Co powinno znaleźć się na fakturze: lista kontrolna dla małych firm

Czasem spóźniona płatność nie ma nic wspólnego z płynnością finansową klienta. Zaczyna się od faktury, której nie da się przetworzyć: brakuje numeru identyfikacji podatkowej, termin płatności jest niejasny, a sumy nikt nie potrafi powiązać z uzgodnioną pracą. Zanim pomyślisz o przypomnieniach, upewnij się, że sama faktura odpowiada na każde pytanie, jakie może zadać dział księgowości.

1) Od kogo. Nazwa twojej firmy i, jeśli się różni, pełna nazwa prawna, a także adres, e-mail i numer telefonu. Jeśli jesteś zarejestrowany do celów podatkowych, dodaj swój numer podatkowy; niektóre działy księgowe nie zaksięgują faktury bez niego.

2) Dla kogo. Zarejestrowana nazwa firmy klienta, a nie tylko osoba, z którą pracujesz na co dzień. Dodaj adres i numer podatkowy, jeśli je posiada. Faktura wystawiona wyłącznie na jednego pracownika może wrócić z działu finansowego.

3) Unikalny numer faktury. Każda faktura ma własny numer, a numery tworzą jedną spójną sekwencję. Dzięki temu ty, twój klient i twój księgowy mówicie o tym samym dokumencie. Nie używaj ponownie numeru, nawet po anulowaniu faktury.

4) Data wystawienia i termin płatności. Wpisz obie jako konkretne daty kalendarzowe. „30 dni” jako warunek płatności jest w porządku, ale wydrukowana data terminu usuwa wszelkie wątpliwości, kiedy termin zaczął biec i kiedy mija.

5) Pozycje zgodne z ustaleniami. Jedna pozycja na usługę lub produkt, każda z jasnym opisem, ilością, ceną jednostkową i wartością. „Prace projektowe” rodzą pytania; „Przeprojektowanie strony głównej, trzy rundy poprawek, zgodnie z ofertą z 4 maja” już nie. Jeśli uzgodniłeś rabat, pokaż go zamiast po cichu obniżać cenę, żeby klient widział, że został dotrzymany.

6) Podatek wykazany osobno. Pokaż stawkę podatku przy każdej pozycji, a następnie sumę netto, kwotę podatku i sumę brutto. To, jaki podatek obowiązuje, w jakiej stawce i czy w ogóle musisz go naliczyć, zależy od tego, gdzie działacie ty i twój klient. Sprawdź lokalne przepisy lub zapytaj księgowego; żadna ogólna lista nie odpowie na to za ciebie.

7) Waluta. Jeśli pracujesz z klientami z zagranicy, podaj walutę na samej fakturze, nie tylko w e-mailu. Jeśli przeliczasz kwoty na potrzeby własnej księgowości, zanotuj użyty kurs wymiany.

8) Warunki i sposób płatności. Napisz, ile dni ma klient, jakie metody płatności akceptujesz i co się stanie w razie opóźnienia, na przykład opłata za zwłokę, na którą pozwala twoja umowa. Umieść to na fakturze, a nie tylko w wątku mailowym sprzed trzech miesięcy.

9) Krótka notatka. Jednozdaniowe podziękowanie albo numer projektu lub zamówienia nic nie kosztuje i ułatwia przypisanie faktury do właściwej pracy.

Jak QuickBill to wypełnia. Dane firmy wpisujesz raz w ustawieniach organizacji (nazwa, nazwa prawna, adres, dane kontaktowe, numer podatkowy i logo) i pojawiają się one na każdym PDF-ie faktury i oferty. Klienci są zapisywani z własnym adresem i numerem podatkowym. Każda faktura jest numerowana automatycznie, z prefiksem, który możesz ustawić, a datę wystawienia, termin płatności i walutę wybierasz dla każdego dokumentu.

Pozycje mają opis, ilość, cenę jednostkową, rabat i stawkę podatku, a QuickBill sam oblicza sumę netto, rabat, podatek i sumę końcową. Notatki oraz warunki i postanowienia mają własne pola, a domyślny termin płatności i domyślny tekst warunków możesz ustawić tak, by każda nowa faktura była od razu wypełniona.

Gdy wysyłasz fakturę e-mailem, klient otrzymuje PDF i link do podglądu online, a ty widzisz, kiedy została otwarta. Jeśli klient płaci w częściach, rejestrujesz każdą wpłatę, a faktura pokazuje, ile jeszcze pozostało do zapłaty.

Czego ta lista nie obejmuje. Niektóre kraje wymagają dla określonych klientów dodatkowych pól, konkretnych sformułowań albo formatu faktury elektronicznej. To, które z nich dotyczą ciebie, jest pytaniem do lokalnych przepisów lub twojego księgowego. Najpierw dopilnuj podstaw opisanych wyżej; odpowiadają na większość pytań, jakie zada dział księgowości klienta.