihre Steuerberatung sich auf dasselbe Dokument. Vergeben Sie keine Nummer doppelt, auch nicht nach einer Stornierung.
4) Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Schreiben Sie beides als echtes Kalenderdatum. „30 Tage netto" ist als Zahlungsbedingung in Ordnung, aber ein aufgedrucktes Fälligkeitsdatum beseitigt jeden Zweifel, wann die Frist beginnt und wann sie endet.
5) Positionen, die zur Vereinbarung passen. Eine Zeile pro Leistung oder Produkt, jeweils mit klarer Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Zeilensumme. „Designarbeiten" wirft Fragen auf; „Neugestaltung der Startseite, drei Korrekturschleifen, laut Angebot vom 4. Mai" nicht. Wenn Sie einen Rabatt vereinbart haben, weisen Sie ihn aus, statt den Preis stillschweigend zu senken, damit der Kunde sieht, dass er eingehalten wurde.
6) Steuer, getrennt ausgewiesen. Zeigen Sie den Steuersatz in jeder Zeile, danach Zwischensumme, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. Welche Steuer gilt, zu welchem Satz und ob Sie überhaupt Steuer berechnen müssen, hängt davon ab, wo Sie und Ihr Kunde ansässig sind. Prüfen Sie die Regeln vor Ort oder fragen Sie Ihre Steuerberatung; keine allgemeine Checkliste kann das für Sie beantworten.
7) Währung. Wenn Sie mit Kunden im Ausland arbeiten, nennen Sie die Währung auf der Rechnung selbst, nicht nur in der E-Mail. Wenn Sie Beträge für Ihre eigene Buchhaltung umrechnen, notieren Sie den verwendeten Wechselkurs.
8) Zahlungsbedingungen und Zahlungsweg. Geben Sie an, wie viele Tage der Kunde Zeit hat, welche Zahlungsarten Sie akzeptieren und was bei Zahlungsverzug passiert, etwa eine Verzugsgebühr, die Ihr Vertrag erlaubt. Schreiben Sie es auf die Rechnung, nicht nur in einen E-Mail-Verlauf von vor drei Monaten.
9) Eine kurze Notiz. Ein einzeiliges Dankeschön oder eine Projekt- bzw. Bestellnummer kostet nichts und macht es leichter, die Rechnung der richtigen Leistung zuzuordnen.
So füllt QuickBill das aus. Sie hinterlegen Ihre Firmendaten einmal in den Organisationseinstellungen (Name, rechtlicher Name, Adresse, Kontaktdaten, Steuernummer und Logo), und sie erscheinen auf jedem Rechnungs- und Angebots-PDF. Kunden werden mit eigener Adresse und Steuernummer gespeichert. Jede Rechnung wird automatisch nummeriert, mit einem Präfix, das Sie festlegen können, und Sie wählen Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Währung pro Dokument.
Positionen erhalten Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Rabatt und Steuersatz, und QuickBill berechnet Zwischensumme, Rabatt, Steuer und Gesamtbetrag für Sie. Notizen und Geschäftsbedingungen haben eigene Felder, und Sie können Standard-Zahlungsziele und einen Standardtext für Bedingungen festlegen, sodass jede neue Rechnung damit vorausgefüllt beginnt.
Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail senden, erhält Ihr Kunde das PDF und einen Link, um sie online anzusehen, und Sie sehen, wann sie geöffnet wurde. Zahlt ein Kunde in Raten, erfassen Sie jede Zahlung, und die Rechnung zeigt, was noch offen ist.
Was diese Checkliste nicht abdeckt. Manche Länder verlangen für bestimmte Kunden zusätzliche Angaben, bestimmte Formulierungen oder ein elektronisches Rechnungsformat. Welche davon für Sie gelten, ist eine Frage an die Regeln vor Ort oder an Ihre Steuerberatung. Bringen Sie zuerst die Grundlagen oben in Ordnung; sie beantworten die meisten Fragen, die eine Buchhaltung stellen wird.