Cosa scrivere in fattura: la checklist per le piccole imprese
I dati che ogni fattura deve contenere perché il cliente possa approvarla, registrarla e pagarla senza un giro di domande.
A volte un pagamento in ritardo non ha nulla a che fare con la liquidità del cliente. Comincia con una fattura che non si riesce a lavorare: manca la partita IVA o il codice fiscale, la scadenza è vaga, nessuno riesce a ricondurre il totale al lavoro concordato. Prima di pensare ai solleciti, assicurati che la fattura risponda da sola a ogni domanda che un ufficio contabilità potrebbe fare.
1) Chi la emette. Il nome della tua attività e, se diversa, la ragione sociale, più indirizzo, email e telefono. Se sei registrato ai fini fiscali, aggiungi il tuo numero identificativo; alcuni uffici contabili non registrano una fattura che ne è priva.
2) A chi è intestata. La ragione sociale del cliente, non solo il nome della persona con cui lavori ogni giorno. Aggiungi indirizzo e numero fiscale, se li ha. Una fattura intestata solo a un singolo dipendente può essere rimandata indietro dall'amministrazione.
3) Un numero di fattura univoco. Ogni fattura ha il suo numero, e i numeri seguono un'unica sequenza coerente. È così che tu, il tuo cliente e il tuo commercialista vi riferite allo stesso documento. Non riutilizzare un numero, nemmeno dopo aver annullato una fattura.
4) Data di emissione e data di scadenza. Scrivile entrambe come vere date di calendario. «30 giorni data fattura» va bene come condizione di pagamento, ma una data di scadenza stampata elimina ogni dubbio su quando il termine è iniziato e quando finisce.
5) Righe coerenti con l'accordo. Una riga per servizio o prodotto, ciascuna con descrizione chiara, quantità, prezzo unitario e totale di riga. «Lavori di grafica» genera domande; «Restyling della homepage, tre giri di revisione, come da preventivo del 4 maggio» no. Se hai concordato uno sconto, mostralo invece di abbassare il prezzo in silenzio, così il cliente vede che è stato rispettato.
6) L'imposta, indicata a parte. Mostra l'aliquota su ogni riga, poi imponibile, totale imposta e totale fattura. Quale imposta si applica, con quale aliquota e se devi applicarla del tutto dipende da dove avete sede tu e il tuo cliente. Verifica le regole locali o chiedi al commercialista; nessuna checklist generica può rispondere al posto tuo.
7) Valuta. Se lavori con clienti all'estero, indica la valuta sulla fattura stessa, non solo nell'email. Se converti gli importi per la tua contabilità, annota il tasso di cambio utilizzato.
8) Condizioni e modalità di pagamento. Indica quanti giorni ha il cliente, quali metodi di pagamento accetti e cosa succede in caso di ritardo, ad esempio una penale prevista dal tuo contratto. Scrivilo in fattura, non solo in uno scambio di email di tre mesi fa.
9) Una breve nota. Un ringraziamento di una riga, o un riferimento al progetto o all'ordine d'acquisto, non costa nulla e aiuta ad abbinare la fattura al lavoro giusto.
Come la compila QuickBill. Inserisci una sola volta i dati della tua attività nelle impostazioni dell'organizzazione (nome, ragione sociale, indirizzo, contatti, numero fiscale e logo), e compaiono su ogni PDF di fatture e preventivi. I clienti vengono salvati con il proprio indirizzo e numero fiscale. Ogni fattura viene numerata automaticamente, con un prefisso che puoi impostare, e scegli data di emissione, scadenza e valuta per ciascun documento.
Ogni riga prevede descrizione, quantità, prezzo unitario, sconto e aliquota, e QuickBill calcola per te imponibile, sconto, imposta e totale. Note e termini e condizioni hanno campi dedicati, e puoi impostare termini di pagamento e testo delle condizioni predefiniti, così ogni nuova fattura parte già compilata.
Quando invii una fattura via email, il cliente riceve il PDF e un link per visualizzarla online, e tu vedi quando è stata aperta. Se un cliente paga a rate, registri ogni pagamento e la fattura mostra quanto resta da saldare.
Cosa non copre questa checklist. Alcuni paesi richiedono campi aggiuntivi, diciture specifiche o un formato di fattura elettronica per determinati clienti. Quali valgano per te è una domanda per le regole locali o per il tuo commercialista. Prima sistema le basi qui sopra: rispondono alla maggior parte delle domande che l'ufficio contabilità di un cliente ti farà.