Oferta, faktura pro forma czy faktura: co wysłać i kiedy
Trzy dokumenty, które wyglądają podobnie, ale pełnią różne funkcje. Jak je odróżnić i stosować we właściwej kolejności.
Mają wspólny układ, nazwę klienta i listę cen, więc kusi, by traktować je zamiennie. Nie są zamienne. Każdy odpowiada na inne pytanie, a wysłanie niewłaściwego zostawia obie strony w niepewności co do tego, co faktycznie uzgodniono.
Oferta: „Tyle by to kosztowało.” Oferta, nazywana też wyceną lub kosztorysem, to propozycja wysyłana przed rozpoczęciem pracy. Wymienia zakres prac, ceny i okres ważności oferty. Nie wzywa do zapłaty i nie jest rachunkiem. Jej jedynym zadaniem jest uzyskanie jasnego „tak” lub „nie”.
Nadaj każdej ofercie datę ważności. Ceny, dostępność i kursy walut się zmieniają, a bez terminu klient może wrócić po pół roku, oczekując ceny z zeszłej wiosny. Warto też zaznaczyć, czy wysyłasz szacunek (najlepsze przybliżenie, które może się zmienić), czy ofertę z ceną stałą (cenę, do której się zobowiązujesz).
Faktura pro forma: „Tak będzie wyglądać faktura.” Faktura pro forma to podgląd przyszłej faktury, zwykle wysyłany po akceptacji klienta, ale przed wystawieniem właściwej faktury. Służy najczęściej do żądania przedpłaty, do umożliwienia klientowi złożenia zamówienia albo przy wysyłkach zagranicznych, gdy urząd celny lub bank musi z góry znać przewidywane kwoty. W wielu krajach nie jest dokumentem księgowym i nie księguje się jej jak prawdziwej faktury; jeśli klient zapłaci na jej podstawie, wystawia się następnie właściwą fakturę.
Faktura: „Proszę o zapłatę.” Faktura to formalne wezwanie do zapłaty za wykonaną pracę, dostarczone towary lub osiągnięty etap. Ma unikalny numer, datę wystawienia, termin płatności i rozbicie podatku, i to ją obie strony przechowują w księgach. Jeśli wysłana faktura okaże się błędna, czystym rozwiązaniem jest zwykle faktura korygująca, a w razie potrzeby nowa faktura, zamiast po cichu zmieniać oryginał; lokalne przepisy mogą wymagać właśnie tego.
Zwykła kolejność. Oferta, potem akceptacja klienta, następnie (opcjonalnie) pro forma lub prośba o zaliczkę, potem faktura i na końcu płatność. Przy małych zleceniach możesz całkowicie pominąć pro formę. Przy większych ustalenie z góry zaliczki i płatności końcowej często sprawdza się lepiej niż jedna duża faktura na koniec.
Trzy częste pomyłki. Wysłanie faktury, gdy chodziło o ofertę: klient może ją zaksięgować, zapłacić albo zignorować, bo nigdy się na nią nie zgodził. Traktowanie zaakceptowanej oferty jako całej umowy: dokumentuje ona ustalenia, ale to, czy wiąże obie strony, zależy od jej warunków i lokalnego prawa, dlatego zakres, cenę i warunki płatności zapisz na piśmie. Fakturowanie na podstawie wygasłej oferty: najpierw ją odśwież, żeby faktura odpowiadała cenom, które klient faktycznie zaakceptował.
Jak to działa w QuickBill. QuickBill jest zbudowany wokół tego procesu i ma dwa typy dokumentów, oferty i faktury, a do korekt także faktury korygujące. Oferta ma własny numer, datę wystawienia i datę ważności, pozycje, notatki i warunki. Wysyłasz ją e-mailem albo udostępniasz link; klient może obejrzeć ją online i tam ją zaakceptować lub odrzucić, a ty widzisz, kiedy została otwarta. Każda zapisana zmiana trafia do historii wersji oferty.
QuickBill może też zaplanować przypomnienie kontrolne określoną liczbę dni po wysłaniu oferty i pomija je, jeśli wypadałoby już po wygaśnięciu oferty.
Po akceptacji oferty opcja „Przekształć w fakturę” tworzy fakturę z tym samym klientem, walutą, pozycjami, notatkami i warunkami, bez przepisywania czegokolwiek. Jeśli klient płaci w częściach, na przykład zaliczkę i resztę, rejestrujesz każdą wpłatę, a faktura pokazuje, ile jeszcze pozostało.
A pro forma? QuickBill nie ma osobnego typu dokumentu pro forma. Jeśli klient o nią poprosi, często możesz wysłać zaakceptowaną ofertę, która zawiera już pozycje, ceny i warunki, albo ustalić z księgowym, jak traktować faktury pro forma tam, gdzie prowadzisz działalność. Nie zmieniaj nazwy ponumerowanej faktury na pro formę: nadal zajmuje ona numer w twojej sekwencji faktur.
Jedno zastrzeżenie: to, co uznaje się za fakturę, kiedy trzeba ją wystawić i czy pro forma ma jakikolwiek formalny status, różni się w zależności od kraju. Szczegóły sprawdź w lokalnych przepisach lub u swojego księgowego.