Preventivo, fattura proforma o fattura: quale inviare e quando
Tre documenti che si somigliano ma servono a cose diverse. Come distinguerli e usarli nell'ordine giusto.
Condividono un layout, il nome del cliente e un elenco di prezzi, quindi viene la tentazione di considerarli intercambiabili. Non lo sono. Ognuno risponde a una domanda diversa, e mandare quello sbagliato lascia entrambe le parti nel dubbio su cosa sia stato davvero concordato.
Il preventivo: «Ecco quanto costerebbe». Un preventivo, a volte chiamato stima o offerta, è una proposta che invii prima di iniziare il lavoro. Elenca le attività, i prezzi e per quanto tempo l'offerta resta valida. Non chiede alcun pagamento e non è una fattura. Il suo unico compito è ottenere un sì o un no chiaro.
Dai a ogni preventivo una data di scadenza. Prezzi, disponibilità e tassi di cambio cambiano, e senza una scadenza un cliente può tornare sei mesi dopo aspettandosi il prezzo della primavera scorsa. Aiuta anche dire se stai inviando una stima (la tua migliore valutazione, che può cambiare) o un preventivo a prezzo fisso (un prezzo su cui ti impegni).
La fattura proforma: «Ecco come sarà la fattura». Una fattura proforma è un'anteprima di una fattura futura, di solito inviata dopo l'accordo con il cliente ma prima dell'emissione della fattura vera e propria. Si usa tipicamente per chiedere un acconto, per permettere al cliente di emettere un ordine d'acquisto o per spedizioni internazionali in cui la dogana o una banca devono conoscere in anticipo i valori previsti. In molti paesi non è un documento fiscale e non viene registrata come una vera fattura; se il cliente paga sulla sua base, segue una fattura regolare.
La fattura: «Per favore, paga questo». La fattura è la richiesta formale di pagamento per un lavoro consegnato, merci fornite o una fase completata. Riporta un numero univoco, data di emissione, data di scadenza e il dettaglio delle imposte, ed è il documento che entrambe le parti conservano in contabilità. Se una fattura già inviata risulta sbagliata, la soluzione pulita è di solito una nota di credito seguita da una nuova fattura, anziché modificare l'originale in silenzio; le regole locali potrebbero imporre proprio questo.
L'ordine abituale. Preventivo, poi accettazione del cliente, poi (facoltativamente) una proforma o una richiesta di acconto, poi la fattura, infine il pagamento. Per i lavori piccoli puoi saltare del tutto la proforma. Per quelli più grandi, concordare fin dall'inizio un acconto e un saldo spesso funziona meglio di un'unica grossa fattura alla fine.
Tre confusioni frequenti. Inviare una fattura quando volevi inviare un preventivo: il cliente potrebbe registrarla, pagarla o ignorarla perché non l'ha mai accettata. Trattare un preventivo accettato come l'intero contratto: documenta ciò che è stato concordato, ma se vincola entrambe le parti dipende dalle sue condizioni e dalla legge locale, quindi metti per iscritto oggetto, prezzo e condizioni di pagamento. Fatturare da un preventivo scaduto: aggiornalo prima, così la fattura corrisponde ai prezzi che il cliente ha davvero accettato.
Come funziona in QuickBill. QuickBill è costruito attorno a questo flusso con due tipi di documento, preventivi e fatture, più le note di credito per le correzioni. Un preventivo ha un proprio numero, una data di emissione e una di scadenza, righe, note e condizioni. Lo invii via email o ne condividi il link; il cliente può visualizzarlo online e accettarlo o rifiutarlo direttamente lì, e tu vedi quando è stato aperto. Ogni modifica salvata resta nella cronologia delle versioni del preventivo.
QuickBill può anche programmare un promemoria di follow-up un numero stabilito di giorni dopo l'invio di un preventivo, e lo salta se cadrebbe dopo la scadenza del preventivo.
Una volta accettato il preventivo, «Converti in fattura» crea la fattura con lo stesso cliente, la stessa valuta, le stesse righe, note e condizioni, senza riscrivere nulla. Se il cliente paga a tranche, per esempio acconto e saldo, registri ogni pagamento e la fattura mostra quanto resta da incassare.
E le proforma? QuickBill non ha un tipo di documento proforma separato. Se un cliente te ne chiede una, spesso puoi inviargli il preventivo accettato, che riporta già righe, prezzi e condizioni, oppure concordare con il commercialista come gestire le proforma dove lavori. Evita di rinominare una fattura numerata come proforma: occupa comunque un numero nella tua sequenza di fatture.
Una precisazione: cosa vale come fattura, quando va emessa e se una proforma abbia un valore formale cambia da paese a paese. Verifica i dettagli con le regole locali o con il tuo commercialista.